Thời điểm cuối năm là khoảng thời gian quý giá để nhìn lại một năm qua Hanbiro đã đem đến những thay đổi vượt bậc trong công cuộc chuyển đổi số cho các Khách hàng của mình. Một hành trình không dài nhưng ý nghĩa giúp gỡ rối các quy trình vận hành nội bộ và mang đến những thay đổi đáng kể cho các Doanh nghiệp.
Cùng Hanbiro điểm qua một số điều nổi bật từ công cuộc này nhé.
1. “Từ nay không lo vấn đề chấm công của nhiều nhân viên tại các cửa hàng gạo nữa” Đó là lời nhận định từ chị cấp trên tại Công ty TNHH Cỏ May (Cỏ May gạo)”.
Nhờ vào tính năng chấm công trên chính điện thoại của mỗi nhân viên cùng với các cài đặt chính sách chấm công phù hợp mà NewHR đã giải quyết được vấn đề của Cỏ May, đó là nhân viên đông, nhiều cửa hàng khắp đất nước, làm nhiều ca trong ngày, thay đổi giờ làm, …
NewHR đã lần lượt giải quyết từng vấn đề sau:
2. “Chuyển đổi số là một quyết định vô cùng thách thức đối với đội ngũ lãnh đạo Hoàng Long vì với bề dày hoạt động hơn 10 năm, các nhân viên “gạo cội” đã quen với các hình thức làm việc truyền thống.” nhưng Groupware đã thuyết phục được các lãnh đạo Công Ty CPĐT XNK Quốc Tế Hoàng Long sử dụng phần mềm cho đến tận hôm nay.
Hoàng Long đã lựa chọn gói Mail cho hành trình chuyển đổi số của công ty vì các tính năng trong gói phù hợp với nhu cầu hiện tại của họ. Như chia sẻ phía trên thì Hoàng Long trước đây vẫn hay làm việc với cách truyền thống là in giấy tờ lưu trữ, in giấy kế hoạch làm việc gửi cho các phòng ban, chưa có mail tên miền chuyên nghiệp và Gói Mail của Hanbiro đã cải thiện các điều trên sau:
3. “Lúc trước anh toàn gọi điện nói nhân viên làm việc này việc kia, rồi cũng không có gì lưu lại làm bằng chứng.”. Đó là lời than thở từ anh trưởng phòng Công ty TNHH ACE ENG trong buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm của Hanbiro.”
Công ty của anh nhân viên không nhiều nhưng đặc thù là các kỹ sư đi công trình, kế toán cần sếp ký nhiều chứng từ, công việc lúc thì kịp tiến độ, lúc thì không nhưng báo cáo thì rải rác khắp nơi.
Và ACE đã chọn gói Groupware với mong muốn cải thiện những điều tồn đọng trên, gói Groupware bao gồm tất cả tính năng nhưng ACE đặc biệt quan tâm đến quy trình công việc và phê duyệt.
Hanbiro gợi ý anh sử dụng “menu New Project” để thay đổi quy trình giao - nhận - theo dõi tiến độ công việc được tốt hơn. Dự án công trình của mỗi khách hàng được thể hiện rõ ràng với toàn bộ thông tin gói gọn trên cùng một giao diện duy nhất. Chỉ cần mở New Project, chọn dự án khách hàng nào là sếp và quản lý đã có thể nắm bắt thông tin từ nhân lực trong dự án, công việc này giao cho ai, đã làm tới đâu cùng các tài liệu nội dung cập nhật đính kèm. Nhân lực làm tới đâu cũng có thể báo cáo tiến độ ngay bên dưới công việc của mình, không giới hạn nội dung là chữ hay tập tin, excel, …
Còn với vấn đề nhiều chứng từ cần ký của Kế toán, ACE ENG có thể dùng menu Phê duyệt. Menu cho phép tạo ra danh sách đa dạng các loại biểu mẫu cho các mục đích hay dùng của công ty, lựa chọn người ký duyệt thủ công hoặc cài đặt mặc định dòng phê duyệt. Sếp dù có ra ngoài không có máy tính hay laptop cũng đều duyệt được vì menu có thể dùng trên điện
thoại. Tình hình của các phê duyệt hiện đang ở đâu, ai đã ký/ từ chối, sắp đến lượt mình ký, … đều được hệ thống cập nhật tự động.
Qua các tình huống của ba khách hàng trên có thể thấy Groupware có thể giải quyết được các vấn đề về chấm công, quản lý công việc, giao tiếp nội bộ, tinh gọn quy trình và tiết kiệm in ấn là các yếu tố mà Doanh nghiệp đang hướng đến trong quá trình chuyển đổi số của mình.
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com
Cùng Hanbiro điểm qua một số điều nổi bật từ công cuộc này nhé.
1. “Từ nay không lo vấn đề chấm công của nhiều nhân viên tại các cửa hàng gạo nữa” Đó là lời nhận định từ chị cấp trên tại Công ty TNHH Cỏ May (Cỏ May gạo)”.
Nhờ vào tính năng chấm công trên chính điện thoại của mỗi nhân viên cùng với các cài đặt chính sách chấm công phù hợp mà NewHR đã giải quyết được vấn đề của Cỏ May, đó là nhân viên đông, nhiều cửa hàng khắp đất nước, làm nhiều ca trong ngày, thay đổi giờ làm, …
NewHR đã lần lượt giải quyết từng vấn đề sau:
- Nhân viên đông: Không cần lo số lượng người dùng vì Groupware cho phép tạo nhiều tài khoản người dùng.
- Nhiều cửa hàng khắp đất nước: Với NewHR thì công ty không cần bỏ thêm chi phí để trang bị máy chấm công tại mỗi cửa hàng vì mỗi nhân viên sẽ tự chấm công trên chính điện thoại của mình. Bao nhiêu cửa hàng thì cài đặt bấy nhiêu địa chỉ GPS hoặc Wifi cửa hàng. Nhân viên chỉ cần đến đúng địa điểm và mở điện thoại chấm công.
- Làm nhiều ca trong ngày: Quản lý có thể cài đặt cho phép nhân viên được chấm công nhiều lần trong ngày, các thông tin chấm công ngày giờ và địa chỉ đều được lưu lại.
- Thay đổi giờ làm: Với việc làm bán hàng thì việc phát sinh thay đổi giờ làm, đổi ca cho nhau xảy ra thường xuyên, lúc này nhân viên có thể chọn ngày cần đổi ca và gửi yêu cầu lên chờ sự phê duyệt của quản lý cửa hàng.
- Toàn bộ thông tin chấm công của tất cả nhân viên cửa hàng trên khắp cả nước đều được hệ thống tổng hợp báo cáo, quy về một nền tảng NewHR duy nhất, giúp giảm áp lực tính lương và tiết kiệm thời gian cho Nhân sự.
2. “Chuyển đổi số là một quyết định vô cùng thách thức đối với đội ngũ lãnh đạo Hoàng Long vì với bề dày hoạt động hơn 10 năm, các nhân viên “gạo cội” đã quen với các hình thức làm việc truyền thống.” nhưng Groupware đã thuyết phục được các lãnh đạo Công Ty CPĐT XNK Quốc Tế Hoàng Long sử dụng phần mềm cho đến tận hôm nay.
Hoàng Long đã lựa chọn gói Mail cho hành trình chuyển đổi số của công ty vì các tính năng trong gói phù hợp với nhu cầu hiện tại của họ. Như chia sẻ phía trên thì Hoàng Long trước đây vẫn hay làm việc với cách truyền thống là in giấy tờ lưu trữ, in giấy kế hoạch làm việc gửi cho các phòng ban, chưa có mail tên miền chuyên nghiệp và Gói Mail của Hanbiro đã cải thiện các điều trên sau:
- CloudDisk: Lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu với nội bộ hoặc bên ngoài bất cứ đâu, giảm thiểu chi phi in ấn, tinh gọn không gian làm việc.
- Email: Email tên miền giúp nâng tầm chuyên nghiệp cho Hoàng Long cùng với các tính năng đặc thù như: tạo tài khoản ảo cho nhiều phòng ban, chia sẻ mail người nghỉ việc, gửi mail bảo mật, …
- Lịch: đa dạng các Loại lịch công ty, Lịch phòng ban, Lịch công việc, Lịch cá nhân giúp công ty đăng lên các bản kế hoạch làm việc theo tháng, theo năm hoặc cá nhân nhân viên có thể tự lên lịch công việc để hoàn thành đúng deadline hơn.
- Và 2 menu còn lại của gói Mail là “Danh bạ” và “Hộp tin nhắn” giúp nhân viên thuận tiện liên lạc giao tiếp với nhau, tách biệt giữa danh bạ riêng trong điện thoại cũng như nhắn tin trên ứng dụng dành riêng cho công việc.
3. “Lúc trước anh toàn gọi điện nói nhân viên làm việc này việc kia, rồi cũng không có gì lưu lại làm bằng chứng.”. Đó là lời than thở từ anh trưởng phòng Công ty TNHH ACE ENG trong buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm của Hanbiro.”
Công ty của anh nhân viên không nhiều nhưng đặc thù là các kỹ sư đi công trình, kế toán cần sếp ký nhiều chứng từ, công việc lúc thì kịp tiến độ, lúc thì không nhưng báo cáo thì rải rác khắp nơi.
Và ACE đã chọn gói Groupware với mong muốn cải thiện những điều tồn đọng trên, gói Groupware bao gồm tất cả tính năng nhưng ACE đặc biệt quan tâm đến quy trình công việc và phê duyệt.
Hanbiro gợi ý anh sử dụng “menu New Project” để thay đổi quy trình giao - nhận - theo dõi tiến độ công việc được tốt hơn. Dự án công trình của mỗi khách hàng được thể hiện rõ ràng với toàn bộ thông tin gói gọn trên cùng một giao diện duy nhất. Chỉ cần mở New Project, chọn dự án khách hàng nào là sếp và quản lý đã có thể nắm bắt thông tin từ nhân lực trong dự án, công việc này giao cho ai, đã làm tới đâu cùng các tài liệu nội dung cập nhật đính kèm. Nhân lực làm tới đâu cũng có thể báo cáo tiến độ ngay bên dưới công việc của mình, không giới hạn nội dung là chữ hay tập tin, excel, …
Còn với vấn đề nhiều chứng từ cần ký của Kế toán, ACE ENG có thể dùng menu Phê duyệt. Menu cho phép tạo ra danh sách đa dạng các loại biểu mẫu cho các mục đích hay dùng của công ty, lựa chọn người ký duyệt thủ công hoặc cài đặt mặc định dòng phê duyệt. Sếp dù có ra ngoài không có máy tính hay laptop cũng đều duyệt được vì menu có thể dùng trên điện
thoại. Tình hình của các phê duyệt hiện đang ở đâu, ai đã ký/ từ chối, sắp đến lượt mình ký, … đều được hệ thống cập nhật tự động.
Qua các tình huống của ba khách hàng trên có thể thấy Groupware có thể giải quyết được các vấn đề về chấm công, quản lý công việc, giao tiếp nội bộ, tinh gọn quy trình và tiết kiệm in ấn là các yếu tố mà Doanh nghiệp đang hướng đến trong quá trình chuyển đổi số của mình.
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com