Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, việc phê duyệt nội bộ vẫn đang diễn ra theo cách truyền thống: soạn thảo văn bản, in giấy, tìm người ký, chuyển đơn, lấy lại hồ sơ đã ký rồi lưu trữ vào tủ tài liệu. Quy trình này nghe có vẻ “chuẩn mực” như một công văn hành chính chính thức, nhưng trên thực tế lại khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian chỉ để hoàn tất một bước ký duyệt nội bộ.
Giải pháp tối ưu – Phê duyệt điện tử
1800 6346
vina@hanbiro.com
Giải pháp tối ưu – Phê duyệt điện tử
- Tăng tốc độ xử lý: Giảm thời gian chờ đợi ký duyệt từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút. “Phê duyệt điện tử” phá bỏ mọi giới hạn về địa lý. Chỉ cần 1 chiếc điện thoại hay máy tính/ laptop kết nối wifi/4G thì dù sếp hay nhân viên ở đâu cũng có thể soạn đơn và ký duyệt ngay lập tức.
- Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, vận chuyển hồ sơ, và bảo quản giấy tờ vì tất cả biên bản nội bộ với các trạng thái: Đã gửi - Đã nhận - Chờ duyệt - Hoàn thành - Từ chối - Tài liệu chính thức” đều được lưu trữ online và không giới hạn thời gian lưu trữ.
- Tiết kiệm không gian: Không cần tủ hồ sơ cồng kềnh, tất cả dữ liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện tử. Chỉ khi thật sự cần in ấn ra giấy 1 số đơn thì mới in, còn lại có thể lưu trữ online như một “Tài liệu chính thức” có giá trị nội bộ.
- Minh bạch & bảo mật: Mỗi văn bản đều có lịch sử hoạt động, thời điểm ký, người phê duyệt rõ ràng. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, chính thức và dễ dàng tra cứu lại khi cần. Đặc biệt, các biên bản đã ký sẽ không thể chỉnh sửa nhằm nâng cao sự minh bạch. Ngoài ra, tính bảo mật khi gửi đơn cũng được chú trọng khi có thể lựa chọn gửi mà chỉ có người duyệt xem được hoặc cả phòng ban xem được.
1800 6346
vina@hanbiro.com