Ngày nay công nghệ thông tin đã dần trở thành một phần tất yếu của sự phát triển xã hội, các doanh nghiệp là nơi cần ứng dụng công nghệ thông tin nhiều nhất, họ luôn không ngừng cập nhật, đổi mới, để ngày càng nâng cao năng suất hơn. Cụ thể cho sự thay đổi này chính là chuyển từ hóa đơn thường sang hóa đơn điện tử. Đây được xem như một bước ngoặt đáng ghi nhận trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên vẫn còn một số doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thường. Vậy có sự khác biệt nào giữa 2 loại hóa đơn này? Hãy cùng EBOSS Thiên Ân tìm hiểu nhé.
Hóa đơn thường
- Hóa đơn thường, hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn GTGT là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, áp dụng cho các DN hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.
- Thông thường, để phát hành loại hóa đơn,cần phải trải qua nhiều bước như: DN làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,...
- Ưu điểm của cách phát hành hóa đơn đỏ đó là chúng có độ chính xác cao vì DN phải mất khá nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Nhưng việc phát hành hóa đơn đỏ theo cách thông thường này cũng tồn tại những hạn chế, như:
+ Chi phí in ấn, lưu trữ dạng hóa đơn này không phải là một khoản chi phí nhỏ, đặc biệt là với các DN lớn hoặc có lượng giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên (đặc biệt là những khách hàng ở xa, việc vận chuyển hóa đơn bắc buốt phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh và tốn phí từ 10 đến 30.000 đồng) cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.
+ Hóa đơn đỏ dạng giấy có thể bị làm giả do những lỗ hổng của cơ chế quản lí. Với hóa đơn giả, các DN có cơ hội mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Đây cũng là nguyên nhân phát sinh tình trạng gian lận, gây thất thu ngân sách, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm soát tính tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp chân chính trước tình trạng sử dụng hoá đơn giả.
- Chữ ký trên hóa đơn thường phải là chữ ký tay.
Hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử viettel là giải pháp giúp nâng cao hiệu quả và loại bỏ những rủi ro khi sử dụng hóa đơn thường.
+ Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn. (Nếu mất hóa đơn DN cần phải tốn nhiều thời gian để giải trình với cơ quan thuế và có thể bị phạt tiền từ 500.000 đến gần 20.000.000 đồng)
+ Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo. Giảm tình trạng thất thu cho ngân sách nhà nước.
+ Tiết kiệm thời gian cho DN, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày. Giảm thiểu tình trạng quá tải cho DN lẫn cơ quan thuế.
Tuy nhiên, loại hóa đơn này vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm nho nhỏ như:
+ Chi phí vận hành tương đối cao
+ Đòi hỏi phải có kỹ thuật sử dụng công nghệ
+ Cần phải có chứng thư kỹ thuật số
Hóa đơn thường
- Hóa đơn thường, hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn GTGT là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, áp dụng cho các DN hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.
- Thông thường, để phát hành loại hóa đơn,cần phải trải qua nhiều bước như: DN làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,...
- Ưu điểm của cách phát hành hóa đơn đỏ đó là chúng có độ chính xác cao vì DN phải mất khá nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Nhưng việc phát hành hóa đơn đỏ theo cách thông thường này cũng tồn tại những hạn chế, như:
+ Chi phí in ấn, lưu trữ dạng hóa đơn này không phải là một khoản chi phí nhỏ, đặc biệt là với các DN lớn hoặc có lượng giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên (đặc biệt là những khách hàng ở xa, việc vận chuyển hóa đơn bắc buốt phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh và tốn phí từ 10 đến 30.000 đồng) cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.
+ Hóa đơn đỏ dạng giấy có thể bị làm giả do những lỗ hổng của cơ chế quản lí. Với hóa đơn giả, các DN có cơ hội mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Đây cũng là nguyên nhân phát sinh tình trạng gian lận, gây thất thu ngân sách, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm soát tính tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp chân chính trước tình trạng sử dụng hoá đơn giả.
- Chữ ký trên hóa đơn thường phải là chữ ký tay.
Hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử viettel là giải pháp giúp nâng cao hiệu quả và loại bỏ những rủi ro khi sử dụng hóa đơn thường.
+ Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn. (Nếu mất hóa đơn DN cần phải tốn nhiều thời gian để giải trình với cơ quan thuế và có thể bị phạt tiền từ 500.000 đến gần 20.000.000 đồng)
+ Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo. Giảm tình trạng thất thu cho ngân sách nhà nước.
+ Tiết kiệm thời gian cho DN, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày. Giảm thiểu tình trạng quá tải cho DN lẫn cơ quan thuế.
Tuy nhiên, loại hóa đơn này vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm nho nhỏ như:
+ Chi phí vận hành tương đối cao
+ Đòi hỏi phải có kỹ thuật sử dụng công nghệ
+ Cần phải có chứng thư kỹ thuật số