Trong một công ty, doanh nghiệp, thư ký giám đốc sẽ là người đại diện, thay mặt cho giám đốc xử lý, giải quyết công việc, đồng thời, họ làm các nhiệm vụ hỗ trợ công tác điều hành, quản lý trong công ty, đảm dương các công việc có liên quan tới giấy tờ, công văn, soạn thảo văn bản sắp xếp hồ sơ sổ sách
- Chi tiết công việc của thư ký giám đốc
Công việc của Thư ký tổng giám đốc ở các công ty khác nhau sẽ khác nhau nhưng về cơ bản thì họ làm các nhiệm vụ sau:
+ Lên kế hoạch, sắp xếp lịch hẹn, đón tiếp khách hàng, đối tác.
+ Thực hiện các công việc đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp trong các chuyến công tác.
+ Tham mưu, tư vấn và đề xuất cho tổng giám đốc các giải pháp, phương hướng xử lý, giải quyết công việc.
+ Soạn thảo văn bản, hợp đồng, biên dịch các tài liệu, công văn.
+ Phiên dịch cho sếp trong các cuộc họp.
+ Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của sếp.
+ Tham dự các cuộc họp và ghi chép các thông tin quan trọng.
+ Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý các cuộc gọi, thông tin, tài liệu từ các bên đối tác và các phòng ban.
+ Thay mặt sếp xử lý và trả lời câu hỏi của các bên truyền thông cũng như các bên đối tác.
+ Thay mặt sếp quyết định các công việc quan trọng trong trường hợp sếp vắng mặt.
+ Trong một số doanh nghiệp, thư ký tổng giám đốc còn kiêm cả nhiệm vụ giám sát các hoạt động của các phòng ban.
- Những yếu tố làm nên một thư ký chuyên nghiệp
- Yếu tố ngoại hình.
Khác với đa số các vị trí khác chủ yếu tập trung vào năng lực làm việc, vai trò Thư ký tổng giám đốc thường yêu cầu yếu tố ngoại hình của ứng viên. Nguyên nhân là vì Thư ký tổng giám đốc gần như là người giúp đỡ đắc lực nhất của Tổng giám đốc trong sắp xếp công việc hàng ngày và trong các trường hợp cần tiếp đón đối tác, khách quý đến bàn việc làm ăn với công ty. Nói cách khác thì Thư ký tổng giám đốc trong nhiều tình huống sẽ là "bộ mặt" của phòng Tổng giám đốc, có thể phần nào đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.
Khi tuyển Thư ký tổng giám đốc, các công ty thường liệt kê rõ yêu cầu về mặt ngoại hình, về cơ bản sẽ là ứng viên khoảng bao nhiêu tuổi, chiều cao, gương mặt ưa nhìn.
Một phần công việc của Thư ký tổng giám đốc, nhất là tại những công ty nước ngoài là biên phiên dịch tài liệu cho Tổng giám đốc. Kỹ năng ngoại ngữ cũng là một yêu cầu đối với vị trí này, chủ yếu là kỹ năng giao tiếp và biên phiên dịch bằng tiếng Anh. Những ứng viên có nền tảng ngoại ngữ tốt, có chứng chỉ tiếng Anh và biết ngoại ngữ thứ hai sẽ có lợi thế khi ứng tuyển vị trí Thư ký tổng giám đốc.
- Kỹ năng về hành chính văn phòng.
Nhiệm vụ chính của Thư ký tổng giám đốc là lo liệu giấy tờ, quản lý công văn, soạn thảo và in ấn các tài liệu theo yêu cầu của Tổng giám đốc. Kỹ năng hành chính văn phòng bao gồm khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản theo tiêu chuẩn, sử dụng các thiết bị văn phòng, giao tiếp khéo léo, linh hoạt và làm tốt các công việc có tính chất hỗ trợ khác.
Thường thì kỹ năng hành chính văn phòng không cần phải đào tạo chuyên nghiệp mà bạn có thể học hỏi và hoàn thiện dần trong quá trình làm việc thực tế. Tuy vậy, sự cẩn thận và chú ý đến chi tiết, khả năng thích nghi nhanh sẽ giúp bạn rèn luyện để sớm thành thạo kỹ năng này.
- Kỹ năng về quản lý và sắp xếp thời gian.
Thư ký tổng giám đốc không chỉ cần có kỹ năng quản lý thời gian làm việc của bản thân tốt mà còn phải biết cách sắp xếp lịch trình, nhắc nhở các cuộc hẹn, cuộc họp cho Tổng giám đốc. Khả năng nhìn nhận và xác định các nhiệm vụ ưu tiên, ý thức về giờ giấc và thời gian, tuân thủ các quy tắc trong văn phòng sẽ giúp công việc được hoàn thành suôn sẻ.
Thư ký tổng giám đốc làm việc và tiếp xúc với Tổng giám đốc - một trong những quản lý cấp cao nhất của công ty. Bạn phải có sự tự tin khi giao tiếp với sếp tổng, vừa phải khéo léo khi phụ trách truyền đạt thông tin đến các bộ phận, phòng ban. Một Thư ký tổng giám đốc giỏi là người có thể khéo léo, tinh tế trong khi tương tác với tất cả mọi người trong văn phòng, không kiêu ngạo cũng không khúm núm.
Vậy mình đa tổng hợp những yếu tố làm nên một thư ký chuyên nghiệp, mong những thông tin trên giúp ích được cho bạn và để biết thêm về những kiến thức chuyên sâu của thư ký thì mời bạn xem chi tiết thông tin khóa học học thư ký chuyên nghiệp tai đây:
https://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-va-quan-tri-van-phong.html