HƯỚNG DẪN CÁCH HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trong quá trình doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, với các trường hợp xuất hoá đơn điện tử sai, xuất trùng, xuất thừa thì bên bán phải thực hiện huỷ hoá đơn. Hoặc các trường hợp tổ chức, doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hoá đơn điện tử, thay đổi mẫu hoá đơn sử dụng thì cũng áp dụng huỷ số hoá đơn còn tồn lại.
Tuy nhiên hóa đơn điện tử chỉ được phép hủy khi:
- Hóa đơn đã lập có sai sót, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
- Hóa đơn quá thời hạn lưu trữ 10 năm theo Luật kế toán.
Các trường hợp cụ thể:
Và khi hết thời hạn đó, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép tiêu hủy.
Lưu ý:
– Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy.
– Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
– Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn thường theo Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.
Có 3 trường hợp nhỏ khác bao gồm:
1. Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua
Hóa đơn điện tử có mã chưa gửi cho bên mua và phát hiện có sai sót thì bên bán thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Bên cạnh đó, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.
2. Trường hợp hóa đơn phát hiện có sai sót đã giao hàng, đã gửi tới người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế
Trong trường hợp này Người sử dụng cần phải tiến hành lập hóa đơn thay thế.
Lúc này cần phải có văn bản thỏa thuận giữa 2 bên, ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót này do bên bán), sau đó bên bán sẽ gửi thông báo với Cơ quan thuế. Tương tự, bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập rồi gửi cho bên mua.
3. Trường hợp phát hiện hóa đơn sai sót khi đã kê khai thuế
Với hóa đơn đã kê khai thuế không được hủy, chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh
Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 5 Phụ lục Nghị định 119/2018 để bên bán kiểm tra sai sót.
Bên bán cần thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo mẫu số 4 phía trên (trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo).
Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử, gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã và gửi lại cho bên mua.
Tuy nhiên:
Chỉ hủy hóa đơn điện tử khi được sự đồng ý của cả hai bên giao dịch (bên bán và bên mua) – Theo Khoản 1 – Điều 9 – Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Hiện nay vẫn trong thời gian chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, chính vì vậy mà vẫn còn rất nhiều hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy và việc hủy hóa đơn GTGT cũng cần được đề cập một cách chính xác bên cạnh hủy hóa đơn điện tử.
Trong quá trình doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, với các trường hợp xuất hoá đơn điện tử sai, xuất trùng, xuất thừa thì bên bán phải thực hiện huỷ hoá đơn. Hoặc các trường hợp tổ chức, doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hoá đơn điện tử, thay đổi mẫu hoá đơn sử dụng thì cũng áp dụng huỷ số hoá đơn còn tồn lại.
Tuy nhiên hóa đơn điện tử chỉ được phép hủy khi:
- Hóa đơn đã lập có sai sót, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
- Hóa đơn quá thời hạn lưu trữ 10 năm theo Luật kế toán.
Các trường hợp cụ thể:
- Hủy bỏ hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ
Và khi hết thời hạn đó, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép tiêu hủy.
Lưu ý:
– Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy.
– Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
– Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn thường theo Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.
- Hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót
Có 3 trường hợp nhỏ khác bao gồm:
1. Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua
Hóa đơn điện tử có mã chưa gửi cho bên mua và phát hiện có sai sót thì bên bán thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Bên cạnh đó, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.
2. Trường hợp hóa đơn phát hiện có sai sót đã giao hàng, đã gửi tới người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế
Trong trường hợp này Người sử dụng cần phải tiến hành lập hóa đơn thay thế.
Lúc này cần phải có văn bản thỏa thuận giữa 2 bên, ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót này do bên bán), sau đó bên bán sẽ gửi thông báo với Cơ quan thuế. Tương tự, bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập rồi gửi cho bên mua.
3. Trường hợp phát hiện hóa đơn sai sót khi đã kê khai thuế
Với hóa đơn đã kê khai thuế không được hủy, chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh
Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 5 Phụ lục Nghị định 119/2018 để bên bán kiểm tra sai sót.
Bên bán cần thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo mẫu số 4 phía trên (trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo).
Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử, gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã và gửi lại cho bên mua.
Tuy nhiên:
Chỉ hủy hóa đơn điện tử khi được sự đồng ý của cả hai bên giao dịch (bên bán và bên mua) – Theo Khoản 1 – Điều 9 – Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Hiện nay vẫn trong thời gian chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, chính vì vậy mà vẫn còn rất nhiều hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy và việc hủy hóa đơn GTGT cũng cần được đề cập một cách chính xác bên cạnh hủy hóa đơn điện tử.