Toàn quốc Ký duyệt biên bản giấy – Vì sao dễ nhầm lẫn và mất thời gian?

Trong thực tế, rất nhiều Doanh nghiệp vẫn quen cách làm việc truyền thống: in biên bản ra giấy rồi chuyền tay cho từng người ký. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng nếu nhìn kỹ, chúng ta sẽ thấy một loạt vấn đề:

• Biên bản đã ký xong nhưng quên trả lại, dễ thất lạc.
  
  
• Nhân viên nhớ nhầm “đã ký rồi” trong khi thực tế chưa.
  
  
• Sếp đã ký nhưng không ai biết biên bản hiện đang ở đâu.

Giải pháp hiện đại mà nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng chính là phần mềm quản lý với tính năng Phê duyệt điện tử.


Với công cụ này, toàn bộ quy trình “soạn – gửi – ký – duyệt – trả kết quả” được xử lý ngay trên một nền tảng duy nhất. Không còn cảnh phải in giấy, không cần chạy đi tìm người ký, cũng chẳng phải nhập liệu lại để báo cáo.

- Mỗi bước thực hiện đều được hệ thống lưu vết rõ ràng: ai gửi, ai nhận, ai đã ký, ai đang giữ.


- Mọi báo cáo, thống kê, lịch sử hoạt động đều được tự động hóa, giúp tra cứu nhanh chóng và minh bạch.


- Nhân viên không còn mất thời gian cho việc tranh cãi trách nhiệm, mà thay vào đó có thể tập trung cho công việc chuyên môn.

- Khi quy trình phê duyệt trở nên gọn gàng, minh bạch và nhanh chóng, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được nguồn lực, vừa nâng cao sự yên tâm của cả nhân viên lẫn quản lý.

Đó cũng là lý do nhiều công ty hiện nay xem “Phê duyệt điện tử” là một trong những tính năng quan trọng nhất khi triển khai phần mềm quản lý. Nó không chỉ giúp số hóa quy trình, mà còn góp phần xây dựng văn hóa làm việc minh bạch, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.


Hanbiro Việt Nam - Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware

1800 6346

vina@hanbiro.com