Đó là những thứ mình sẽ giải đáp cho các bạn trong bài viết dưới đây. Cùng với những sự thật về thư ký giám đốc nhá.
- Thư ký giám đốc là gì ?
Thư ký giám đốc là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.
- Những công việc của thư ký giám đốc
+ Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc Hỗ trợ công tác văn thư của văn phòng Giám đốc: Lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ Giám đốc khi đi công tác.
+ Truyền đạt thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc.
+ Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa).
+ Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết
+ Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…). Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu. Các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
- Những tố chất của thư ký giám đốc
Đây là kỹ nằng liên quan đền phần kỹ năng mềm, bạn phải học và trầu dồi thêm kỹ năng mềm như giao tiếp vì trong ngành này là bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc với nhiều người trong quá trình làm việc như giám đốc, những người cấp cao, nhân viên đồng nghiệp khác, ngoài ra sẽ còn nhiều khách hàng quan trọng khác nữa,… Nên bạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể nói chuyện gần gủi với mọi người xung quanh , tạo được nhiều mối quan hệ tốt với mọi người, vừa có thể thuận tiện trong qua trình làm việc , vì mọi người có thể dễ dàng giao tiếp với nhau, đưa ra những ý kiến bản thân.
+ Kỹ năng tổ chức
Thêm một trong những kỹ năng của thư ký nữa là kỹ năng tổ chứ, vd: lên lịch hẹn, chuẩn bị những tài liệu quan trọng trước khi 1 cuộc hộp bắt đầu,trả lời các cuộc gọi từ khách hàng, Các cuộc họp quan trọng, các chuyến bay vào phút cuối, các hoạt động xây dựng đội ngũ ngoài công trường chỉ là một vài trong số các nhiệm vụ đầy thách thức mà một thư ký sẽ cần phải tổ chức một cách thường xuyên
+ Hiểu biết nhiều về công nghệ
Đây là một kỹ năng được thêm vào, vì bây giờ là thời đại 4.0 nên công nghệ lẫn thông tin dần đang phát triển nên người thư ký phải thường xuyên cập nhật những thông tin cần thiết về công nghệ để có thể, biết và cập nhật hay bổ xung những thiết bị hay công nghệ mới cho công ty hợp túi tiền của công ty.
+ Phải có tính độc lập với quyết đoán
Một ông chủ ở vị trí rất cao thường có thể bị bao vây bởi các nhân viên – thường có thể dẫn đến việc ông chủ bị cô lập với thực tế. Một thư ký tuyệt vời cần phải có lòng can đảm (và ý thức) để từ chối các cuộc gọi để xin gặp ông chủ. Các ông chủ thường có thể đi du lịch hoặc bị mắc kẹt trong các cuộc họp mặt sau, để thư ký tự làm việc. Do đó, một thư ký giỏi là người có thể làm việc độc lập và có đủ tự tin để đưa ra quyết định mà không cần phải tìm kiếm sự chấp thuận từ ông chủ của mình.
Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.
+ có kỹ năng định hướng tốt
Chỉ cần thiếu một chi tiết nhỏ nhất thường có thể làm học lịch trình hoặc sự kiến đã được lên kế hoạch tốt nhất. Với các sự kiện hoặc cuộc họp có sự tham gia của các nhà lãnh đạo cấp cao, đôi khi một lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhà lãnh đạo, hoặc thậm chí đối với chính doanh nghiệp.
Do đó, việc rất tỉ mỉ với sự chú ý nhất quán đến từng chi tiết được nhiều nhà tuyển dụng và giám đốc điều hành cấp cao đánh giá cao là một trong những đặc điểm quan trọng nhất đối với một thư ký hàng đầu.
+ Cẩn thận trong quá trình làm việc
Là một thư ký cá nhân, bạn sẽ thường xuyên giữ bí mật thông tin cá nhân hoặc thông tin cá nhân của mình. Chia sẻ thông tin này với bất kỳ người nào khác sẽ rất không chuyên nghiệp và vi phạm lòng tin. Các thư ký tốt nhất hoàn toàn trung thành và có thể được tin tưởng để kín đáo về tất cả các khía cạnh của cuộc sống của chủ nhân của họ.
- Mức lương của thư ký giám đốc
Mức lương thấp nhất: 5 triệu/tháng.
Lương bậc thấp: 8,6 triệu/tháng.
Lương trung bình: 10,6 triệu/tháng.
Lương bậc cao: 12,7 triệu/tháng.
Lương cao nhất: 33,8 triệu/tháng.
- Tổng kết
Cảm ơn bạn đã xem và chúc các bạn thành công