Toàn quốc Lưu ý khi ký hợp đồng tổ chức sự kiện tránh rủi ro pháp lý

Xác định rõ nội dung hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện
Khi ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện, việc xác định nội dung hợp đồng một cách chi tiết và đầy đủ sẽ giúp hạn chế tranh chấp và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Một mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần bao gồm các nội dung quan trọng sau:



Thông tin các bên tham gia hợp đồng
Hợp đồng cần ghi rõ thông tin của cả hai bên để xác định trách nhiệm pháp lý. Các thông tin cần có bao gồm:

• Bên tổ chức sự kiện: Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, người đại diện hợp pháp và chức vụ.
• Bên thuê dịch vụ: Tên doanh nghiệp/tổ chức, địa chỉ, người đại diện và thông tin liên hệ.
• Phương thức liên lạc: Email, số điện thoại và địa chỉ làm việc để dễ dàng trao đổi thông tin.

Việc ghi đầy đủ thông tin giúp hợp đồng có giá trị pháp lý và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

Xác định rõ loại hình sự kiện
Trong hợp đồng, cần mô tả rõ loại hình sự kiện mà doanh nghiệp muốn tổ chức, vì mỗi sự kiện sẽ có yêu cầu khác nhau về kịch bản, địa điểm, ngân sách và nhân sự. Một số loại hình phổ biến bao gồm:

• Hội thảo, hội nghị chuyên đề: Thường có nội dung học thuật hoặc trao đổi kinh nghiệm, cần bố trí không gian trang trọng, hệ thống âm thanh và màn chiếu chất lượng cao.
• Gala dinner, tiệc tri ân khách hàng: Sự kiện mang tính giải trí, giao lưu, cần có sân khấu, âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp.
• Lễ ra mắt sản phẩm mới: Yêu cầu không gian sáng tạo, bố trí khu vực trưng bày sản phẩm, các tiết mục trình diễn ấn tượng.
• Sự kiện nội bộ doanh nghiệp: Bao gồm team building, kỷ niệm thành lập công ty, cần lên kế hoạch chi tiết về địa điểm, nội dung và hoạt động.

Việc mô tả rõ loại hình sự kiện sẽ giúp đơn vị tổ chức cung cấp đúng dịch vụ theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Hợp đồng cần xác định chính xác ngày, giờ và địa điểm diễn ra sự kiện để tránh sai sót. Các thông tin cần có:

• Thời gian tổ chức: Ghi rõ ngày, tháng, giờ bắt đầu và kết thúc để các bên chủ động trong việc chuẩn bị.
• Địa điểm tổ chức: Cần có địa chỉ cụ thể (ví dụ: trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng, bãi biển…) để đảm bảo việc chuẩn bị thiết bị, nhân sự phù hợp.
• Phương án dự phòng: Trong trường hợp sự kiện diễn ra ngoài trời hoặc có yếu tố bất khả kháng, cần có kế hoạch thay thế địa điểm hoặc thời gian.

Việc xác định rõ thời gian và địa điểm trong hợp đồng giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ.

Điều khoản tài chính trong hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện
Hợp đồng tổ chức sự kiện là văn bản quan trọng nhằm xác định quyền lợi, nghĩa vụ của cả hai bên và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Trong đó, điều khoản tài chính đóng vai trò then chốt, giúp minh bạch chi phí và tránh tranh chấp. Dưới đây là những nội dung tài chính quan trọng cần có trong hợp đồng.



Tổng chi phí và phương thức thanh toán
Hợp đồng cần quy định rõ tổng chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện, bao gồm:
Chi phí địa điểm: Thuê hội trường, sân khấu, không gian tổ chức.
Chi phí nhân sự: MC, lễ tân, PG, nhân viên kỹ thuật, bảo vệ.
Chi phí trang thiết bị: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu.
Chi phí thiết kế và trang trí: Backdrop, banner, standee, bàn ghế.
Chi phí ẩm thực và quà tặng: Tiệc nhẹ, buffet, quà cho khách mời.

Phương thức thanh toán có thể bao gồm:
Chuyển khoản ngân hàng: Thông tin tài khoản cần được ghi rõ trong hợp đồng.
Thanh toán tiền mặt: Cần có biên lai xác nhận để tránh tranh chấp.

Trách nhiệm và quyền lợi của các bên trong hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện
Hợp đồng tổ chức sự kiện là văn bản quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên: đơn vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp thuê dịch vụ. Một hợp đồng chặt chẽ cần quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi và các điều khoản ràng buộc để tránh tranh chấp trong quá trình thực hiện.


Trách Nhiệm Của Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện
Đơn vị tổ chức sự kiện đóng vai trò chính trong việc lên kế hoạch, triển khai và đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ, chất lượng. Cụ thể, họ có những trách nhiệm sau:

Đảm bảo tiến độ thực hiện:

• Lập kế hoạch chi tiết và thực hiện đúng các mốc thời gian đã cam kết.
• Bàn giao các hạng mục (thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, tài liệu truyền thông…) đúng tiến độ để kịp kiểm duyệt.

Cung cấp đầy đủ dịch vụ theo hợp đồng:

• Thực hiện đúng nội dung dịch vụ đã cam kết, bao gồm địa điểm tổ chức, trang thiết bị, nhân sự, chương trình hoạt động.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ theo thỏa thuận, từ thiết kế sự kiện, tiệc chiêu đãi đến các hoạt động tương tác.

Xử lý tình huống phát sinh:

• Chủ động đưa ra phương án dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra như trục trặc kỹ thuật, thay đổi lịch trình, vấn đề thời tiết.
• Phối hợp với doanh nghiệp để đưa ra giải pháp nhanh chóng, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Trách Nhiệm Của Doanh Nghiệp Thuê Dịch Vụ
Doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức sự kiện cần cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và hỗ trợ trong quá trình triển khai để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Trách nhiệm cụ thể bao gồm:

Cung cấp thông tin chính xác, đúng thời hạn:

• Gửi nội dung chương trình, yêu cầu đặc biệt về sự kiện (chủ đề, thông điệp, danh sách khách mời…).
• Phối hợp cung cấp tài liệu truyền thông, hình ảnh, video để phục vụ công tác quảng bá.

Thanh toán đúng hạn theo hợp đồng:

• Tuân thủ các điều khoản thanh toán theo từng giai đoạn hoặc sau khi hoàn thành sự kiện.
• Nếu có thay đổi về quy mô sự kiện hoặc dịch vụ phát sinh, cần thống nhất chi phí bổ sung với đơn vị tổ chức.

Phối hợp và hỗ trợ trong quá trình thực hiện:

• Hỗ trợ công tác kiểm tra, duyệt kế hoạch chương trình, kịch bản chi tiết.
• Cung cấp nhân sự hoặc đại diện doanh nghiệp để điều phối và giám sát sự kiện khi cần thiết.

Quyền Lợi Của Các Bên
Bên cạnh trách nhiệm, cả hai bên cũng có những quyền lợi được đảm bảo theo hợp đồng:
Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ:
Doanh nghiệp có quyền giữ bản quyền logo, hình ảnh thương hiệu, nội dung quảng bá sự kiện. Đơn vị tổ chức không được sử dụng các tài liệu này vào mục đích khác nếu không có sự đồng ý.
Đơn vị tổ chức sự kiện có quyền bảo vệ ý tưởng sáng tạo, nội dung kịch bản nếu đây là sản phẩm độc quyền của họ.

Quyền từ chối dịch vụ nếu không đảm bảo chất lượng:
Doanh nghiệp có quyền yêu cầu đơn vị tổ chức sửa đổi, điều chỉnh nếu dịch vụ không đạt yêu cầu. Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể yêu cầu bồi thường theo hợp đồng.
Đơn vị tổ chức sự kiện có quyền từ chối thực hiện chương trình nếu doanh nghiệp không hợp tác, không cung cấp thông tin đầy đủ hoặc vi phạm điều khoản thanh toán.

Hợp đồng tổ chức sự kiện cần quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi của cả hai bên để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp cần hợp tác chặt chẽ với đơn vị tổ chức, cung cấp thông tin kịp thời, trong khi đơn vị tổ chức phải cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng, đảm bảo tiến độ và xử lý tình huống linh hoạt.


Việc ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên mà còn giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín, có kinh nghiệm và quy trình làm việc chuyên nghiệp. Đồng thời, cần xem xét kỹ từng điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt về trách nhiệm, nghĩa vụ và các điều kiện bồi thường. Nếu cần, hãy tham vấn luật sư hoặc chuyên gia để đảm bảo hợp đồng minh bạch, công bằng và bảo vệ tốt nhất quyền lợi của doanh nghiệp.