Office 365 bao gồm rất nhiều công cụ cộng tác giúp công ty hợp tác giữa các bộ phận và nhóm, cũng như trong giao tiếp với người dùng bên ngoài. Ngoài sự hợp tác, Office 365 có thể giúp nhân viên và nhóm quản lý các nhiệm vụ và dự án của họ hiệu quả hơn.
1. Quản lý các tác vụ và dự án trong Office 365: Những công cụ cốt lõi
Người đăng ký Office 365 có quyền truy cập vào một số ứng dụng quản lý dự án và nhiệm vụ. Hiện tại, danh sách bao gồm:
Planner
SharePoint task lists
Project Online
Outlook Tasks
To-Do
1.1. Planner
Planner cho phép đội nhóm quản lý các kế hoạch và nhiệm vụ ở cả hai chế độ công khai hoặc riêng tư. Người dùng có thể tạo và làm theo các nhiệm vụ và kế hoạch khác nhau, đánh dấu mục ưu tiên, nhận báo cáo tức thì qua chế độ xem bảng hoặc biểu đồ. Là một phần của Nhóm Office 365, Planner cũng cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác trên tài liệu dự án bằng thư viện SharePoint; nhận xét về các nhiệm vụ dự án trong Outlook Groups; lên lịch các sự kiện liên quan đến dự án trong Calendar, ghi chú dự án vào sổ ghi chép OneNote.
Điểm mạnh:
Với trải nghiệm giao diện thân thiện, người dùng có thể có cáo nhìn tổng quát về các hoạt động đang diễn ra và xem dự án có đi theo kế hoạch hay không. Các kế hoạch và nhiệm vụ được sắp xếp khoa học, dễ quản lý. Planner cũng có thể được tích hợp với Microsoft Teams, góp phần mở rộng sang môi trường hợp tác lớn hơn.
Điểm yếu:
Plannner được đánh giá là phù hợp trong quản lý những dự án nhỏ và vừa, còn với những dự án lớn thì việc quản lý giám sát các nhóm công việc lớn vẫn còn tồn tại những hạn chế.
1.2. Danh sách công việc dự án SharePoint
Một tùy chọn khác cho người đăng ký Office 365 là sử dụng SharePoint Online để quản lý dự án thông qua Danh sách tác vụ SharePoint. Công cụ cho phép người dùng tạo danh sách các công việc chính chính, công việc phụ và đặt thời hạn hoàn thành trên dòng thời gian dự án. Ngoài ra, người dùng có thể quản lý các tác vụ, phân loại tài nguyên và thiết lập các chế độ xem đa dạng (như biểu đồ Gantt, các công việc chậm tiến độ, các công việc của tôi, công việc sắp tới). Danh sách công việc cũng cho phép nhân viên được sử dụng những công cụ tiện ích như Outlook calendar; các cuộc hội thoại và quản lý tài liệu trong thư viện SharePoint chuyên dụng; sử dụng sổ ghi chép dự án.
1.3. Project Online
Thêm một công cụ quản lý dự án Office 365 là Project Online. Đây là một ứng dụng chuyên nghiệp để quản lý danh mục dự án đi kèm với 3 gói có sẵn: Essentials, Professional và Premium. Mỗi kế hoạch nhắm đến một nhóm người dùng khác nhau bao gồm các nhà quản lý dự án, tài nguyên và bao gồm các dự án có độ phức tạp bất kỳ. Ứng dụng này cung cấp tính năng lập kế hoạch dự án và lên lịch công việc, quản lý tài nguyên, tính năng báo cáo và hơn thế nữa. Project Online đã trở thành công cụ quản lý dự án mạnh nhất trong toàn bộ Office 365.
1.4. Outlook Tasks
Ngoài các công cụ quản lý dự án, người dùng Office 365 cũng nhận được lợi ích từ khả năng quản lý tác vụ được cá nhân hóa. Outlook Tasks rất phù hợp với mỗi cá nhân và các nhóm muốn quản lý các hoạt động của họ trong ứng dụng email của họ. Outlook cho phép thể hiện phong phú các tác vụ, công việc thông qua nhiều thuộc tính (trạng thái, mức độ ưu tiên, tính đầy đủ, danh mục, v.v.) và chế độ xem. Người dùng cũng có thể theo dõi các công việc của họ trên lưới lịch và chia sẻ chúng với các thành viên trong nhóm.
1.5. To-Do
To-Do là một công cụ quản lý công việc cá nhân sẽ thay thế Wunderlist được Microsoft mua lại vào năm 2015. Ứng dụng này cho phép người dùng quản lý mọi loại công việc dù là riêng tư hoặc liên quan đến kinh doanh. Người dùng có thể tạo danh sách các công việc, đặt ngày đến hạn và thông báo, tập hợp lại các công việc và thực hiện các thay đổi UI nhỏ. Là một phần của bộ Office 365, To-Do có thể được tích hợp với Outlook Tasks, giúp nhân viên đồng bộ hóa công việc với các khu vực quản lý tác vụ hộp thư đến của mình.
1. Quản lý các tác vụ và dự án trong Office 365: Những công cụ cốt lõi
Người đăng ký Office 365 có quyền truy cập vào một số ứng dụng quản lý dự án và nhiệm vụ. Hiện tại, danh sách bao gồm:
Planner
SharePoint task lists
Project Online
Outlook Tasks
To-Do
1.1. Planner
Planner cho phép đội nhóm quản lý các kế hoạch và nhiệm vụ ở cả hai chế độ công khai hoặc riêng tư. Người dùng có thể tạo và làm theo các nhiệm vụ và kế hoạch khác nhau, đánh dấu mục ưu tiên, nhận báo cáo tức thì qua chế độ xem bảng hoặc biểu đồ. Là một phần của Nhóm Office 365, Planner cũng cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác trên tài liệu dự án bằng thư viện SharePoint; nhận xét về các nhiệm vụ dự án trong Outlook Groups; lên lịch các sự kiện liên quan đến dự án trong Calendar, ghi chú dự án vào sổ ghi chép OneNote.
Điểm mạnh:
Với trải nghiệm giao diện thân thiện, người dùng có thể có cáo nhìn tổng quát về các hoạt động đang diễn ra và xem dự án có đi theo kế hoạch hay không. Các kế hoạch và nhiệm vụ được sắp xếp khoa học, dễ quản lý. Planner cũng có thể được tích hợp với Microsoft Teams, góp phần mở rộng sang môi trường hợp tác lớn hơn.
Điểm yếu:
Plannner được đánh giá là phù hợp trong quản lý những dự án nhỏ và vừa, còn với những dự án lớn thì việc quản lý giám sát các nhóm công việc lớn vẫn còn tồn tại những hạn chế.
1.2. Danh sách công việc dự án SharePoint
Một tùy chọn khác cho người đăng ký Office 365 là sử dụng SharePoint Online để quản lý dự án thông qua Danh sách tác vụ SharePoint. Công cụ cho phép người dùng tạo danh sách các công việc chính chính, công việc phụ và đặt thời hạn hoàn thành trên dòng thời gian dự án. Ngoài ra, người dùng có thể quản lý các tác vụ, phân loại tài nguyên và thiết lập các chế độ xem đa dạng (như biểu đồ Gantt, các công việc chậm tiến độ, các công việc của tôi, công việc sắp tới). Danh sách công việc cũng cho phép nhân viên được sử dụng những công cụ tiện ích như Outlook calendar; các cuộc hội thoại và quản lý tài liệu trong thư viện SharePoint chuyên dụng; sử dụng sổ ghi chép dự án.
1.3. Project Online
Thêm một công cụ quản lý dự án Office 365 là Project Online. Đây là một ứng dụng chuyên nghiệp để quản lý danh mục dự án đi kèm với 3 gói có sẵn: Essentials, Professional và Premium. Mỗi kế hoạch nhắm đến một nhóm người dùng khác nhau bao gồm các nhà quản lý dự án, tài nguyên và bao gồm các dự án có độ phức tạp bất kỳ. Ứng dụng này cung cấp tính năng lập kế hoạch dự án và lên lịch công việc, quản lý tài nguyên, tính năng báo cáo và hơn thế nữa. Project Online đã trở thành công cụ quản lý dự án mạnh nhất trong toàn bộ Office 365.
1.4. Outlook Tasks
Ngoài các công cụ quản lý dự án, người dùng Office 365 cũng nhận được lợi ích từ khả năng quản lý tác vụ được cá nhân hóa. Outlook Tasks rất phù hợp với mỗi cá nhân và các nhóm muốn quản lý các hoạt động của họ trong ứng dụng email của họ. Outlook cho phép thể hiện phong phú các tác vụ, công việc thông qua nhiều thuộc tính (trạng thái, mức độ ưu tiên, tính đầy đủ, danh mục, v.v.) và chế độ xem. Người dùng cũng có thể theo dõi các công việc của họ trên lưới lịch và chia sẻ chúng với các thành viên trong nhóm.
1.5. To-Do
To-Do là một công cụ quản lý công việc cá nhân sẽ thay thế Wunderlist được Microsoft mua lại vào năm 2015. Ứng dụng này cho phép người dùng quản lý mọi loại công việc dù là riêng tư hoặc liên quan đến kinh doanh. Người dùng có thể tạo danh sách các công việc, đặt ngày đến hạn và thông báo, tập hợp lại các công việc và thực hiện các thay đổi UI nhỏ. Là một phần của bộ Office 365, To-Do có thể được tích hợp với Outlook Tasks, giúp nhân viên đồng bộ hóa công việc với các khu vực quản lý tác vụ hộp thư đến của mình.