Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP là khoản phí các doanh nghiệp cần đầu tư nhằm mục đích điều chỉnh, sửa chữa các lỗi trong quá trình vận hành của hệ thống hoặc nâng cấp những tính năng sử dụng, tăng độ bảo mật ERP.
Chí phí bảo trì ERP
Là khoản chi phí bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với sửa lỗi phát sinh phần mềm ERP. Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP nước ngoài phát triển nhưng do một đơn vị khác triển khai thì phần chi phí bảo trì được tách ra làm hai phần bao gồm:
• Chi phí cho bảo trì sản phẩm.
• Chi phí cho bảo trì dịch vụ triển khai.
Tất nhiên lỗi phát sinh xảy ra thuộc bên nào (bên triển khai hay bên doanh nghiệp xây dựng) thì bên đó sẽ khắc phục.
Tùy theo chính sách của nhà cung cấp mà việc tính lỗi sẽ được tính chi phí hay không? Một số doanh nghiệp nước ngoài thường tính phí sửa lỗi tùy một số lỗi nghiêm trọng mà doanh nghiệp sẽ đưa ra bản sửa lỗi miễn phí.
>> Triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp phòng tránh thất thoát và rủi ro trong tổ chức.
Chi phí nâng cấp ERP
Cũng giống như bảo trì việc nâng cấp cũng được tách làm hai phần riêng biệt gồm:
• Phần nâng cấp phần mềm.
• Phần phát sinh mới trong quá trình triển khai.
Phần nâng cấp phần mềm bao gồm cả phần triển khai tại các phòng ban hoặc thêm một quy trình mới. Vấn đề này hay xảy ra khi doanh nghiệp thiết kế ERP và nhà triển khai ERP là hai đơn vị hoàn toàn độc lập với nhau. Vì vậy doanh nghiệp khi đưa ra yêu cầu mới cần phải xác định rõ nó thuộc đối tượng xử lý nào.
Thông thường đối với trường hợp nâng cấp phiên bản mới, chi phí doanh nghiệp bỏ ra sẽ gần như tương đương với chi phí mua mới phần mềm, tùy vào chính sách của nhà cung cấp. Nếu các báo cáo đó thuộc nhóm báo cáo chuẩn của ERP mà phiên bản sau đã có, còn thời điểm doanh nghiệp triển khai thì chưa có, họ sẽ yêu cầu cung cấp thêm.
Một số lưu ý
Trước tiên doanh nghiệp cần phải chú ý tới phần sửa lỗi không bao gồm lỗi phát sinh do việc người nhập liệu gây ra. Các giải pháp ERP đều có chức năng không duyệt của những cấp có thẩm quyền hoặc chức năng thực hiện đổi các bút toán đã được phê duyệt nếu làm sai. Người sử dụng nên dùng tính năng này thay thế cho việc thông báo lỗi và đưa ra các yêu cầu sửa lỗi ở trên.
Việc tìm ra nguyên nhân lỗi sẽ do đơn vị bên bảo hành thực hiện. Nếu lỗi phát sinh do phần mềm hệ điều hành, virus, cơ sở dữ liệu… thông thường thì bên đơn vị bảo hành hệ thống sẽ không chịu trách nhiệm. Tuy vậy doanh nghiệp sẽ ràng buộc với bên đơn vị bảo hành bằng cách yêu cầu phối hợp với đơn vị thứ ba để tiến hành giải quyết các lỗi trên.
Có hai hình thức hỗ trợ bao gồm: hỗ trợ từ xa và hỗ trợ tại chỗ. Phần lớn các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đều cung cấp các dịch vụ hỗ trợ từ xa thông qua website hoặc điện thoại. Hình thức này rất phổ biến trên thế giới. Trường hợp các đơn vị không thể khắc phục được lỗi từ xa thì buộc phải lựa chọn khắc phục lỗi tại chỗ.
>> Đừng bỏ lỡ phương pháp xây dựng giải pháp ERP hiệu quả nhất hiện nay: http://bit.ly/gperp19
Muốn duy trì mức độ hiệu quả cũng như tận dụng được hết khả năng của ERP thì doanh nghiệp cần phải đầu tư vào chi phí bảo trì và nâng cấp. Thường xuyên có kế hoạch thực hiện nhiệm vụ này giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tìm hiểu và triển khai giải pháp ERP, hãy liên hệ ngay với LAVAN tại Lavan.com.vn. Chúng tôi sẽ tư vấn giải đáp miễn phí thắc mắc của bạn!
Chí phí bảo trì ERP
Là khoản chi phí bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với sửa lỗi phát sinh phần mềm ERP. Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP nước ngoài phát triển nhưng do một đơn vị khác triển khai thì phần chi phí bảo trì được tách ra làm hai phần bao gồm:
• Chi phí cho bảo trì sản phẩm.
• Chi phí cho bảo trì dịch vụ triển khai.
Tất nhiên lỗi phát sinh xảy ra thuộc bên nào (bên triển khai hay bên doanh nghiệp xây dựng) thì bên đó sẽ khắc phục.
Tùy theo chính sách của nhà cung cấp mà việc tính lỗi sẽ được tính chi phí hay không? Một số doanh nghiệp nước ngoài thường tính phí sửa lỗi tùy một số lỗi nghiêm trọng mà doanh nghiệp sẽ đưa ra bản sửa lỗi miễn phí.
>> Triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp phòng tránh thất thoát và rủi ro trong tổ chức.
Chi phí nâng cấp ERP
Cũng giống như bảo trì việc nâng cấp cũng được tách làm hai phần riêng biệt gồm:
• Phần nâng cấp phần mềm.
• Phần phát sinh mới trong quá trình triển khai.
Phần nâng cấp phần mềm bao gồm cả phần triển khai tại các phòng ban hoặc thêm một quy trình mới. Vấn đề này hay xảy ra khi doanh nghiệp thiết kế ERP và nhà triển khai ERP là hai đơn vị hoàn toàn độc lập với nhau. Vì vậy doanh nghiệp khi đưa ra yêu cầu mới cần phải xác định rõ nó thuộc đối tượng xử lý nào.
Thông thường đối với trường hợp nâng cấp phiên bản mới, chi phí doanh nghiệp bỏ ra sẽ gần như tương đương với chi phí mua mới phần mềm, tùy vào chính sách của nhà cung cấp. Nếu các báo cáo đó thuộc nhóm báo cáo chuẩn của ERP mà phiên bản sau đã có, còn thời điểm doanh nghiệp triển khai thì chưa có, họ sẽ yêu cầu cung cấp thêm.
Một số lưu ý
Trước tiên doanh nghiệp cần phải chú ý tới phần sửa lỗi không bao gồm lỗi phát sinh do việc người nhập liệu gây ra. Các giải pháp ERP đều có chức năng không duyệt của những cấp có thẩm quyền hoặc chức năng thực hiện đổi các bút toán đã được phê duyệt nếu làm sai. Người sử dụng nên dùng tính năng này thay thế cho việc thông báo lỗi và đưa ra các yêu cầu sửa lỗi ở trên.
Việc tìm ra nguyên nhân lỗi sẽ do đơn vị bên bảo hành thực hiện. Nếu lỗi phát sinh do phần mềm hệ điều hành, virus, cơ sở dữ liệu… thông thường thì bên đơn vị bảo hành hệ thống sẽ không chịu trách nhiệm. Tuy vậy doanh nghiệp sẽ ràng buộc với bên đơn vị bảo hành bằng cách yêu cầu phối hợp với đơn vị thứ ba để tiến hành giải quyết các lỗi trên.
Có hai hình thức hỗ trợ bao gồm: hỗ trợ từ xa và hỗ trợ tại chỗ. Phần lớn các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đều cung cấp các dịch vụ hỗ trợ từ xa thông qua website hoặc điện thoại. Hình thức này rất phổ biến trên thế giới. Trường hợp các đơn vị không thể khắc phục được lỗi từ xa thì buộc phải lựa chọn khắc phục lỗi tại chỗ.
>> Đừng bỏ lỡ phương pháp xây dựng giải pháp ERP hiệu quả nhất hiện nay: http://bit.ly/gperp19
Muốn duy trì mức độ hiệu quả cũng như tận dụng được hết khả năng của ERP thì doanh nghiệp cần phải đầu tư vào chi phí bảo trì và nâng cấp. Thường xuyên có kế hoạch thực hiện nhiệm vụ này giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tìm hiểu và triển khai giải pháp ERP, hãy liên hệ ngay với LAVAN tại Lavan.com.vn. Chúng tôi sẽ tư vấn giải đáp miễn phí thắc mắc của bạn!