Toàn quốc Dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

1. Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử

Như vậy, Đơn vị cung cấp HĐĐT bạn chọn phải đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT. Cụ thể hơn, đơn vị cung cấp HĐĐT phải hợp pháp được cấp cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép hoạt động và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Đồng thời, các đơn vị này cũng phải đáp ứng đầy đủ quy định điều kiện đối với một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như đã được quy định trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2: Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết

Điều này đồng nghĩa rằng phần mềm HĐĐT đơn vị đó cung cấp phải có tối thiểu đầy đủ tính năng cơ bản gồm có:

• Tạo lập – Phát hành - Điều chỉnh – Thay thế - Xóa bỏ hóa đơn
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
• Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
• Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
• Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

Ngoài ra, một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất còn phải có cả những tính năng nâng cao để tối đa lợi ích, tính thuận tiện của hóa đơn có thể kể đến như:

• Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
• Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng
• Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng
• Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức
• Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn

Ngoài ra, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice còn có các chức năng nâng cao như: Hỗ trợ tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia hay tra cứu hóa đơn ngay trên phần mềm,... cũng là những điểm cộng để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm HĐĐT tốt nhất.

3: Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng


Thực tế, một phần mềm hóa đơn điện tử tiêu chuẩn, có chất lượng tốt ngoài đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn thì còn phải dễ sử dụng. Càng dễ sử dụng thì càng thân thiện với người dùng.

Thêm nữa, điều này cũng đồng nghĩa với việc các bước quy trình tiến hành với hóa đơn được đơn giản nhất, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp lại cao.