- Tham gia
- 13/10/22
- Bài viết
- 74
- Thích
- 0
- Điểm
- 6
Đối với các doanh nghiệp, cửa hàng, nhà cung cấp luôn là đối tượng cần được quan tâm và chú trọng hàng đầu trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, quản lý nhà cung cấp như thế nào để mang lại kết quả sản xuất kinh doanh hiệu quả là điều không phải chủ doanh nghiệp nào cũng nắm được? Hãy cùng GoSELL điểm qua bài viết sau để hiểu rõ hơn nhé!
Hướng tới mục tiêu chung của cả chuỗi cung ứng
Để quản lý nhà cung cấp hiệu quả, doanh nghiệp cần phải tham gia vào quá trình thu mua của chuỗi cung ứng gồm nhiều bộ phận như: nội bộ doanh nghiệp, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển và có thể là các cơ quan chức năng…bởi mỗi bên đều có vai trò và nhiệm vụ nhất định, đều ảnh hưởng ít hay nhiều đến toàn bộ kết quả chung. Từ đó, đòi hỏi tất cả phải làm việc, phối hợp mượt mà với nhau vì mục tiêu chung.Doanh nghiệp có thể thực hiện điều này bằng cách đưa ra các quy định và cam kết rõ ràng trong hợp đồng hoặc các văn bản hợp tác có hiệu lực tương đương. Tuy nhiên, để có thể hợp tác dài lâu, mỗi đơn vị nên tự xây dựng cho mình một uy tín thương hiệu nhất định.
Xây dựng các chỉ số đo lường, đánh giá hợp lý và toàn diện
Việc xây dựng một hệ thống các chỉ số đo lường hợp lý và lấy đó làm căn cứ để đánh giá các đơn vị cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp hiệu quả hơn. Thay vì chỉ xây dựng như một văn bản lý thuyết, chỉ số này cần được doanh nghiệp đưa vào áp dụng trong thực tế.
Đo lường và đánh giá được tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến chuỗi cung ứng sẽ giúp doanh nghiệp có thể định hướng và có biện pháp dự trù cho kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tương lai.
KPI đánh giá nhà cung cấp đầu tiên là tỷ lệ tuân thủ.
Chỉ tiêu này sẽ giúp xác định xem đơn vị cung cấp có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không.
Để hoàn thành chỉ tiêu này thì nhà cung cấp cần tuân thủ được các yêu cầu khác nhau như thời gian giao hàng, thời gian phản ứng tối đa trong trường hợp có vấn đề phát sinh, ưu đãi chiết khấu đặc biệt, v.v.
Đây là một thành phần rất quan trọng trong việc cung cấp hướng dẫn về quy trình hoạt động và tham gia vào việc cắt giảm chi phí thông qua đàm phán với đơn vị cung cấp.
Chỉ số hoạt động: Đối với một doanh nghiệp thông thường (không tính tới doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia với hàng triệu nhà cung cấp hoặc người dùng cuối), việc đạt được tổng thể 50% tỷ lệ tuân thủ là một mục tiêu hợp lý cần đặt ra.
Chu kỳ đơn đặt mua hàng
Chỉ tiêu này cho biết ai sẽ là người giải quyết các đơn đặt hàng khẩn cấp của công ty.
Chỉ tiêu này bao gồm toàn bộ quá trình đặt hàng: từ thời điểm đơn hàng được tạo đến khi phê duyệt, nhận, lập hóa đơn và cuối cùng là thanh toán.
Chỉ tiêu này sẽ tập trung vào đơn đặt hàng và không bao gồm việc tạo và phân phối sản phẩm hoặc các nguyên vật liệu.
Nếu đơn hàng gấp, bạn sẽ cần biết nhà cung cấp nào có khả năng xử lý được một cách nhanh chóng.
Chỉ số hoạt động: Giảm thời gian đặt mua một đơn hàng, từ đó nâng cao sự luân chuyển của các hoạt động khác và cải thiện năng suất của nhân viên, chi phí tổng thể của quy trình mua hàng.
Tính sẵn có của nhà cung cấp
Tính sẵn có cũng là một KPI đánh giá nhà cung cấp quan trọng khác mà các doanh nghiệp cần lưu ý.Chỉ tiêu này cho phép các doanh nghiệp đo lường năng lực của nhà cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu khẩn cấp:
Đề cập đến số lần mà nhà cung cấp bảo đảm hàng hóa có sẵn hoặc bảo đảm cung ứng đủ số lượng đơn đặt hàng đã đặt. Điều quan trọng là cần phải quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả từ đó đảm bảo hàng luôn có sẵn mỗi khi có đơn đặt hàng.
Bằng cách theo dõi lượng hàng dự trữ sẵn có của các đơn vị cung cấp, doanh nghiệp có thể hiểu được mức độ tin cậy của họ.
Chỉ số hoạt động: Duy trì sự sẵn có của các đơn vị cung cấp trên 90% sẽ đảm bảo chuỗi cung ứng của bạn luôn hoạt động tốt và đạt mức hiệu quả cao hơn.
Tỷ lệ sai sót của nhà cung cấp
Chi tiêu này giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp:
Đo lường % sản phẩm nhận được từ đơn vị cung cấp không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và các thông số kỹ thuật.
Theo dõi tỷ lệ sai sót của các đơn vị cung cấp khác nhau đồng thời phân loại lỗi sai phổ biến nhằm cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết đâu là nhà cung cấp hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và đâu là loại lỗi thường xuyên mắc phải nhất.
Chỉ số hoạt động: Đo lường và theo dõi tỷ lệ sai sót giữa các nhà cung cấp với nhau đồng thời xác định những nhà cung cấp đang hoạt động hiệu quả và đáng tin cậy nhất.
Thời gian sản xuất
Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp đo lường tổng thời gian hoàn thành một đơn hàng:
Đo lường thời gian từ khi bắt đầu mua sắm cho đến khi nhận được thành phẩm, bao gồm thời gian sản xuất và quản lý (quản lý dự án và chuỗi cung ứng).
Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng khác với thời gian sản xuất vì thời gian chu kỳ kết thúc khi xác nhận đơn đặt hàng còn thời gian sản xuất bắt đầu từ khi yêu cầu được thực hiện cho đến khi giao hàng và thử nghiệm cuối cùng.
Chỉ số hoạt động: Càng giảm nhiều thời gian sản xuất càng tốt trong khi vẫn giữ được chất lượng tốt.
Doanh nghiệp cần có những biện pháp nhằm thống kê tình hình tiêu thụ sản phẩm, đâu là sản phẩm được khách hàng yêu thích, đâu là sản phẩm khách hàng không ưa chuộng. Qua đó doanh nghiệp sẽ hoạch định được một phần trong chiến lược quản lý chuỗi cung ứng của mình nói chung và quản lý nhà cung cấp nói riêng.
Sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp
Ưu điểm
– Nâng cao hiệu quả đầu tư: Nhờ quy trình quản lý được hoàn toàn tự động hóa từ việc nhập và lưu trữ hàng tồn kho đến quản lý phân phối và vận chuyển, vì vậy thời gian thực hiện các nghiệp vụ logistics được cắt giảm một cách đáng kể, sự liên kết giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng cũng trở nên khăng khít hơn. Doanh nghiệp có thể cung cấp hàng hóa cho khách hàng nhanh hơn, chính xác hơn và giúp tăng tốc độ lưu chuyển tiền mặt.
– Cắt giảm chi phí: Những phần mềm quản lý hiện đại, có khả năng dự báo một cách chính xác nhu cầu của thị trường cùng với hiệu suất cao cho phép doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí nhân công, tối thiểu chi phí tồn kho và tránh những lãng phí thất thoát không đáng có.
– Phân tích xu hướng và dữ liệu kinh doanh: ngoài việc giúp cắt giảm chi phí, tối ưu hạn mức tồn kho, phần mềm quản lý nhà cung cấp còn giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu bằng cách nhận diện các sản phẩm có hiệu năng cao. Từ đó, hỗ trợ việc ra quyết kinh doanh theo hướng phân tích những thông tin từ thị trường cũng như trong nội bộ doanh nghiệp.
– Tầm nhìn bao quát, kiểm soát hiệu quả: phần mềm quản lý nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn bao quát nhất, kiểm soát được toàn bộ các hoạt động từ các phân xưởng sản xuất, kho lưu trữ đến hệ thống các kênh phân phối, khách hàng…
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích trên, ứng dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp vào hoạt động kinh doanh có thể là một “gánh nặng” với các doanh nghiệp, cửa hàng nhỏ vấn đề chi phí vận hành. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp, cửa hàng triển khai thành công và tối ưu hóa thì vấn đề này sẽ được dễ dàng loại bỏ.
Hướng tới mục tiêu chung của cả chuỗi cung ứng
Để quản lý nhà cung cấp hiệu quả, doanh nghiệp cần phải tham gia vào quá trình thu mua của chuỗi cung ứng gồm nhiều bộ phận như: nội bộ doanh nghiệp, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển và có thể là các cơ quan chức năng…bởi mỗi bên đều có vai trò và nhiệm vụ nhất định, đều ảnh hưởng ít hay nhiều đến toàn bộ kết quả chung. Từ đó, đòi hỏi tất cả phải làm việc, phối hợp mượt mà với nhau vì mục tiêu chung.Doanh nghiệp có thể thực hiện điều này bằng cách đưa ra các quy định và cam kết rõ ràng trong hợp đồng hoặc các văn bản hợp tác có hiệu lực tương đương. Tuy nhiên, để có thể hợp tác dài lâu, mỗi đơn vị nên tự xây dựng cho mình một uy tín thương hiệu nhất định.
Xây dựng các chỉ số đo lường, đánh giá hợp lý và toàn diện
Việc xây dựng một hệ thống các chỉ số đo lường hợp lý và lấy đó làm căn cứ để đánh giá các đơn vị cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp hiệu quả hơn. Thay vì chỉ xây dựng như một văn bản lý thuyết, chỉ số này cần được doanh nghiệp đưa vào áp dụng trong thực tế.
Đo lường và đánh giá được tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến chuỗi cung ứng sẽ giúp doanh nghiệp có thể định hướng và có biện pháp dự trù cho kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tương lai.
KPI đánh giá nhà cung cấp đầu tiên là tỷ lệ tuân thủ.
Chỉ tiêu này sẽ giúp xác định xem đơn vị cung cấp có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không.
Để hoàn thành chỉ tiêu này thì nhà cung cấp cần tuân thủ được các yêu cầu khác nhau như thời gian giao hàng, thời gian phản ứng tối đa trong trường hợp có vấn đề phát sinh, ưu đãi chiết khấu đặc biệt, v.v.
Đây là một thành phần rất quan trọng trong việc cung cấp hướng dẫn về quy trình hoạt động và tham gia vào việc cắt giảm chi phí thông qua đàm phán với đơn vị cung cấp.
Chỉ số hoạt động: Đối với một doanh nghiệp thông thường (không tính tới doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia với hàng triệu nhà cung cấp hoặc người dùng cuối), việc đạt được tổng thể 50% tỷ lệ tuân thủ là một mục tiêu hợp lý cần đặt ra.
Chu kỳ đơn đặt mua hàng
Chỉ tiêu này cho biết ai sẽ là người giải quyết các đơn đặt hàng khẩn cấp của công ty.
Chỉ tiêu này bao gồm toàn bộ quá trình đặt hàng: từ thời điểm đơn hàng được tạo đến khi phê duyệt, nhận, lập hóa đơn và cuối cùng là thanh toán.
Chỉ tiêu này sẽ tập trung vào đơn đặt hàng và không bao gồm việc tạo và phân phối sản phẩm hoặc các nguyên vật liệu.
Nếu đơn hàng gấp, bạn sẽ cần biết nhà cung cấp nào có khả năng xử lý được một cách nhanh chóng.
Chỉ số hoạt động: Giảm thời gian đặt mua một đơn hàng, từ đó nâng cao sự luân chuyển của các hoạt động khác và cải thiện năng suất của nhân viên, chi phí tổng thể của quy trình mua hàng.
Tính sẵn có của nhà cung cấp
Tính sẵn có cũng là một KPI đánh giá nhà cung cấp quan trọng khác mà các doanh nghiệp cần lưu ý.Chỉ tiêu này cho phép các doanh nghiệp đo lường năng lực của nhà cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu khẩn cấp:
Đề cập đến số lần mà nhà cung cấp bảo đảm hàng hóa có sẵn hoặc bảo đảm cung ứng đủ số lượng đơn đặt hàng đã đặt. Điều quan trọng là cần phải quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả từ đó đảm bảo hàng luôn có sẵn mỗi khi có đơn đặt hàng.
Bằng cách theo dõi lượng hàng dự trữ sẵn có của các đơn vị cung cấp, doanh nghiệp có thể hiểu được mức độ tin cậy của họ.
Chỉ số hoạt động: Duy trì sự sẵn có của các đơn vị cung cấp trên 90% sẽ đảm bảo chuỗi cung ứng của bạn luôn hoạt động tốt và đạt mức hiệu quả cao hơn.
Tỷ lệ sai sót của nhà cung cấp
Chi tiêu này giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp:
Đo lường % sản phẩm nhận được từ đơn vị cung cấp không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và các thông số kỹ thuật.
Theo dõi tỷ lệ sai sót của các đơn vị cung cấp khác nhau đồng thời phân loại lỗi sai phổ biến nhằm cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết đâu là nhà cung cấp hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và đâu là loại lỗi thường xuyên mắc phải nhất.
Chỉ số hoạt động: Đo lường và theo dõi tỷ lệ sai sót giữa các nhà cung cấp với nhau đồng thời xác định những nhà cung cấp đang hoạt động hiệu quả và đáng tin cậy nhất.
Thời gian sản xuất
Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp đo lường tổng thời gian hoàn thành một đơn hàng:
Đo lường thời gian từ khi bắt đầu mua sắm cho đến khi nhận được thành phẩm, bao gồm thời gian sản xuất và quản lý (quản lý dự án và chuỗi cung ứng).
Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng khác với thời gian sản xuất vì thời gian chu kỳ kết thúc khi xác nhận đơn đặt hàng còn thời gian sản xuất bắt đầu từ khi yêu cầu được thực hiện cho đến khi giao hàng và thử nghiệm cuối cùng.
Chỉ số hoạt động: Càng giảm nhiều thời gian sản xuất càng tốt trong khi vẫn giữ được chất lượng tốt.
Doanh nghiệp cần có những biện pháp nhằm thống kê tình hình tiêu thụ sản phẩm, đâu là sản phẩm được khách hàng yêu thích, đâu là sản phẩm khách hàng không ưa chuộng. Qua đó doanh nghiệp sẽ hoạch định được một phần trong chiến lược quản lý chuỗi cung ứng của mình nói chung và quản lý nhà cung cấp nói riêng.
Sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp
Ưu điểm
– Nâng cao hiệu quả đầu tư: Nhờ quy trình quản lý được hoàn toàn tự động hóa từ việc nhập và lưu trữ hàng tồn kho đến quản lý phân phối và vận chuyển, vì vậy thời gian thực hiện các nghiệp vụ logistics được cắt giảm một cách đáng kể, sự liên kết giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng cũng trở nên khăng khít hơn. Doanh nghiệp có thể cung cấp hàng hóa cho khách hàng nhanh hơn, chính xác hơn và giúp tăng tốc độ lưu chuyển tiền mặt.
– Cắt giảm chi phí: Những phần mềm quản lý hiện đại, có khả năng dự báo một cách chính xác nhu cầu của thị trường cùng với hiệu suất cao cho phép doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí nhân công, tối thiểu chi phí tồn kho và tránh những lãng phí thất thoát không đáng có.
– Phân tích xu hướng và dữ liệu kinh doanh: ngoài việc giúp cắt giảm chi phí, tối ưu hạn mức tồn kho, phần mềm quản lý nhà cung cấp còn giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu bằng cách nhận diện các sản phẩm có hiệu năng cao. Từ đó, hỗ trợ việc ra quyết kinh doanh theo hướng phân tích những thông tin từ thị trường cũng như trong nội bộ doanh nghiệp.
– Tầm nhìn bao quát, kiểm soát hiệu quả: phần mềm quản lý nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn bao quát nhất, kiểm soát được toàn bộ các hoạt động từ các phân xưởng sản xuất, kho lưu trữ đến hệ thống các kênh phân phối, khách hàng…
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích trên, ứng dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp vào hoạt động kinh doanh có thể là một “gánh nặng” với các doanh nghiệp, cửa hàng nhỏ vấn đề chi phí vận hành. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp, cửa hàng triển khai thành công và tối ưu hóa thì vấn đề này sẽ được dễ dàng loại bỏ.