Việc lập và lưu trữ hồ sơ nhân sự thường bị xem nhẹ, nhưng đây lại là khâu quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình quản lý nhân viên. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết hồ sơ nhân sự cần những gì và bí quyết để quản lý tối ưu.
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các thông tin, tài liệu liên quan đến nhân viên trong một tổ chức, được biên soạn và quản lý theo những quy tắc nhất định, hỗ trợ cho việc quản trị các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Hồ sơ nhân sự bao gồm thông tin cần thiết cho cả người sử dụng lao động và người lao động, phục vụ cho việc tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, thăng chức, tính lương – thưởng và chế độ phúc lợi.
Thông thường, một hồ sơ nhân sự hoàn chỉnh sẽ bao gồm sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm, lịch sử công tác, bảng lương – thưởng, lịch nghỉ phép cùng các giấy tờ liên quan khác của nhân viên.
Hồ sơ nhân sự cần những gì?
Một bộ hồ sơ nhân sự chuẩn cần phải có những giấy tờ bắt buộc sau:
Hồ sơ gốc (do người lao động cung cấp)
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch
- Bản sao Căn cước công dân/CMND
- Bản sao Sổ hộ khẩu (hoặc Giấy xác nhận cư trú)
- Bản sao Văn bằng, Chứng chỉ
- Giấy khám sức khỏe
- Quyết định nghỉ việc (tại công ty cũ)
- Giấy tờ liên quan đến việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển của người lao động.
Hồ sơ nhân sự do doanh nghiệp quản lý và lưu trữ:
- Hợp đồng Lao động
- Hợp đồng thử việc hoặc phụ lục hợp đồng lao động
- Quyết định tuyển dụng
- Hồ sơ Bảo hiểm xã hội (BHXH/BHYT/BHTN)
- Bảng lương/Phiếu lương
- Quyết định bổ nhiệm/Điều chuyển
- Quyết định Tăng lương (hoặc Phụ lục HĐLĐ)
- Quyết định Khen thưởng/Kỷ luật
- Quyết định Thôi việc/Thanh lý Hợp đồng
Ngoài những giấy tờ bắt buộc theo quy định kể trên, hồ sơ nhân sự còn cần bổ sung thêm các tài liệu phục vụ cho quá trình quản lý người lao động. Các loại hồ sơ này thường được chia thành 3 giai đoạn làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
Quy định về hồ sơ nhân sự mới nhất theo pháp luật
Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về việc một bộ hồ sơ nhân sự cần những gì. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn bắt buộc phải lập và lưu trữ Sổ quản lý lao động, trong đó các thông tin được tổng hợp và cập nhật dựa trên hồ sơ nhân sự của từng nhân viên.
Các quy định pháp lý liên quan được nêu rõ trong Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết về việc quản lý hồ sơ, lưu trữ và cập nhật thông tin người lao động trong doanh nghiệp.
Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn khoa học
Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học và bài bản giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, đồng thời đảm bảo tính bảo mật, tiết kiệm thời gian tra cứu và tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động.
Một hệ thống lưu trữ chặt chẽ không chỉ hỗ trợ kiểm toán dễ dàng mà còn góp phần nâng cao năng lực quản trị tổng thể.
Dưới đây là ba bước xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
4.1. Phân loại hồ sơ nhân sự theo tiêu chí rõ ràng
Phân loại là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự. Việc phân chia cần dựa trên các tiêu chí cụ thể như loại hợp đồng, phòng ban, chức vụ hoặc tình trạng làm việc, nhằm đảm bảo tính logic và dễ dàng tra cứu khi cần.
4.2. Sắp xếp hồ sơ nhân sự hợp lý, dễ tra cứu
Sau khi phân loại, doanh nghiệp cần sắp xếp hồ sơ theo thứ tự khoa học — có thể theo thời gian, mã nhân viên hoặc phòng ban — để tiết kiệm không gian lưu trữ và rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu.
4.3. Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
Doanh nghiệp nên kết hợp giữa lưu trữ vật lý và số hóa hồ sơ nhân sự để vừa đảm bảo tính an toàn, bảo mật, vừa nâng cao khả năng truy xuất nhanh chóng. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự cũng giúp tối ưu quy trình và hạn chế sai sót trong quá trình lưu trữ.
Tối ưu quản lý với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Paradise HR
Trong thời đại số hóa, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng phương pháp thủ công hoặc Excel ngày càng trở nên kém hiệu quả, dễ sai sót và khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Phần mềm Paradise HR ra đời như một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ, giảm tải đáng kể khối lượng công việc hành chính.
Các tính năng nổi bật của Paradise HR trong quản lý hồ sơ nhân sự:
- Lưu trữ thông tin nhân viên tập trung: Quản lý toàn bộ dữ liệu cá nhân, hợp đồng lao động, bằng cấp, bảo hiểm, thuế… trong một hồ sơ điện tử duy nhất, dễ tra cứu và cập nhật.
- Theo dõi hợp đồng và hồ sơ pháp lý: Hệ thống tự động nhắc hạn hợp đồng, lưu toàn bộ lịch sử ký kết, cho phép xuất và in biểu mẫu nhanh chóng.
- Quản lý bảo hiểm và thuế TNCN: Đồng bộ thông tin BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân, phụ cấp và phúc lợi nhân viên, giúp HR theo dõi minh bạch, chính xác.
- Phân quyền và bảo mật dữ liệu: Hỗ trợ phân quyền truy cập theo vai trò, mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin nhân sự.
- Báo cáo và thống kê thông minh: Tạo báo cáo động, biểu đồ trực quan về tình trạng nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm… chỉ trong vài giây, hỗ trợ xuất dữ liệu ra Excel hoặc PDF tiện lợi.
Ngoài ra, Paradise HR cho phép tùy chỉnh linh hoạt các trường thông tin, quy trình phê duyệt và mẫu biểu theo đặc thù ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. Từ công ty vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn, mọi đơn vị đều có thể triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế.
Nhờ ứng dụng Paradise HR, doanh nghiệp có thể tối ưu đến 80% thời gian cho các công việc hành chính, giảm thiểu sai sót và chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự theo quy định pháp luật mới nhất.
PHẦN MỀM NHÂN SỰ PARADISE HR
Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, TP. Hồ CHí Minh
Điện thoại: 0942368979
Website: https://phanmemtinhluong.com/
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các thông tin, tài liệu liên quan đến nhân viên trong một tổ chức, được biên soạn và quản lý theo những quy tắc nhất định, hỗ trợ cho việc quản trị các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Hồ sơ nhân sự bao gồm thông tin cần thiết cho cả người sử dụng lao động và người lao động, phục vụ cho việc tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, thăng chức, tính lương – thưởng và chế độ phúc lợi.
Thông thường, một hồ sơ nhân sự hoàn chỉnh sẽ bao gồm sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm, lịch sử công tác, bảng lương – thưởng, lịch nghỉ phép cùng các giấy tờ liên quan khác của nhân viên.
Hồ sơ nhân sự cần những gì?
Một bộ hồ sơ nhân sự chuẩn cần phải có những giấy tờ bắt buộc sau:
Hồ sơ gốc (do người lao động cung cấp)
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch
- Bản sao Căn cước công dân/CMND
- Bản sao Sổ hộ khẩu (hoặc Giấy xác nhận cư trú)
- Bản sao Văn bằng, Chứng chỉ
- Giấy khám sức khỏe
- Quyết định nghỉ việc (tại công ty cũ)
- Giấy tờ liên quan đến việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển của người lao động.
Hồ sơ nhân sự do doanh nghiệp quản lý và lưu trữ:
- Hợp đồng Lao động
- Hợp đồng thử việc hoặc phụ lục hợp đồng lao động
- Quyết định tuyển dụng
- Hồ sơ Bảo hiểm xã hội (BHXH/BHYT/BHTN)
- Bảng lương/Phiếu lương
- Quyết định bổ nhiệm/Điều chuyển
- Quyết định Tăng lương (hoặc Phụ lục HĐLĐ)
- Quyết định Khen thưởng/Kỷ luật
- Quyết định Thôi việc/Thanh lý Hợp đồng
Ngoài những giấy tờ bắt buộc theo quy định kể trên, hồ sơ nhân sự còn cần bổ sung thêm các tài liệu phục vụ cho quá trình quản lý người lao động. Các loại hồ sơ này thường được chia thành 3 giai đoạn làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
Quy định về hồ sơ nhân sự mới nhất theo pháp luật
Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về việc một bộ hồ sơ nhân sự cần những gì. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn bắt buộc phải lập và lưu trữ Sổ quản lý lao động, trong đó các thông tin được tổng hợp và cập nhật dựa trên hồ sơ nhân sự của từng nhân viên.
Các quy định pháp lý liên quan được nêu rõ trong Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết về việc quản lý hồ sơ, lưu trữ và cập nhật thông tin người lao động trong doanh nghiệp.
Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn khoa học
Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học và bài bản giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, đồng thời đảm bảo tính bảo mật, tiết kiệm thời gian tra cứu và tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động.
Một hệ thống lưu trữ chặt chẽ không chỉ hỗ trợ kiểm toán dễ dàng mà còn góp phần nâng cao năng lực quản trị tổng thể.
Dưới đây là ba bước xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
4.1. Phân loại hồ sơ nhân sự theo tiêu chí rõ ràng
Phân loại là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự. Việc phân chia cần dựa trên các tiêu chí cụ thể như loại hợp đồng, phòng ban, chức vụ hoặc tình trạng làm việc, nhằm đảm bảo tính logic và dễ dàng tra cứu khi cần.
4.2. Sắp xếp hồ sơ nhân sự hợp lý, dễ tra cứu
Sau khi phân loại, doanh nghiệp cần sắp xếp hồ sơ theo thứ tự khoa học — có thể theo thời gian, mã nhân viên hoặc phòng ban — để tiết kiệm không gian lưu trữ và rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu.
4.3. Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
Doanh nghiệp nên kết hợp giữa lưu trữ vật lý và số hóa hồ sơ nhân sự để vừa đảm bảo tính an toàn, bảo mật, vừa nâng cao khả năng truy xuất nhanh chóng. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự cũng giúp tối ưu quy trình và hạn chế sai sót trong quá trình lưu trữ.
Tối ưu quản lý với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Paradise HR
Trong thời đại số hóa, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng phương pháp thủ công hoặc Excel ngày càng trở nên kém hiệu quả, dễ sai sót và khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Phần mềm Paradise HR ra đời như một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ, giảm tải đáng kể khối lượng công việc hành chính.
Các tính năng nổi bật của Paradise HR trong quản lý hồ sơ nhân sự:
- Lưu trữ thông tin nhân viên tập trung: Quản lý toàn bộ dữ liệu cá nhân, hợp đồng lao động, bằng cấp, bảo hiểm, thuế… trong một hồ sơ điện tử duy nhất, dễ tra cứu và cập nhật.
- Theo dõi hợp đồng và hồ sơ pháp lý: Hệ thống tự động nhắc hạn hợp đồng, lưu toàn bộ lịch sử ký kết, cho phép xuất và in biểu mẫu nhanh chóng.
- Quản lý bảo hiểm và thuế TNCN: Đồng bộ thông tin BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân, phụ cấp và phúc lợi nhân viên, giúp HR theo dõi minh bạch, chính xác.
- Phân quyền và bảo mật dữ liệu: Hỗ trợ phân quyền truy cập theo vai trò, mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin nhân sự.
- Báo cáo và thống kê thông minh: Tạo báo cáo động, biểu đồ trực quan về tình trạng nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm… chỉ trong vài giây, hỗ trợ xuất dữ liệu ra Excel hoặc PDF tiện lợi.
Ngoài ra, Paradise HR cho phép tùy chỉnh linh hoạt các trường thông tin, quy trình phê duyệt và mẫu biểu theo đặc thù ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. Từ công ty vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn, mọi đơn vị đều có thể triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế.
Nhờ ứng dụng Paradise HR, doanh nghiệp có thể tối ưu đến 80% thời gian cho các công việc hành chính, giảm thiểu sai sót và chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự theo quy định pháp luật mới nhất.
PHẦN MỀM NHÂN SỰ PARADISE HR
Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, TP. Hồ CHí Minh
Điện thoại: 0942368979
Website: https://phanmemtinhluong.com/