Hồ Chí Minh Nghiệp vụ thư ký là gì?

• Thư ký là gì?

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công việc hỗ trợ việc quản lý, sắp xếp hồ sơ, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, soạn thảo văn bản, làm các công việc tạp vụ hành chính, tổ chức cuộc họp, tiếp khách, lên lịch trình và các kế hoạch cho giám đốc.

• Những công việc của thư ký giám đốc?

+ Nghiệp vụ thư ký giám đốc

Sắp xếp các lịch làm việc, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, ghi chép và tổng hợp các nội dung trong cuộc họp cho giám đốc.

Chuẩn bị các tài liệu và thu thập những thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

Truyền đạt lại những thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp đến Ban Giám Đốc.

Thực hiện những công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Giám đốc như: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, liên hệ với đối tác...

Gửi hoa và quà vào các dịp lễ, kỷ niệm trong các quan hệ đối nội và đối ngoại của giám đốc.

Phiên dịch các tài liệu của giám đốc khi có yêu cầu.

Những công việc khác theo sự chỉ định của giám đốc.



+ KPI với công việc của Thư ký giám đốc

Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)

Số lượng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)



+ Yêu cầu với nghiệp vụ Thư ký giám đốc

Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành ngôn ngữ Anh, thư ký văn phòng, văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng,…

Thuần thục các kỹ năng tin học văn phòng tốt.

Có các kỹ năng quản lý hồ sơ, dữ liệu, kỹ năng lên kế hoạch năng động, nhạy bén.

Thư ký giám đốc phải có tác phong chuyên nghiệp, tự tin, nhanh nhẹn.

• Những yêu cầu cần có của một thư ký giỏi ?

Ngoài những kỹ năng về chuyên môn liên quan đến công việc thì để một thư ký giám đốc chuyên nghiệp còn phải trang bị các kỹ năng mềm khác như xử lý tốt các vấn đề trong công việc, trong giao tiếp hàng ngày với các phòng ban, bộ phận. Bên cạnh đó thư ký giám đốc còn phải có sự mềm dẻo và khéo léo với các nhân viên xung quanh và đặc biệt tránh gây xung đột, cãi vã với các nhân viên khác tại nơi công sở.



Trong một số trường hợp thư ký giám đốc được coi là người tham mưu cho giám đốc. Nghiệp vụ Thư ký giám đốc đòi hỏi bạn có thể đề xuất các giải pháp cho giám đốc, giúp giám đốc giải quyết các vấn đề trong công việc. Chính vì thế, thư ký giám đốc phải có chính kiến riêng của mình và không được thể hiện mình là người ba phải.