Toàn quốc Điều kiện đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

1. Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn điện tử.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, nếu người mua có mã số thuế thì trên hóa đơn điện tử cần có mã số thuế người mua.
• Tên và đơn vị tính, đơn giá và số lượng của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua. Một số trường hợp không bắt buộc có chữ ký người mua sẽ do cơ quan thuế quy định.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Nếu đơn vị thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế thì trên hóa đơn điện tử cần bao gồm cả mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại (nếu có).

2. Quy định mới nhất về thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
Luật Quản lý thuế sửa đổi được Quốc hội thông qua có quy định nội dung của hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực từ 1/7/2022. Điều này khiến nhiều đơn vị lầm tưởng thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã bị lùi lại.

Tuy nhiên, căn cứ theo Khoản 3, Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 1/11/2020, 100% các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn.

3. Định dạng của hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 5 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử sử dụng định dạng văn bản XML (trong đó XML là viết tắt của "eXtensible Markup Language"), được tạo với mục đích chia sẻ, truyền dữ liệu.


Định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm 2 thành phần: Thành phần chứa dữ liệu của hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số của đơn vị. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ bổ sung thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Các tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi trực tiếp dữ liệu đến cơ quan thuế cần đảm bảo:

• Kết nối với Tổng cục Thuế qua kênh thuê riêng hoặc sử dụng kênh MPLS VPN Layer 3.
• Phương thức kết nối: Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message (MQ) có mã hóa.
• Đóng gói và truyền nhận dữ liệu thông qua phương thức SOAP.

4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng, bàn giao theo hạng mục, thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ căn cứ theo Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 thuộc Điều 7 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Một số trường hợp đặc biệt thuộc các lĩnh vực kinh doanh đặc thù, thời điểm lập hóa đơn điện tử được hướng dẫn như sau:

• Hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông hoặc truyền hình, công nghệ thông tin được cung ứng theo kỳ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử không được chậm quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ hoặc kết thúc kỳ quy ước với dịch vụ viễn thông, truyền hình, công nghệ thông tin.
• Đối với xây dựng và lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi nghiệm thu, bàn giao công việc, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt đã hoàn thành, bất kể đã thu được tiền hay chưa.
• Hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà cửa để bán hoặc chuyển nhượng:
• Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng: Nếu thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện theo dự án hoặc căn cứ vào hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán của hợp đồng.
• Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

5. Điều kiện đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 23 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, điều kiện của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:

Về chủ thể:

• Tối thiểu 5 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Đã triển khai hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin cho ít nhất 10 tổ chức.
• Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

Về tài chính: Có cam kết của các tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để đảm bảo giải quyết các rủi ro, bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Về nhân sự:

• Có tối thiểu 20 kỹ thuật viên trình độ Đại học chuyên ngành công nghệ thông tin, có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
• Có kỹ thuật viên thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24/7 để duy trì sự ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Về kỹ thuật:

• Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật và quy trình sao lưu dữ liệu tuân thủ mục d, Khoản 1, Điều 32 của Nghị định 119/2018/NĐ-Cp.
• Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu là 20km để đảm bảo sẵn sàng hoạt động khi không may trung tâm chính xảy ra sự cố.
• Việc kết nối với cơ quan thuế để trao đổi dữ liệu tuân theo quy định tại Khoản 4, Điều 5 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Xin cảm ơn