Ngành thư ký không còn quá xa lạ gì với đại đa số chúng ta nữa, nhất là trong năm 2020 này khi kinh tế việt nam đang trên đà phát triển, thì nhu cầu tuyển dụng thư ký ở các vị trí như thư ký giám đốc, thư ký văn phòng, …, chính vì thế nhiều bạn lựa chọn ngành thư ký làm còn đường bước tiếp của mình, với mức lương đáng mơ ước và dễ dàng tiến xa hơn trong sự nghiệp.
1.Khái niệm?
-Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay, chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, khiến thư ký trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.
- Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện từ những thập niên 1980. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm rất nhiều khối lượng công việc của thư ký nay đã giảm tương đối nhiều. Ngoài ra thì công việc lưu trữ tài liệu, văn thư và tìm kiếm chiếm mất nhiều thời gian. Hiện nay, với sự trợ giúp của máy tính thì việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Đối với các doanh nghiệp, từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, ngày nay thư ký thành bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của công ty, trong các quan hệ với những người cùng cộng tác, với khách hàng.
-Một trong các phẩm chất quan trọng của người thư ký ngày nay là biết sử dụng thành thạo một hoặc nhiều ngoại ngữ để tăng khả năng giao tiếp, truyền đạt, tiếp nhận thông tin do bối cảnh toàn cầu hóa. Bên cạnh đó yếu tố ngoại hình và gia đình (độc thân) cũng quan trọng, nhất là đối với các nữ thư ký.
2.Công việc hằng ngày của thư ký
2.1.Công việc chính
Thư ký là người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
2.2 Mô tả công việc
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc Hỗ trợ công tác văn thư của văn phòng Giám đốc: Lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ Giám đốc khi đi công tác. Truyền đạt thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc. Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa). Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…). Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu. Các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
3.Các kỹ năng cần thiết
Như vậy, bạn đã biết được interpersonal skills là gì, tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu những kỹ năng interpersonal nào cần thiết giúp bạn thành công trong cuộc sống. Đó chính là:
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng đầu tiên và rất quan trọng chính là kỹ năng giao tiếp. Những mối quan hệ trong cuộc sống thường được duy trì bởi quá trình giao tiếp với nhau. Việc bạn có được khả năng giao tiếp tốt có thể giúp mở rộng các mối quan hệ của mình, từ đó có được thành công trong công việc lẫn cuộc sống.
Kỹ năng đặt mục tiêu
Có thể bạn cảm thấy việc đặt mục tiêu không cần phải có kỹ năng. Tuy nhiên, có nhiều bạn thường đưa ra những kỹ năng vượt quá tầm với của bản thân dẫn đến sự chán nản khi không thực hiện được. Chính vì thế, biết đưa ra mục tiêu, định hướng rõ ràng chính là chìa khóa giúp bạn thành công.
Kỹ năng sáng tạo
Nhiều người sẽ cho rằng, sáng tạo là thiên bẩm không thể thay đổi. Tuy nhiên, suy nghĩ đó hoàn toàn sai lầm, bạn có thể tự học hỏi để nâng cao khả năng sáng tạo của bản thân bằng việc tham khảo những nội dung, tài liệu có liên quan thường xuyên. Với sự sáng tạo, bạn có thể đưa ra những ý tưởng tuyệt vời cho công việc, cuộc sống của mình.
Kỹ năng lắng nghe
Nghe có vẻ phi lý, thế nhưng, lắng nghe là một kỹ năng quan trọng. Bởi vì chúng ta thường có xu hướng muốn nói về chuyện của bản thân mà quên mất việc phải lắng nghe chiều ngược lại. Việc lắng nghe sẽ giúp bạn phân tích, tổng hợp thông tin một cách chính xác và sâu sắc hơn.
Kỹ năng thuyết phục
Bạn là lãnh đạo hay nhân viên cũng cần nâng cao kỹ năng này để thuyết phục mọi người đi theo ý tưởng, tư duy của bạn. Kỹ năng này không thể có được trong một sớm một chiều mà cần thông qua những trải nghiệm thực tế của bản thân.
Kỹ năng làm việc nhóm
Đây chắc hẳn là kỹ năng không còn quá xa lạ với bạn. Ngày nay, bất kỳ sự thành công nào đều cần sự chung sức của cả tập thể. Nếu bạn không có kỹ năng làm việc nhóm, sớm muộn bạn cũng sẽ bị đào thải bởi tập thể đó.
Kỹ năng quản lý thời gian
Biết quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp công việc trong những khoảng thời gian phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả công việc trong khoảng thời gian ngắn nhất.
Kỹ năng ra quyết định
Mỗi quyết định được đưa ra đều cần đảm bảo sự chính xác. Cho nên, bạn cần phải có sự tự tin vào bản thân cũng như nắm bắt được vấn đề, tình hình cụ thể. Nếu quyết định sai lầm, nó có thể ảnh hưởng đến cá nhân bạn hoặc cả công ty cho nên, bạn cần thận trọng trong từng quyết định mà mình đưa ra.
4.Thư ký là công việc có đa ngành nghề
Bạn có thể làm nhìu ngành nghề khác nhau trong lĩnh vực thư ký.
+Quản trị văn phòng
+Ngành nhân sự
+Học Nghành Luật :Thư ký tòa án
+Học Ngành Y :Thư ký y khoa
+Thư ký giám đốc
5.Trình độ và bằng cấp yêu cầu của ngành thư ký?
Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng, Ngôn ngữ Anh… Kỹ năng soạn thảo văn bản, Word, Excel tốt Kỹ năng quản lý hồ sơ, dữ liệu, kỹ năng lập kế hoạch, năng động Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.
6.Mức lương của ngành thư ký
Lương trợ lý, thư ký giám đốc tại Việt Nam
Lương thư ký giám đốc
Hiện nay, mức lương thư ký giám đốc tại Việt Nam được trả với mức lương khác cao, trung bình mức lương của công việc này 12,203,000 VNĐ.
Lương trợ lý giám đốc
Từ trên 5 triệu – gần 22 triệu đồng/tháng là mức lương trung bình của người làm công việc trợ lý giám đốc. Nếu biết tiếng anh ở mức giao tiếp tốt, thì lương trợ lý giám đốc còn có thể vượt mức 22 triệu đồng/tháng.
Ngoài ra, muốn có mức lương trợ lý giám đốc cao còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như: Năng lực chuyên môn, kỹ năng giao tiếp và xử lý vấn đề, kỹ năng tư duy logic…
7.Học thư ký ở đâu?
Nếu bạn đang vân vân không biết học nghiệp vụ thư ký ở đâu thì mình xin giới thiệu tới bạn một khóa học nghiệp vụ thư ký ngắn hạn tai trung tâm GEC, với môi trường học lý tưởng, đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm, và quan trọng là bạn sẽ được Đại Học Kinh Tế TP.HCM cấp bằng.
Cảm ơn bạn đã xem và chúc bạn thành công