Email duyệt chi phí = dễ sửa/ xóa
Đối với các SME hiện nay, việc phê duyệt các vấn đề nội bộ như duyệt chi phí, mua hàng, vẫn thường được thực hiện qua email. Mỗi khi nhân viên gửi mail yêu cầu duyệt, sếp chỉ cần “Reply: OK” là xem như xong. Cách làm này nhanh và tiện nhưng thực tế, email không phải là công cụ được thiết kế để lưu trữ và xác nhận các quyết định nội bộ. Những rủi ro có thể xảy ra như:
- Dễ bị chỉnh sửa hoặc xóa
- Thiếu tính chính thức
- Khó truy xuất như báo cáo
- Ảnh hưởng uy tín và tính minh bạch
⇒ Vì vậy, đã đến lúc doanh nghiệp nên chuyển sang Phê duyệt điện tử giúp quy trình phê duyệt nội bộ trở nên minh bạch, nhanh chóng và an toàn.
Khi phê duyệt được thực hiện trên phần mềm:
- Không thể chỉnh sửa/ xóa: Với mỗi phê duyệt đã gửi đi, không thể chỉnh sửa hoặc xóa mà chỉ có thể tạo yêu cầu mới.
- Mỗi thao tác đều được ghi nhận rõ ràng: Người viết - Người phê duyệt - Người tham khảo - Thời gian - Nội dung
- Cập nhật hoạt động và Lịch sử thay đổi: Cập nhật từng trạng thái theo thời gian thực như: Ai duyệt ngày nào/ mấy giờ với trạng thái Chấp nhận - Từ chối - Trì hoãn, hoặc nếu dòng phê duyệt bị thay đổi (Người duyệt chuyển cho người khác duyệt) cũng được ghi lại.
- Tính chính thức cao: Với mỗi phê duyệt hoàn thành có thể được lưu trữ chính thức có giá trị lưu hành nội bộ.
- Thông tin minh bạch và rõ ràng: Dữ liệu được lưu trữ tập trung ngay tại menu Phê duyệt, không thể chỉnh sửa tùy tiện, đảm bảo tính “chính thức”.
=> Doanh nghiệp của bạn có còn phê duyệt nội bộ thông qua email nữa không? Hãy tìm nhà cung cấp phần mềm có tích hợp tính năng Phê duyệt điện tử để thay thế dần cách duyệt bằng email nhé.
Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro mà còn xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, chuẩn hóa và đáng tin cậy hơn.
Công ty TNHH Hanbiro Việt Nam
1800 6346
vina@hanbiro.com
Đối với các SME hiện nay, việc phê duyệt các vấn đề nội bộ như duyệt chi phí, mua hàng, vẫn thường được thực hiện qua email. Mỗi khi nhân viên gửi mail yêu cầu duyệt, sếp chỉ cần “Reply: OK” là xem như xong. Cách làm này nhanh và tiện nhưng thực tế, email không phải là công cụ được thiết kế để lưu trữ và xác nhận các quyết định nội bộ. Những rủi ro có thể xảy ra như:
- Dễ bị chỉnh sửa hoặc xóa
- Thiếu tính chính thức
- Khó truy xuất như báo cáo
- Ảnh hưởng uy tín và tính minh bạch
⇒ Vì vậy, đã đến lúc doanh nghiệp nên chuyển sang Phê duyệt điện tử giúp quy trình phê duyệt nội bộ trở nên minh bạch, nhanh chóng và an toàn.
Khi phê duyệt được thực hiện trên phần mềm:
- Không thể chỉnh sửa/ xóa: Với mỗi phê duyệt đã gửi đi, không thể chỉnh sửa hoặc xóa mà chỉ có thể tạo yêu cầu mới.
- Mỗi thao tác đều được ghi nhận rõ ràng: Người viết - Người phê duyệt - Người tham khảo - Thời gian - Nội dung
- Cập nhật hoạt động và Lịch sử thay đổi: Cập nhật từng trạng thái theo thời gian thực như: Ai duyệt ngày nào/ mấy giờ với trạng thái Chấp nhận - Từ chối - Trì hoãn, hoặc nếu dòng phê duyệt bị thay đổi (Người duyệt chuyển cho người khác duyệt) cũng được ghi lại.
- Tính chính thức cao: Với mỗi phê duyệt hoàn thành có thể được lưu trữ chính thức có giá trị lưu hành nội bộ.
- Thông tin minh bạch và rõ ràng: Dữ liệu được lưu trữ tập trung ngay tại menu Phê duyệt, không thể chỉnh sửa tùy tiện, đảm bảo tính “chính thức”.
=> Doanh nghiệp của bạn có còn phê duyệt nội bộ thông qua email nữa không? Hãy tìm nhà cung cấp phần mềm có tích hợp tính năng Phê duyệt điện tử để thay thế dần cách duyệt bằng email nhé.
Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro mà còn xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, chuẩn hóa và đáng tin cậy hơn.
Công ty TNHH Hanbiro Việt Nam
1800 6346
vina@hanbiro.com