- Tham gia
- 13/11/24
- Bài viết
- 404
- Thích
- 1
- Điểm
- 18
Một ngày làm việc tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ bạn đã trải qua những gì:
- Em gửi lại anh File báo giá tuần trước giúp anh nhé!
- Dạ mà File đó em gửi trong nhóm chat rồi mà anh!?
- Vậy hả, Em gửi trong nhóm nào ấy nhỉ? Nhắn lâu quá rồi, anh tìm hoài không thấy!”
Bạn thấy quen không?
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng các ứng dụng nhắn tin cá nhân để trao đổi và chia sẻ tài liệu công việc hằng ngày. Ban đầu, cách làm này có vẻ tiện lợi, nhanh chóng. Tuy nhiên, khi đến thời điểm cần tổng hợp lại dữ liệu để lập báo cáo tuần, tháng hoặc năm, việc tìm kiếm lại các tài liệu cũ trở nên vô cùng tốn thời gian
Chưa kể, một số ứng dụng còn giới hạn thời gian lưu trữ file, khiến cho nhiều tài liệu quan trọng có nguy cơ bị mất vĩnh viễn nếu không được sao lưu kịp thời
❗ Khi không có công cụ quản lý tài liệu tập trung, bạn sẽ đối mặt với:
- Dữ liệu bị phân tán ở khắp nơi: Nhóm chat, tin nhắn riêng, Email,...
- Không biết ai đang là người lưu giữ bản cuối cùng
- Tên File không rõ ràng, khó tra cứu
- Tốn khá nhiều thời gian tìm kiếm, dễ bỏ sót những thông tin quan trọng
- Rủi ro mất dữ liệu nếu nhân sự nghỉ việc hoặc đổi thiết bị
💡 Vậy doanh nghiệp nên làm gì?
✅ Thiết lập không gian lưu trữ tập trung cho tất cả tài liệu có phân quyền rõ ràng, cập nhật theo thời gian thực.
✅ Đưa ra quy tắc đặt tên File thống nhất theo từng Phòng ban, nội dung và ngày tháng
✅ Tổ chức thư mục khoa học, dễ tìm, dễ chia sẻ.
✅ Xây dựng quy trình chia sẻ tài liệu: Không gửi file qua chat, chỉ gửi đường dẫn đến kho lưu trữ dùng chung.
✅ Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống lưu trữ đúng cách ngay từ đầu.
📌 Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu từ những phần mềm đắt tiền.
Hãy bắt đầu từ chính cách quản lý và lưu trữ tài liệu – đó là nền tảng để vận hành hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm thời gian cho toàn bộ doanh nghiệp.
👉 Doanh nghiệp của bạn đã có "Tủ hồ sơ điện tử" chưa?
Hay vẫn đang tìm file trong mớ tin nhắn cũ mỗi ngày?
#ChuyểnĐổiSố #SME #QuảnLýTàiLiệu
Để tìm hiểu thêm về phần mềm và nhận ưu đãi trải nghiệm dịch vụ miễn phí, hãy liên hệ với Hanbiro ngay hôm nay:
Thông tin liên hệ: hanbiro.vn/lien-he
Hotline: 18006346
Email: vina@hanbiro.com
- Em gửi lại anh File báo giá tuần trước giúp anh nhé!
- Dạ mà File đó em gửi trong nhóm chat rồi mà anh!?
- Vậy hả, Em gửi trong nhóm nào ấy nhỉ? Nhắn lâu quá rồi, anh tìm hoài không thấy!”
Bạn thấy quen không?
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng các ứng dụng nhắn tin cá nhân để trao đổi và chia sẻ tài liệu công việc hằng ngày. Ban đầu, cách làm này có vẻ tiện lợi, nhanh chóng. Tuy nhiên, khi đến thời điểm cần tổng hợp lại dữ liệu để lập báo cáo tuần, tháng hoặc năm, việc tìm kiếm lại các tài liệu cũ trở nên vô cùng tốn thời gian
Chưa kể, một số ứng dụng còn giới hạn thời gian lưu trữ file, khiến cho nhiều tài liệu quan trọng có nguy cơ bị mất vĩnh viễn nếu không được sao lưu kịp thời
❗ Khi không có công cụ quản lý tài liệu tập trung, bạn sẽ đối mặt với:
- Dữ liệu bị phân tán ở khắp nơi: Nhóm chat, tin nhắn riêng, Email,...
- Không biết ai đang là người lưu giữ bản cuối cùng
- Tên File không rõ ràng, khó tra cứu
- Tốn khá nhiều thời gian tìm kiếm, dễ bỏ sót những thông tin quan trọng
- Rủi ro mất dữ liệu nếu nhân sự nghỉ việc hoặc đổi thiết bị
💡 Vậy doanh nghiệp nên làm gì?
✅ Thiết lập không gian lưu trữ tập trung cho tất cả tài liệu có phân quyền rõ ràng, cập nhật theo thời gian thực.
✅ Đưa ra quy tắc đặt tên File thống nhất theo từng Phòng ban, nội dung và ngày tháng
✅ Tổ chức thư mục khoa học, dễ tìm, dễ chia sẻ.
✅ Xây dựng quy trình chia sẻ tài liệu: Không gửi file qua chat, chỉ gửi đường dẫn đến kho lưu trữ dùng chung.
✅ Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống lưu trữ đúng cách ngay từ đầu.
📌 Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu từ những phần mềm đắt tiền.
Hãy bắt đầu từ chính cách quản lý và lưu trữ tài liệu – đó là nền tảng để vận hành hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm thời gian cho toàn bộ doanh nghiệp.
👉 Doanh nghiệp của bạn đã có "Tủ hồ sơ điện tử" chưa?
Hay vẫn đang tìm file trong mớ tin nhắn cũ mỗi ngày?
#ChuyểnĐổiSố #SME #QuảnLýTàiLiệu
Để tìm hiểu thêm về phần mềm và nhận ưu đãi trải nghiệm dịch vụ miễn phí, hãy liên hệ với Hanbiro ngay hôm nay:
Thông tin liên hệ: hanbiro.vn/lien-he
Hotline: 18006346
Email: vina@hanbiro.com