Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên. Chờ đợi không cần thiết thường gây lãng phí, thậm chí là lãng phí lớn. Vì vậy, xem xét và loại bỏ lãng phí thời gian vô ích là điều cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sự chờ đợi giữa các công đoạn trong quá trình sản xuất sẽ làm cho người lao động và máy móc thiết bị không được sử dụng tối ưu năng lực và công suất.
1. Lãng phí chờ đợi
Lãng phí chờ đợi chính là lãng phí khoảng thời gian chờ đợi những thứ như nhân lực, nguyên vật liệu, máy móc, thành phẩm và bán thành phẩm.
Lãng phí không cần thiết trong sản xuất này thường được bắt gặp ở công nhân hoặc máy móc. Trong công xưởng và nhà máy, những trạng thái thường xuyên dẫn đến lãng phí này là:
>> Xem thêm lý do tạo sao khi xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ tư vấn: https://bit.ly/2xn9q37
2. Nguyên nhân gây ra lãng phí chờ đợi
Có rất nhiều nguyên nhân tiềm ẩn trong nơi làm việc dẫn đến chờ đợi không cần thiết. Tuy nhiên những nguyên nhân chính bao gồm:
Sự bất đồng trong sản xuất:
Sự bất đồng sản xuất có thể do tốc độ không đồng đều, sự tắc nghẽn của các công đoạn. Điều độ trong sản xuất kém, giữa các công đoạn không có sự cân bằng. Hay có thể do sự chênh lệch về chất lượng của các công đoạn.
Bảo dưỡng máy móc, thiết bị:
Ở nhiều doanh nghiệp, máy móc thiết bị không được bảo hành định kì, chỉ khi xảy ra sự cố, hư hỏng mới bắt đầu sử lý. Điều này dẫn đến những lãng phí chờ đợi như trong thời gian sửa máy, công nhân không thể tiếp tục sản xuất và ngày bình thường bộ phận kĩ thuật cũng không có quá nhiều việc để làm.
Sản xuất theo lô lớn:
Khi sản xuất cùng lúc lượng hàng quá lớn mà không có sự điều phối hợp lý dễ dẫn đến công đoạn sau chờ công đoạn trước lâu hoặc thời gian chuyển đổi giữa các lô hàng lớn.
Bố trí mặt bằng không hợp lý:
Việc bố trí mặt bằng ảnh hưởng rất nhiều đến việc nâng cao khả năng cải thiện hiệu suất máy móc. Nếu bố trí không hợp lý thì thời gian làm việc tạo ra giá trị gia tăng không cao, thời gian chờ tăng cao, thời gian thiết bị, máy móc chạy tải nhiều.
Người lao động:
Trong một số trường hợp, nguyên nhân chính đến từ người lao động. Có một số trường hợp công nhân viên thực hiện một thao tác nào đó nhưng cố tình làm chậm, không làm và tăng thời gian chờ vì mục đích cá nhân.
Đây là nguyên nhân nguy hiểm nhất và cần ban quản lý xử lý nhanh chóng nếu phát hiện và cần có biện pháp ngăn chặn.
3. Hậu quả của lãng phí chờ đợi
Các lãng phí do chờ đợi là rất lớn đối với doanh nghiệp. Trong khi họ vẫn cần trả lương cho người lao động để duy trì lực lượng sản xuất nhưng lại không tạo ra giá trị gia tăng, do đó không thu về lợi nhuận từ khoản chi phí này. Trong khi đó, máy móc vẫn cần vận hành, dẫn đến việc không hoạt động hết năng xuất. Chi phí khấu hao, chi phí chi trả cho năng lượng vận hành vẫn cần chi trả nhưng không tạo ra lợi nhuận.
Ngoài ra, chờ đợi không cần thiết còn gây ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp, giảm năng xuất hoạt động và chất lượng, làm chậm quá trình sản xuất, kéo dài thời gian của mỗi thao tác.
Chờ đợi trong doanh nghiệp còn gây ra sức ì của công nhân, khi có đơn hàng lớn hay cần hoạt động công xuất cao, người lao động sẽ không thích ứng ngay được mà cần thời gian làm quen.
>> Xem thêm những nguyên nhân lãng phí tồn kho và hậu quả gây ra cho doanh nghiệp và cách loại bỏ.
4. Giải pháp loại bỏ lãng phí chờ đợi
Doanh nghiệp có thể triển khai áp dụng một số phương pháp sau để loại trừ thời gian chờ đợi không cần thiết bằng một vài phương pháp như:
Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian:
Khi áp dụng phương phấp này, nhà quản lý có thể tính toán thời gian hoàn thành chuẩn của mỗi công đoạn, từ đó xác lập kế hoạch kinh doanh hoặc đáp ứng đơn hàng của đối tác, góp phần giảm thời gian khi triển khai đơn hàng.
Bố trí mặt bằng:
Áp dụng phương pháp bố trí mặt bằng kết hợp cùng công cụ cân bằng chuyền để loại bỏ nút thắt trong quá trình sản xuất.
Sử dụng công cụ cân bằng sản xuất (Heijunka):
Cân bằng sản xuất nhắm tới việc phân bổ lưu lượng sản xuất và chủng loại sản phẩm ổn định theo thời gian nhằm giảm thiểu sự biến đổi đột ngột của khối lượng công việc, Khi có bất kì sự thay đổi về lượng nào, nó sẽ lập tức được cân bằng nhằm hạn chế sự thay đổi đột ngột. Công cụ này giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả máy móc, thiết bị tận dụng công xuất cao hơn, giảm thiểu lãng phí chờ đợi không cần thiết.
Áp dụng công cụ kiểm soát:
Sử dụng phương pháp quản lý trực quan giúp việc điều độ sản xuất dễ dàng hơn. Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng phương pháp phòng chống sai lỗi Poka-Yoke để xử lý trường hợp tắc nghẽn về chất lượng ở công đoạn trước.
Lập kế hoạch sản xuất:
Doanh nghiệp cần có phương pháp lập kế hoạch và giám sát phù hợp, bố trí nhân lực, thiết bị phù hợp với từng giai đoạn. Tính toán đúng số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi một công việc.
Phát hiện sớm nguyên nhân, hậu quả của lãng phí chờ đợi sẽ giúp doanh nghiệp xác định được giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp. Từ đó có thể nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất, tạo dựng thương hiệu tốt phục vụ cho quá trình hoạt đông lâu dài.
1. Lãng phí chờ đợi
Lãng phí chờ đợi chính là lãng phí khoảng thời gian chờ đợi những thứ như nhân lực, nguyên vật liệu, máy móc, thành phẩm và bán thành phẩm.
Lãng phí không cần thiết trong sản xuất này thường được bắt gặp ở công nhân hoặc máy móc. Trong công xưởng và nhà máy, những trạng thái thường xuyên dẫn đến lãng phí này là:
- Trong dây truyền sản xuất, sản phẩm của công đoạn trước không tới.
- Máy móc phát sinh sự cố, buộc phải dừng làm việc.
- Thiếu nguyên liệu, nguyên liệu chưa vận chuyển tới.
- Dư thừa nhận viên dẫn đến có người không có việc làm.
>> Xem thêm lý do tạo sao khi xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ tư vấn: https://bit.ly/2xn9q37
2. Nguyên nhân gây ra lãng phí chờ đợi
Có rất nhiều nguyên nhân tiềm ẩn trong nơi làm việc dẫn đến chờ đợi không cần thiết. Tuy nhiên những nguyên nhân chính bao gồm:
Sự bất đồng trong sản xuất:
Sự bất đồng sản xuất có thể do tốc độ không đồng đều, sự tắc nghẽn của các công đoạn. Điều độ trong sản xuất kém, giữa các công đoạn không có sự cân bằng. Hay có thể do sự chênh lệch về chất lượng của các công đoạn.
Bảo dưỡng máy móc, thiết bị:
Ở nhiều doanh nghiệp, máy móc thiết bị không được bảo hành định kì, chỉ khi xảy ra sự cố, hư hỏng mới bắt đầu sử lý. Điều này dẫn đến những lãng phí chờ đợi như trong thời gian sửa máy, công nhân không thể tiếp tục sản xuất và ngày bình thường bộ phận kĩ thuật cũng không có quá nhiều việc để làm.
Sản xuất theo lô lớn:
Khi sản xuất cùng lúc lượng hàng quá lớn mà không có sự điều phối hợp lý dễ dẫn đến công đoạn sau chờ công đoạn trước lâu hoặc thời gian chuyển đổi giữa các lô hàng lớn.
Bố trí mặt bằng không hợp lý:
Việc bố trí mặt bằng ảnh hưởng rất nhiều đến việc nâng cao khả năng cải thiện hiệu suất máy móc. Nếu bố trí không hợp lý thì thời gian làm việc tạo ra giá trị gia tăng không cao, thời gian chờ tăng cao, thời gian thiết bị, máy móc chạy tải nhiều.
Người lao động:
Trong một số trường hợp, nguyên nhân chính đến từ người lao động. Có một số trường hợp công nhân viên thực hiện một thao tác nào đó nhưng cố tình làm chậm, không làm và tăng thời gian chờ vì mục đích cá nhân.
Đây là nguyên nhân nguy hiểm nhất và cần ban quản lý xử lý nhanh chóng nếu phát hiện và cần có biện pháp ngăn chặn.
3. Hậu quả của lãng phí chờ đợi
Các lãng phí do chờ đợi là rất lớn đối với doanh nghiệp. Trong khi họ vẫn cần trả lương cho người lao động để duy trì lực lượng sản xuất nhưng lại không tạo ra giá trị gia tăng, do đó không thu về lợi nhuận từ khoản chi phí này. Trong khi đó, máy móc vẫn cần vận hành, dẫn đến việc không hoạt động hết năng xuất. Chi phí khấu hao, chi phí chi trả cho năng lượng vận hành vẫn cần chi trả nhưng không tạo ra lợi nhuận.
Ngoài ra, chờ đợi không cần thiết còn gây ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp, giảm năng xuất hoạt động và chất lượng, làm chậm quá trình sản xuất, kéo dài thời gian của mỗi thao tác.
Chờ đợi trong doanh nghiệp còn gây ra sức ì của công nhân, khi có đơn hàng lớn hay cần hoạt động công xuất cao, người lao động sẽ không thích ứng ngay được mà cần thời gian làm quen.
>> Xem thêm những nguyên nhân lãng phí tồn kho và hậu quả gây ra cho doanh nghiệp và cách loại bỏ.
4. Giải pháp loại bỏ lãng phí chờ đợi
Doanh nghiệp có thể triển khai áp dụng một số phương pháp sau để loại trừ thời gian chờ đợi không cần thiết bằng một vài phương pháp như:
Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian:
Khi áp dụng phương phấp này, nhà quản lý có thể tính toán thời gian hoàn thành chuẩn của mỗi công đoạn, từ đó xác lập kế hoạch kinh doanh hoặc đáp ứng đơn hàng của đối tác, góp phần giảm thời gian khi triển khai đơn hàng.
Bố trí mặt bằng:
Áp dụng phương pháp bố trí mặt bằng kết hợp cùng công cụ cân bằng chuyền để loại bỏ nút thắt trong quá trình sản xuất.
Sử dụng công cụ cân bằng sản xuất (Heijunka):
Cân bằng sản xuất nhắm tới việc phân bổ lưu lượng sản xuất và chủng loại sản phẩm ổn định theo thời gian nhằm giảm thiểu sự biến đổi đột ngột của khối lượng công việc, Khi có bất kì sự thay đổi về lượng nào, nó sẽ lập tức được cân bằng nhằm hạn chế sự thay đổi đột ngột. Công cụ này giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả máy móc, thiết bị tận dụng công xuất cao hơn, giảm thiểu lãng phí chờ đợi không cần thiết.
Áp dụng công cụ kiểm soát:
Sử dụng phương pháp quản lý trực quan giúp việc điều độ sản xuất dễ dàng hơn. Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng phương pháp phòng chống sai lỗi Poka-Yoke để xử lý trường hợp tắc nghẽn về chất lượng ở công đoạn trước.
Lập kế hoạch sản xuất:
Doanh nghiệp cần có phương pháp lập kế hoạch và giám sát phù hợp, bố trí nhân lực, thiết bị phù hợp với từng giai đoạn. Tính toán đúng số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi một công việc.
Phát hiện sớm nguyên nhân, hậu quả của lãng phí chờ đợi sẽ giúp doanh nghiệp xác định được giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp. Từ đó có thể nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất, tạo dựng thương hiệu tốt phục vụ cho quá trình hoạt đông lâu dài.