Môi trường làm việc là yếu tố định hình cách làm việc, tâm trạng và cả hiệu suất công việc. Để cải tiến môi trường làm việc, phương pháp 5S đã ra đời. 5S được áp dụng thành công đầu tiên ở Nhật Bản. Phương pháp này tạo ra môi trường tiện lợi, sạch sẽ, gọn gàng, khoa học cho doanh nghiệp . Cùng tìm hiểu xem 5S là gì và các bước thực hiện 5S với LAVAN nhé:
1. Nguyên tắc áp dụng 5S trong một tổ chức
Để có thể áp dụng 5S vào trong doanh nghiệp, điều đầu tiên cần nắm rõ đó là nguyên tắc cần tuân thủ.
Nguyên tắc thực hành của 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn qua:
2. Quy trình các bước chuẩn bị triển khai thực 5S
Các bước chuẩn bị cho công đoạn triển khai 5S cần thực hiện lần lượt là:
Bước 1: Thành lập ban chỉ đạo và lên kế hoạch thực hiện:
Điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là thành lập ban chỉ đạo dự án 5S. Ban chỉ đạo thường bao gồm các thành viên trong ban chỉ đạo của công ty, đại diện các ban phòng và người ảnh hưởng trong công ty. Ban chỉ đạo này sẽ được chia làm 3 nhóm: Quảng bá về 5S, Đào tạo 5S và Đánh giá 5S.
Ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công của 5S. Ban lãnh đạo cần cam kết thực hiện từ giai đoạn ra quyết định, sau đó tới việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện cũng như duy trì trong tương lai
Bước 2: Thông báo chính thức của Ban lãnh đạo và các hoạt động tuyên truyền
Chính sách và mục tiêu cần được thông báo các tổ chức. Thông thường ban lãnh đạo sẽ là người ra quyết định chính thức về việc áp dụng 5S cũng như thành lập ban lãnh đạo. Từ đó các nhóm 5S tại các phòng ban được hình thành nhằm triển khai một cách có hiệu quả tại từng đơn vị. Các nhóm 5S sẽ chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện tại đơn vị của mình và làm nòng cốt để thúc đẩy phong trào thực hiện và thi đua.
Tiếp theo tổ chức cần thực hiện việc đào tạo nội bộ về khái niệm cũng như yêu cầu của 5S. Các hoạt động tuyên truyền quảng bá thường được thực hiện thông qua các biểu ngữ, pano, áp phích.
Bước 3: Tổ chức tổng vệ sinh toàn tổ chức
Đây là một trong những phương thức hiệu quả để bắt đầu thực hiện 5S. Tất cả các cán bộ công nhân viên sẽ tham gia chung. Các tổ chức nên duy trì công việc tổng vệ sinh 2 lần 1 năm.
3. Quy trình triển khai 5S
Sau khi đã tiến hành các bước chuẩn bị, doanh nghiệp cần triển khai theo các bước sau:
Thực hiện bước “Sàng Lọc”
Để thực hiện bước sàng lọc, cả công ty cần đưa ra các tiêu chí, các vật dụng, hồ sơ, tài liệu cần loại bỏ. Sau đó sàng lọc sơ bộ có thể phân loại như:
Các phòng ban nội bộ cần thực hiện sắp xếp đồ vật, máy móc và tài liệu trong nơi làm việc. Các đồ vật được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, nếu cần thiết có thể dán nhãn và dễ dàng nhận biết.
Thực hiện bước “Sạch Sẽ”
Việc vệ sinh cần được thực hiện thường xuyên tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra và giữ gìn máy móc bàn làm việc sạch sẽ. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ.
Thực hiện bước “Săn Sóc”
Yêu cầu ở bước này là doanh nghiệp và công nhân viên cần thực hiện các hoạt động Serri - Seiton – Seiso. Để giúp nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, có thể sử dụng các biện pháp như:
Các công việc ở trên, ban lãnh đạo cần khơi dậy tinh thần tự giác của mọi người cũng như biến nó thành một phần của văn hóa tổ chức. Khi thực hiện được điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn thành bước sẵn sàng.
>> Xem thêm cách thức quản lý rủi ro trong sản xuất dựa vào các công cụ quản lý một cách hiệu quả.
1. Nguyên tắc áp dụng 5S trong một tổ chức
Để có thể áp dụng 5S vào trong doanh nghiệp, điều đầu tiên cần nắm rõ đó là nguyên tắc cần tuân thủ.
Nguyên tắc thực hành của 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn qua:
- Xây dựng môi trường sạch sẽ, ngăn nắp
- Mọi người trong lẫn ngoài công ty dễ dàng nhận rõ kết quả
- Tăng cường phát huy các sáng kiến
- Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn
- Xây dựng hình ảnh chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh
- Nhân viên tự hào về nơi làm việc
2. Quy trình các bước chuẩn bị triển khai thực 5S
Các bước chuẩn bị cho công đoạn triển khai 5S cần thực hiện lần lượt là:
Bước 1: Thành lập ban chỉ đạo và lên kế hoạch thực hiện:
Điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là thành lập ban chỉ đạo dự án 5S. Ban chỉ đạo thường bao gồm các thành viên trong ban chỉ đạo của công ty, đại diện các ban phòng và người ảnh hưởng trong công ty. Ban chỉ đạo này sẽ được chia làm 3 nhóm: Quảng bá về 5S, Đào tạo 5S và Đánh giá 5S.
Ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công của 5S. Ban lãnh đạo cần cam kết thực hiện từ giai đoạn ra quyết định, sau đó tới việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện cũng như duy trì trong tương lai
Bước 2: Thông báo chính thức của Ban lãnh đạo và các hoạt động tuyên truyền
Chính sách và mục tiêu cần được thông báo các tổ chức. Thông thường ban lãnh đạo sẽ là người ra quyết định chính thức về việc áp dụng 5S cũng như thành lập ban lãnh đạo. Từ đó các nhóm 5S tại các phòng ban được hình thành nhằm triển khai một cách có hiệu quả tại từng đơn vị. Các nhóm 5S sẽ chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện tại đơn vị của mình và làm nòng cốt để thúc đẩy phong trào thực hiện và thi đua.
Tiếp theo tổ chức cần thực hiện việc đào tạo nội bộ về khái niệm cũng như yêu cầu của 5S. Các hoạt động tuyên truyền quảng bá thường được thực hiện thông qua các biểu ngữ, pano, áp phích.
Bước 3: Tổ chức tổng vệ sinh toàn tổ chức
Đây là một trong những phương thức hiệu quả để bắt đầu thực hiện 5S. Tất cả các cán bộ công nhân viên sẽ tham gia chung. Các tổ chức nên duy trì công việc tổng vệ sinh 2 lần 1 năm.
3. Quy trình triển khai 5S
Sau khi đã tiến hành các bước chuẩn bị, doanh nghiệp cần triển khai theo các bước sau:
Thực hiện bước “Sàng Lọc”
Để thực hiện bước sàng lọc, cả công ty cần đưa ra các tiêu chí, các vật dụng, hồ sơ, tài liệu cần loại bỏ. Sau đó sàng lọc sơ bộ có thể phân loại như:
- Những vật dụng, tài liệu sử dụng thường xuyên để ở nơi dễ lấy nhất
- Những vật liệu ít sử dụng được để ở nơi thích hợp, có ghi chú và chỉ dẫn cần thiết
- Những vật dụng không cần thiết cần được để riêng và phân loại sử lý.
Các phòng ban nội bộ cần thực hiện sắp xếp đồ vật, máy móc và tài liệu trong nơi làm việc. Các đồ vật được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, nếu cần thiết có thể dán nhãn và dễ dàng nhận biết.
Thực hiện bước “Sạch Sẽ”
Việc vệ sinh cần được thực hiện thường xuyên tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra và giữ gìn máy móc bàn làm việc sạch sẽ. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ.
Thực hiện bước “Săn Sóc”
Yêu cầu ở bước này là doanh nghiệp và công nhân viên cần thực hiện các hoạt động Serri - Seiton – Seiso. Để giúp nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, có thể sử dụng các biện pháp như:
- Tiêu chuẩn hóa thực hiện 5S
- Tiến hành hoạt động đánh giá 5S
- Tạo không khí thi đua giữa các phòng ban
Các công việc ở trên, ban lãnh đạo cần khơi dậy tinh thần tự giác của mọi người cũng như biến nó thành một phần của văn hóa tổ chức. Khi thực hiện được điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn thành bước sẵn sàng.
>> Xem thêm cách thức quản lý rủi ro trong sản xuất dựa vào các công cụ quản lý một cách hiệu quả.