Bài viết đề cập đến những sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp mắc phải khi ứng dụng hệ thống ERP, cũng như đề xuất cách để các tổ chức có thể phòng tránh và sẵn sàng ứng phó, tùy biến linh hoạt, tạo ra giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Truyền đạt thông tin không đều đặn
Để tránh vấn đề này, hãy lập kế hoạch truyền thông cho mọi giai đoạn trong dự án. Hãy gom nhóm những người từ nhiều bộ phận khác nhau mà giỏi truyền thông, làm việc tốt với nhau và có tác động trong các lĩnh vực kinh doanh bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi giải pháp mới. Bảo đảm là họ được cập nhật đầy đủ về tiến độ dự án.
Triển khai hệ thống một lần
Triển khai hệ thống một lần là mô hình triển khai truyền thống và không đem lại hiệu quả cao. Các hệ thống ERP thường phức tạp và không thể xác định được tất cả các yêu cầu triển khai, huấn luyện người dùng… Thay vì triển khai một lần, một cách tiếp cận chắc chắn hơn cần được thực hiện, việc triển khai được thực hiện thành các bước nhỏ có sự tham gia của người dùng cuối ở mỗi bước để xác định các yêu cầ, trải nghiệm, phát hiện sai sót và lặp lại.
Không thu thập yêu cầu kỹ lưỡng
ERP có thể hiện đại hóa, tự động hóa các quy trình kinh doanh hiện tại của các doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể sử dụng ERP hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải dành nhiều thời gian và công sức để thu thập kỹ lượng các yêu cầu để phân tích những quy trình đó. ERP khi được triển khai sẽ giúp cho doanh nghiệp có cơ hội cải thiện lại nhận diện hay thiết kế lại quy trình kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp không thể nhận ra được những vấn đề trong hệ thống phần mềm và điều chỉnh những quy trình quan trọng trước khi bắt đầu chuyển sang giải pháp mới. Các vấn đề kinh doanh cần phải được phát hiện và đưa ra giải pháp ngay để tiến hành các điều chỉnh cần thiết trên các quy trình lỗi thời, thiếu hiệu quả.
Không cân nhắc kỹ giữa on-promise và đám mây
Trước khi quyết định giữa giải pháp ERP on-promise (phần mềm cài riêng) và đám mây, doanh nghiệp nên đánh giá một vài yếu tố.
Ví dụ, việc triển khai đám mây đòi hỏi phải có kết nối internet, thanh toán kiểu trả phí và đi cùng một số lợi ích như phục vụ nhân viên. Mặt khác, triển khai on-promise đòi hỏi nhân viên IT chuyên tâm, máy chủ cập nhật liên tục và phần cứng tự quản, và phí đầu tư ban đầu cao, chỉ phù hợp cho ai muốn chạy phần mềm trên máy chủ riêng của mình.
Với việc SaaS (software-as-a-service) ngày càng trở thành nền tảng thống trị việc triển khai ERP cho doanh nghiệp, SaaS giống như giải pháp tuyệt vời cho các tổ chức từng trải qua các cuộc triển khai khó khăn hoặc gặp trục trặc khi hỗ trợ các chương trình đầu tư ERP trước đó của mình.
Mặc dù SaaS cung cấp nhiều lợi ích, các khách hàng cần hiểu những thách thức mà nó mang lại.
Giải pháp SaaS không thể chỉnh sửa, người dùng thường bị thúc phải điều chỉnh các quy trình kinh doanh cho phù hợp với phần mềm.
Những thay đổi của quy trình này thường tác động vào sự tích hợp với các hệ thống hiện tại, dẫn đến các phát sinh khác trong quản lý sự thay đổi của tổ chức (OCM - organization change management).
Bên cạnh đó, những tổ chức với các yêu cầu chức năng riêng biệt hay đặc thù ngành sẽ cần một cấu trúc và cách tiếp cận để giải quyết mà hệ thống mới không cung cấp.
Không lập ngân sách hợp lý cho đội ngũ nhân viên công nghệ
Đội ngũ nhân viên công nghệ là lực lượng triển khai và hỗ trợ đưa ERP đi vào hoạt động. Chính vì vậy, ngân sách cho đội ngũ công nghệ cần được lập ra một cách hợp lý. Thường các giám đốc sẽ đánh giá thấp chi phí liên quan đến triển khai như chi phí bảo trì và các chi phí khác tùy vào mức độ năng lực cần thiết để giúp dự án thành công. Hầu hết các doanh nghiệp thường cố gắng cắt giảm chi phí nhất có thể dẫ đến sự thất bại trong quá trình triển khai. Việc lên ngân sách hợp lý là vô cùng quan trọng để tránh phát sinh ra nhiều vấn đề không đáng có.
Bị rối bởi các tính năng
Tính năng quan trọng đấy, nhưng không phải là tất cả. Nhiều khi một tổ chức lựa chọn ERP với ma trận tính năng dài bất tận.
Thay vì thế, các doanh nghiệp nên xem xét lịch sử thành công của giải pháp, các chỉnh sửa, khả năng linh hoạt và tích hợp, cũng như dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bên cạnh việc giải pháp giải quyết các yêu cầu của tổ chức ra sao.
Không có kế hoạch bảo trì
Triển khai hệ thống ERP tốn thời gian, nhưng công việc rất khó dừng lại khi hệ thống đã vào guồng. Doanh nghiệp nên triển khai chiến lược bảo trì nhằm đảm bảo các nhân viên tiếp tục thực hiện các việc cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống ERP đều đặn giúp nó không lỗi thời.
Nắm rõ những sai lầm và cách phòng tránh khi triển khai ERP sẽ giúp cho hệ thống luôn vận hành trôi chảy và mang lại những lợi ích to lớn trong doanh nghiệp. Hãy hạn chế những lỗi nhỏ nhất, đảm bảo quy trình vận hành trơn tru để những đầu tư cho ERP không trở thành phí phạm. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn về ERP và các giải pháp quản trị, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với lavan.com.vn để được hỗ trợ nhanh nhất bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm.
Truyền đạt thông tin không đều đặn
Để tránh vấn đề này, hãy lập kế hoạch truyền thông cho mọi giai đoạn trong dự án. Hãy gom nhóm những người từ nhiều bộ phận khác nhau mà giỏi truyền thông, làm việc tốt với nhau và có tác động trong các lĩnh vực kinh doanh bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi giải pháp mới. Bảo đảm là họ được cập nhật đầy đủ về tiến độ dự án.
Triển khai hệ thống một lần
Triển khai hệ thống một lần là mô hình triển khai truyền thống và không đem lại hiệu quả cao. Các hệ thống ERP thường phức tạp và không thể xác định được tất cả các yêu cầu triển khai, huấn luyện người dùng… Thay vì triển khai một lần, một cách tiếp cận chắc chắn hơn cần được thực hiện, việc triển khai được thực hiện thành các bước nhỏ có sự tham gia của người dùng cuối ở mỗi bước để xác định các yêu cầ, trải nghiệm, phát hiện sai sót và lặp lại.
Không thu thập yêu cầu kỹ lưỡng
ERP có thể hiện đại hóa, tự động hóa các quy trình kinh doanh hiện tại của các doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể sử dụng ERP hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải dành nhiều thời gian và công sức để thu thập kỹ lượng các yêu cầu để phân tích những quy trình đó. ERP khi được triển khai sẽ giúp cho doanh nghiệp có cơ hội cải thiện lại nhận diện hay thiết kế lại quy trình kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp không thể nhận ra được những vấn đề trong hệ thống phần mềm và điều chỉnh những quy trình quan trọng trước khi bắt đầu chuyển sang giải pháp mới. Các vấn đề kinh doanh cần phải được phát hiện và đưa ra giải pháp ngay để tiến hành các điều chỉnh cần thiết trên các quy trình lỗi thời, thiếu hiệu quả.
Không cân nhắc kỹ giữa on-promise và đám mây
Trước khi quyết định giữa giải pháp ERP on-promise (phần mềm cài riêng) và đám mây, doanh nghiệp nên đánh giá một vài yếu tố.
Ví dụ, việc triển khai đám mây đòi hỏi phải có kết nối internet, thanh toán kiểu trả phí và đi cùng một số lợi ích như phục vụ nhân viên. Mặt khác, triển khai on-promise đòi hỏi nhân viên IT chuyên tâm, máy chủ cập nhật liên tục và phần cứng tự quản, và phí đầu tư ban đầu cao, chỉ phù hợp cho ai muốn chạy phần mềm trên máy chủ riêng của mình.
Với việc SaaS (software-as-a-service) ngày càng trở thành nền tảng thống trị việc triển khai ERP cho doanh nghiệp, SaaS giống như giải pháp tuyệt vời cho các tổ chức từng trải qua các cuộc triển khai khó khăn hoặc gặp trục trặc khi hỗ trợ các chương trình đầu tư ERP trước đó của mình.
Mặc dù SaaS cung cấp nhiều lợi ích, các khách hàng cần hiểu những thách thức mà nó mang lại.
Giải pháp SaaS không thể chỉnh sửa, người dùng thường bị thúc phải điều chỉnh các quy trình kinh doanh cho phù hợp với phần mềm.
Những thay đổi của quy trình này thường tác động vào sự tích hợp với các hệ thống hiện tại, dẫn đến các phát sinh khác trong quản lý sự thay đổi của tổ chức (OCM - organization change management).
Bên cạnh đó, những tổ chức với các yêu cầu chức năng riêng biệt hay đặc thù ngành sẽ cần một cấu trúc và cách tiếp cận để giải quyết mà hệ thống mới không cung cấp.
Không lập ngân sách hợp lý cho đội ngũ nhân viên công nghệ
Đội ngũ nhân viên công nghệ là lực lượng triển khai và hỗ trợ đưa ERP đi vào hoạt động. Chính vì vậy, ngân sách cho đội ngũ công nghệ cần được lập ra một cách hợp lý. Thường các giám đốc sẽ đánh giá thấp chi phí liên quan đến triển khai như chi phí bảo trì và các chi phí khác tùy vào mức độ năng lực cần thiết để giúp dự án thành công. Hầu hết các doanh nghiệp thường cố gắng cắt giảm chi phí nhất có thể dẫ đến sự thất bại trong quá trình triển khai. Việc lên ngân sách hợp lý là vô cùng quan trọng để tránh phát sinh ra nhiều vấn đề không đáng có.
Bị rối bởi các tính năng
Tính năng quan trọng đấy, nhưng không phải là tất cả. Nhiều khi một tổ chức lựa chọn ERP với ma trận tính năng dài bất tận.
Thay vì thế, các doanh nghiệp nên xem xét lịch sử thành công của giải pháp, các chỉnh sửa, khả năng linh hoạt và tích hợp, cũng như dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bên cạnh việc giải pháp giải quyết các yêu cầu của tổ chức ra sao.
Không có kế hoạch bảo trì
Triển khai hệ thống ERP tốn thời gian, nhưng công việc rất khó dừng lại khi hệ thống đã vào guồng. Doanh nghiệp nên triển khai chiến lược bảo trì nhằm đảm bảo các nhân viên tiếp tục thực hiện các việc cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống ERP đều đặn giúp nó không lỗi thời.
Nắm rõ những sai lầm và cách phòng tránh khi triển khai ERP sẽ giúp cho hệ thống luôn vận hành trôi chảy và mang lại những lợi ích to lớn trong doanh nghiệp. Hãy hạn chế những lỗi nhỏ nhất, đảm bảo quy trình vận hành trơn tru để những đầu tư cho ERP không trở thành phí phạm. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn về ERP và các giải pháp quản trị, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với lavan.com.vn để được hỗ trợ nhanh nhất bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm.