Khi phê duyệt các vấn đề nội bộ bằng giấy tờ, doanh nghiệp thường phải đối mặt với ba nỗi khổ lớn: chậm, sai và thất lạc.
- Thứ nhất, CHẬM vì mỗi bước đều tốn thời gian in ấn, chuyển tay và chờ người ký có mặt tại văn phòng.
- Thứ hai, SAI vì chỉ cần một lỗi nhỏ khi ghi thông tin, ký nhầm chỗ hay gửi nhầm người ký duyệt là phải làm lại từ đầu, kéo theo nhiều bộ phận bị ảnh hưởng.
- Cuối cùng, THẤT LẠC là nỗi ám ảnh quen thuộc, giấy tờ dễ bị bỏ quên, rơi mất hoặc nằm lẫn trong đống hồ sơ chưa xử lý, khiến việc tra cứu và kiểm soát sau này trở nên rối rắm.
Ba vấn đề này khiến quy trình phê duyệt bằng giấy không chỉ tốn thời gian mà còn làm giảm hiệu quả và tính minh bạch trong vận hành doanh nghiệp.
Giải pháp: “Phê duyệt điện tử” có thể giải quyết 3 nỗi khổ trên
1. Chậm
“Phê duyệt điện tử” phá bỏ giới hạn địa lý, viết và phê duyệt bất cứ ở đâu chỉ cần có trong tay điện thoại hoặc máy tính/ laptop. Không còn sợ bị sếp hay cấp trên “delay” ký duyệt vì lý do: không có ở văn phòng để ký tay.
2. Sai
Với “Phê duyệt điện tử”, không sợ gửi sai người: Vì phần mềm cho phép tìm chọn người duyệt rõ ràng trong “Sơ đồ tổ chức”. Hiển thị đầy đủ tên, chức vụ, phòng ban. Đặc biệt, quản lý có thể cài đặt mặc định ai là người ký duyệt loại biên bản nào, nhân viên chỉ cần chọn biểu mẫu phê duyệt là sẽ hiển thị luôn ai duyệt. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh sai sót.
3. Thất lạc
Nếu như cách phê duyệt cũ là in giấy, đem tờ giấy đi gặp người duyệt, rồi cầm giấy trở về. Quy trình cũ này rất dễ xảy ra tình huống thất lạc vì sếp không chỉ có ký duyệt mỗi 1 tờ đó, còn nhiều hồ sơ cần giải quyết. Với phần mềm, toàn bộ quy trình diễn ra “online”, ai là người gửi đi thì khi duyệt xong, biên bản sẽ quay trở về đúng tài khoản của người gửi đó. Không sợ thất lạc, dễ dàng tìm kiếm khi search từ khóa, lưu trữ an toàn tại đúng các trạng thái của biên bản như: Đã gửi - Đã nhận - Từ chối/ Hủy - Hoàn thành.
===>>> Công ty bạn có còn phê duyệt vấn đề nội bộ bằng tay không? Đã từng xảy ra tình huống nghiêm trọng nào liên quan đến lý do: chậm, sai sót và thất lạc mà ký duyệt truyền thống gây ra không? Hãy cùng bình luận và chia sẻ bên dưới nhé.
Hanbiro Việt Nam - Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware
1800 6346
vina@hanbiro.com
- Thứ nhất, CHẬM vì mỗi bước đều tốn thời gian in ấn, chuyển tay và chờ người ký có mặt tại văn phòng.
- Thứ hai, SAI vì chỉ cần một lỗi nhỏ khi ghi thông tin, ký nhầm chỗ hay gửi nhầm người ký duyệt là phải làm lại từ đầu, kéo theo nhiều bộ phận bị ảnh hưởng.
- Cuối cùng, THẤT LẠC là nỗi ám ảnh quen thuộc, giấy tờ dễ bị bỏ quên, rơi mất hoặc nằm lẫn trong đống hồ sơ chưa xử lý, khiến việc tra cứu và kiểm soát sau này trở nên rối rắm.
Ba vấn đề này khiến quy trình phê duyệt bằng giấy không chỉ tốn thời gian mà còn làm giảm hiệu quả và tính minh bạch trong vận hành doanh nghiệp.
Giải pháp: “Phê duyệt điện tử” có thể giải quyết 3 nỗi khổ trên
1. Chậm
“Phê duyệt điện tử” phá bỏ giới hạn địa lý, viết và phê duyệt bất cứ ở đâu chỉ cần có trong tay điện thoại hoặc máy tính/ laptop. Không còn sợ bị sếp hay cấp trên “delay” ký duyệt vì lý do: không có ở văn phòng để ký tay.
2. Sai
Với “Phê duyệt điện tử”, không sợ gửi sai người: Vì phần mềm cho phép tìm chọn người duyệt rõ ràng trong “Sơ đồ tổ chức”. Hiển thị đầy đủ tên, chức vụ, phòng ban. Đặc biệt, quản lý có thể cài đặt mặc định ai là người ký duyệt loại biên bản nào, nhân viên chỉ cần chọn biểu mẫu phê duyệt là sẽ hiển thị luôn ai duyệt. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh sai sót.
3. Thất lạc
Nếu như cách phê duyệt cũ là in giấy, đem tờ giấy đi gặp người duyệt, rồi cầm giấy trở về. Quy trình cũ này rất dễ xảy ra tình huống thất lạc vì sếp không chỉ có ký duyệt mỗi 1 tờ đó, còn nhiều hồ sơ cần giải quyết. Với phần mềm, toàn bộ quy trình diễn ra “online”, ai là người gửi đi thì khi duyệt xong, biên bản sẽ quay trở về đúng tài khoản của người gửi đó. Không sợ thất lạc, dễ dàng tìm kiếm khi search từ khóa, lưu trữ an toàn tại đúng các trạng thái của biên bản như: Đã gửi - Đã nhận - Từ chối/ Hủy - Hoàn thành.
===>>> Công ty bạn có còn phê duyệt vấn đề nội bộ bằng tay không? Đã từng xảy ra tình huống nghiêm trọng nào liên quan đến lý do: chậm, sai sót và thất lạc mà ký duyệt truyền thống gây ra không? Hãy cùng bình luận và chia sẻ bên dưới nhé.
Hanbiro Việt Nam - Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware
1800 6346
vina@hanbiro.com