KPI LÀ GÌ ? LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG KPIs?
KPI là chỉ số để ta có thể đánh giá thành tích làm việc của ai đó so với những mục tiêu kinh doanh quan trọng, nó còn được biết đến như thước đo giá trị phản ánh hiệu quả làm việc của một công ty trong việc đạt các mục tiêu kinh doanh chiến lược đã đề ra. Sử dụng KPI ở nhiều mức độ khác nhau giúp đánh giá khả năng có thể đạt được mục tiêu dự định.
Để xác định các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc đúng đắn thì không phải là chuyện dễ. Từ mang tính chất quan trọng trong KPI là “Key” vì mọi KPI đều phải liên quan đến một kết quả kinh doanh cụ thể với một thước đo cụ thể, thông thường người ta thường dễ nhầm lẫn giữa KPIs với các số liệu kinh doanh vì chúng được sử dụng theo cùng một phương pháp, tuy nhiên KPIs cần phải được xác định theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng hoặc cốt lõi. Để xác định KPIs theo cách đơn giản chỉ cần chỉ ra những yếu tố sau:
Kết quả mong muốn là gì? Kết quả này có quan trọng hay không?
Sự phát triển được đo lường như thế nào?
Làm thế nào để thay đổi kết quả?
Ai sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
Làm thế nào để biết đã đạt được kết quả của mình?
Bao lâu thì bạn sẽ kiểm tra lại tiến độ với kết quả?
Để giải thích cụ thể hơn những dẫn chứng vừa nêu trên Trường Tư Vấn – Đào Tạo PMS sẽ đưa ra 5 điều đơn giản bạn cần biết để kiểm tra, xây dựng một KPI hiệu quả:
1.Kiểm tra KPIs một cách đều đặn hàng tuần, hàng tháng
Việc kiểm tra bất cứ thứ gì thường xuyên cũng sẽ giúp ta hoàn toàn kiểm soát được quá trình hoạt động của nó và việc kiểm tra KPIs cũng không phải ngoại lệ, mang ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc là một điều cần thiết để duy trì và phát triển mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Trên thực tế cho thấy không phải tất cả các chỉ số KPIs đều phù hợp, đều mang lại sự thành công cho doanh nghiệp, một số doanh nghiệp đã thất bại vì đề ra các chỉ số về KPIs khá cao khiến họ không thể nào đạt được. Mặc khác các mục tiêu kinh doanh cơ bản mà lẻ ra họ có thể đạt được.
>>>Tìm hiểu thêm về Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích (KPIs) tại PMS
2. Phải đảm bảo rằng các chỉ số KPIs có thể thực hiện được!
Thực hiện việc xây dựng KPIs khả thi gồm có 5 bước:
+Xem xét các mục tiêu kinh doanh phù hợp
+Phân tích hiệu suất, khả năng làm việc hiện tại của công ty
+Đặt mục tiêu KPIs ngắn hạn và cả dài hạn
+Xem xét các mục tiêu với nhóm của phòng ban
+Xem lại tiến trình và điều chỉnh lại một cách phù hợp nhất có thể
Hầu hết những điều này chúng ta đã biết, nhưng việc thực hiện cần tập trung vào nhu cầu phát triển các mục tiêu cho cả ngắn hạn và dài hạn.
3. Điều chỉnh, xây dựng KPIs để phù hợp với những yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp
Phải luôn cập nhật và cải tiến việc xây dựng KPI một cách thường xuyên, vì nếu không phát triển nó sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời và lạc hậu theo chiến lược, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp đề ra.
Đây cũng chính là lý do cho việc thường xuyên kiểm tra chỉ số KPIs đều đặn hàng tuần hàng tháng để qua đó có thể kịp thời bổ sung và điều chỉnh các chỉ số cụ thể nhằm tối đa hóa hiệu suất công việc.
4. Kiểm tra xem các chỉ số KPIs đã đề xuất có thể đạt được không?
Trên thực tế có khá nhiều lý do khiến doanh nghiệp không hoàn toàn thực hiện được các đề xuất về KPIs đã đề ra, ví dụ như nguồn lực không đủ, thách thức thị trường lớn,… điều này cho thấy các mục tiêu đề ra đã vượt qua khả năng thực hiện, khiến hiệu quả đem lại chưa thực sự như mong muốn. Nếu đề xuất KPI thấp hơn so với năng lực thực sự doanh nghiệp có thể bỏ lỡ hoàn toàn những cơ hội để bứt phá trong tương lai.
Chính vì thế, việc tính toán KPI có tính khả thi cao là một điều vô cùng quan trọng, quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
5. Chia sẻ việc xây dựng KPIs với các bên liên quan trong doanh nghiệp
Các chỉ số KPIs sẽ trở nên vô nghĩa nếu không được thống nhất từ các bên liên quan trong doanh nghiệp. Chính các nhân viên từ các phòng ban là người sẽ trực tiếp triển khai, thực hiện các hoạt động trong các đề xuất KPI nên cần nắm và hiểu rõ được tầm nhìn và chiến lược của công ty.
Tuy nhiên truyền đạt không thôi là chưa đủ, KPIs cần phải được diễn đạt một cách rõ ràng và cụ thể. Thậm chí, có thể tham khảo những ý kiến đóng góp của nhân viên nhằm cải thiện, trở nên hiệu quả và thực tế hơn trong bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp.
5 điều cơ bản cần biết để xây dựng KPI hiệu quả
Trường PMS
KPI là chỉ số để ta có thể đánh giá thành tích làm việc của ai đó so với những mục tiêu kinh doanh quan trọng, nó còn được biết đến như thước đo giá trị phản ánh hiệu quả làm việc của một công ty trong việc đạt các mục tiêu kinh doanh chiến lược đã đề ra. Sử dụng KPI ở nhiều mức độ khác nhau giúp đánh giá khả năng có thể đạt được mục tiêu dự định.
Để xác định các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc đúng đắn thì không phải là chuyện dễ. Từ mang tính chất quan trọng trong KPI là “Key” vì mọi KPI đều phải liên quan đến một kết quả kinh doanh cụ thể với một thước đo cụ thể, thông thường người ta thường dễ nhầm lẫn giữa KPIs với các số liệu kinh doanh vì chúng được sử dụng theo cùng một phương pháp, tuy nhiên KPIs cần phải được xác định theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng hoặc cốt lõi. Để xác định KPIs theo cách đơn giản chỉ cần chỉ ra những yếu tố sau:
Kết quả mong muốn là gì? Kết quả này có quan trọng hay không?
Sự phát triển được đo lường như thế nào?
Làm thế nào để thay đổi kết quả?
Ai sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
Làm thế nào để biết đã đạt được kết quả của mình?
Bao lâu thì bạn sẽ kiểm tra lại tiến độ với kết quả?
Để giải thích cụ thể hơn những dẫn chứng vừa nêu trên Trường Tư Vấn – Đào Tạo PMS sẽ đưa ra 5 điều đơn giản bạn cần biết để kiểm tra, xây dựng một KPI hiệu quả:
1.Kiểm tra KPIs một cách đều đặn hàng tuần, hàng tháng
Việc kiểm tra bất cứ thứ gì thường xuyên cũng sẽ giúp ta hoàn toàn kiểm soát được quá trình hoạt động của nó và việc kiểm tra KPIs cũng không phải ngoại lệ, mang ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc là một điều cần thiết để duy trì và phát triển mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Trên thực tế cho thấy không phải tất cả các chỉ số KPIs đều phù hợp, đều mang lại sự thành công cho doanh nghiệp, một số doanh nghiệp đã thất bại vì đề ra các chỉ số về KPIs khá cao khiến họ không thể nào đạt được. Mặc khác các mục tiêu kinh doanh cơ bản mà lẻ ra họ có thể đạt được.
>>>Tìm hiểu thêm về Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích (KPIs) tại PMS
2. Phải đảm bảo rằng các chỉ số KPIs có thể thực hiện được!
Thực hiện việc xây dựng KPIs khả thi gồm có 5 bước:
+Xem xét các mục tiêu kinh doanh phù hợp
+Phân tích hiệu suất, khả năng làm việc hiện tại của công ty
+Đặt mục tiêu KPIs ngắn hạn và cả dài hạn
+Xem xét các mục tiêu với nhóm của phòng ban
+Xem lại tiến trình và điều chỉnh lại một cách phù hợp nhất có thể
Hầu hết những điều này chúng ta đã biết, nhưng việc thực hiện cần tập trung vào nhu cầu phát triển các mục tiêu cho cả ngắn hạn và dài hạn.
3. Điều chỉnh, xây dựng KPIs để phù hợp với những yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp
Phải luôn cập nhật và cải tiến việc xây dựng KPI một cách thường xuyên, vì nếu không phát triển nó sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời và lạc hậu theo chiến lược, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp đề ra.
Đây cũng chính là lý do cho việc thường xuyên kiểm tra chỉ số KPIs đều đặn hàng tuần hàng tháng để qua đó có thể kịp thời bổ sung và điều chỉnh các chỉ số cụ thể nhằm tối đa hóa hiệu suất công việc.
4. Kiểm tra xem các chỉ số KPIs đã đề xuất có thể đạt được không?
Trên thực tế có khá nhiều lý do khiến doanh nghiệp không hoàn toàn thực hiện được các đề xuất về KPIs đã đề ra, ví dụ như nguồn lực không đủ, thách thức thị trường lớn,… điều này cho thấy các mục tiêu đề ra đã vượt qua khả năng thực hiện, khiến hiệu quả đem lại chưa thực sự như mong muốn. Nếu đề xuất KPI thấp hơn so với năng lực thực sự doanh nghiệp có thể bỏ lỡ hoàn toàn những cơ hội để bứt phá trong tương lai.
Chính vì thế, việc tính toán KPI có tính khả thi cao là một điều vô cùng quan trọng, quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
5. Chia sẻ việc xây dựng KPIs với các bên liên quan trong doanh nghiệp
Các chỉ số KPIs sẽ trở nên vô nghĩa nếu không được thống nhất từ các bên liên quan trong doanh nghiệp. Chính các nhân viên từ các phòng ban là người sẽ trực tiếp triển khai, thực hiện các hoạt động trong các đề xuất KPI nên cần nắm và hiểu rõ được tầm nhìn và chiến lược của công ty.
Tuy nhiên truyền đạt không thôi là chưa đủ, KPIs cần phải được diễn đạt một cách rõ ràng và cụ thể. Thậm chí, có thể tham khảo những ý kiến đóng góp của nhân viên nhằm cải thiện, trở nên hiệu quả và thực tế hơn trong bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp.
5 điều cơ bản cần biết để xây dựng KPI hiệu quả
Trường PMS