Toàn quốc Doanh nghiệp thường gặp những sai lầm nào trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử

Bài viết dưới đây sẽ đưa ra 3 sai lầm mà rất nhiều doanh nghiệp đã và đang gặp phải trong quá trình triển khai giải pháp hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp mời các bạn cùng tham khảo.

1. Không nắm rõ ràng và đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử

Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử luôn bám sát các văn bản Pháp luật của Chính phủ, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên và nắm vững các quy định.

Các văn bản Pháp luật về hóa đơn điện tử là căn cứ pháp lý và hướng dẫn để mỗi doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không nắm vững các quy định thì có thể gặp các rủi ro khôn lường:

• Doanh nghiệp thực hiện sai quy định, gặp các vấn đề, rắc rối về mặt pháp lý, có thể bị phạt cảnh cáo hoặc các hình thức phạt khác nặng hơn, gây tổn thất về kinh tế, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
• Việc không cập nhật quy định kịp thời khiến doanh nghiệp chậm trễ trong quá trình chuyển đổi.
• Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra không hiệu quả do không nắm được các hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

Để quá trình áp dụng hóa đơn điện tử đúng quy định và nhanh chóng, hiệu quả, doanh nghiệp cần bám sát các Nghị định, Thông tư dưới đây:

• Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018. Trong đó, các nội dung về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quy định cụ thể.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp thực hiện một số nội dung trong Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử trong cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

• Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn doanh nghiệp khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Cơ sở hạ tầng không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp
Cơ sở hạ tầng là toàn bộ những điều kiện vật chất để phục vụ cho triển khai của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một điều kiện hạ tầng hoàn toàn khác nhau. Khâu phân tích, đánh giá cơ sở hạ tầng là vô cùng quan trọng để cân đối với nhu cầu của doanh nghiệp.
Trong quá trình triển khai, vì nhiều đơn vị đánh giá sai về quy mô của cơ sở hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp dẫn tới những thất bại trong áp dụng hóa đơn điện tử:

• Phần mềm không đáp ứng đủ các nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng trong quy trình khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp không có đủ điều kiện hạ tầng để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm: điều kiện về mạng Internet, hệ thống máy móc, thiết bị điện tử, hệ thống trung tâm để lưu trữ lượng lớn cơ sở dữ liệu trong thời gian dài.
• Phần mềm không tương thích với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,... nên không thể tạo thành một hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu không được cập nhật, gây nhiều bất tiện cho doanh nghiệp.

3. Xem nhẹ vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu
Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính - Kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn khá thờ ơ với vấn đề này.
Hậu quả của việc xem nhẹ vấn đề bảo mật dữ liệu rất khó lường, có thể gây tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp:

• Bị đối thủ hoặc các đối tượng xấu xâm nhập và đánh cắp nhiều thông tin của doanh nghiệp, bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin liên quan đến quá trình Tài chính - Kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Đây là vấn đề rất đáng lo ngại, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ doanh nghiệp.

• Không có biện pháp dự phòng, khắc phục và xử lý sự cố nên khi mất dữ liệu, không thể khôi phục lại dữ liệu hoặc nếu có khôi phục được cũng tốn kém rất nhiều chi phí và thời gian, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty.
• Việc xem nhẹ bảo mật dẫn tới tình trạng hóa đơn không đảm bảo được sự minh bạch, dễ bị sửa dữ liệu hoặc hủy hóa đơn mà doanh nghiệp không thể kiểm soát.
• Tình trạng gian lận, khai khống hoặc làm giả hóa đơn cũng có thể xảy ra nếu hệ thống hóa đơn điện tử không bảo mật cao, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Do vậy, an toàn bảo mật là vấn đề then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Việc xem thường bảo mật dữ liệu là sai lầm nghiêm trọng và dễ dẫn tới những hậu quả khó đo đếm được.