Toàn quốc Quy trình tổ chức Kick Off Event chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Dịch vụ tổ chức sự kiện Kick Off Event là gì?
“Kick off event” là một loại sự kiện hoặc buổi họp đặc biệt được tổ chức để chào đón sự bắt đầu của một dự án, chương trình, chiến dịch hoặc một giai đoạn quan trọng trong kinh doanh. Kick off event có mục đích tạo ra sự tập trung, tinh thần đoàn kết và sự phấn khởi cho tất cả những người tham gia. Trong các sự kiện Kick off cũng sẽ có các tiết mục văn nghệ hoặc các hoạt động tập thể để khơi dậy sự nhiệt huyết trong tinh thần của các thành viên để có thể thực hiện dự án tâm huyết hơn.


Lên kế hoạch tổ chức Kick Off Event chi tiết
Sau khi xác định mục tiêu và chủ đề, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết, bao gồm:

Xác định thời gian và địa điểm
Thời gian tổ chức nên phù hợp với lịch trình làm việc của doanh nghiệp và đảm bảo sự tham gia đông đủ.
Địa điểm có thể là hội trường công ty, trung tâm hội nghị hoặc không gian ngoài trời tùy theo quy mô sự kiện.

Dự toán ngân sách
Ngân sách cho Kick Off Event cần được tính toán rõ ràng, bao gồm:
Chi phí thuê địa điểm.
Chi phí thiết kế và thi công sân khấu, backdrop.
Phí thuê MC, diễn giả, ban nhạc (nếu có).
Chi phí tổ chức hoạt động team building, quà tặng cho nhân viên.

Lên timeline sự kiện
Xây dựng timeline giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và tránh sai sót. Một chương trình Kick Off Event chuyên nghiệp có thể bao gồm:
Đón khách và ổn định chỗ ngồi.
Phát biểu khai mạc của ban lãnh đạo.
Giới thiệu dự án, sản phẩm hoặc chiến lược mới.
Hoạt động team building hoặc workshop.
Kết thúc và cảm ơn khách mời.

Triển khai và điều phối Kick Off Event chuyên nghiệp
Trong ngày diễn ra Kick Off Event, việc điều phối cần được thực hiện chặt chẽ, linh hoạt để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch và tạo ấn tượng mạnh mẽ với người tham dự. Một sự kiện chuyên nghiệp không chỉ phụ thuộc vào sự chuẩn bị trước đó, mà còn đòi hỏi khả năng kiểm soát từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình tổ chức.


Kiểm tra kỹ thuật trước sự kiện:
Trước khi sự kiện chính thức bắt đầu, ban tổ chức cần tiến hành kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật để tránh các sự cố không mong muốn. Các bước quan trọng bao gồm:

Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED: Đảm bảo loa phát rõ ràng, không bị nhiễu hoặc mất tín hiệu. Kiểm tra ánh sáng sân khấu để phù hợp với từng phần trong chương trình. Nếu có màn hình LED trình chiếu nội dung, cần chạy thử trước để kiểm tra lỗi hiển thị.

Micro và thiết bị trình chiếu: MC, diễn giả và ban lãnh đạo sẽ sử dụng micro cầm tay hoặc micro cài áo, do đó cần kiểm tra xem thiết bị có hoạt động ổn định không. Máy chiếu hoặc màn hình cần đảm bảo chạy đúng nội dung theo kịch bản.

Danh sách khách mời & nhân sự tổ chức: Đội ngũ lễ tân cần có danh sách đầy đủ khách mời để tránh trường hợp thiếu sót. Đồng thời, cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong ban tổ chức để mọi người chủ động phối hợp.

Điều phối chương trình linh hoạt:
Trong quá trình diễn ra Kick Off Event, điều phối viên và MC đóng vai trò quan trọng trong việc giữ nhịp chương trình và xử lý tình huống phát sinh. Các nguyên tắc cần đảm bảo:

MC bám sát kịch bản nhưng linh hoạt ứng biến: Ngoài việc dẫn dắt chương trình, MC cần quan sát phản ứng của khán giả để điều chỉnh giọng điệu, tương tác phù hợp. Nếu có sự cố nhỏ, MC cần khéo léo dẫn dắt mà không làm ảnh hưởng đến không khí sự kiện.

Giám sát chặt chẽ từng hạng mục: Ban tổ chức nên có một người chuyên trách giám sát timeline sự kiện, đảm bảo từng hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Nếu có thay đổi đột xuất (ví dụ: phần trình bày của lãnh đạo kéo dài hơn dự kiến), cần nhanh chóng điều chỉnh thời gian hợp lý.

Livestream sự kiện trên mạng xã hội:
Nếu sự kiện có quy mô lớn hoặc có đối tác, nhân viên từ xa, việc livestream trực tiếp trên Facebook, YouTube, LinkedIn sẽ giúp tăng độ phủ sóng và gắn kết cộng đồng doanh nghiệp.

Nên có MC hoặc người dẫn chương trình tương tác với khán giả online, đồng thời mở phần bình luận để người xem đặt câu hỏi, tạo sự tương tác đa chiều.

Thu thập phản hồi sau sự kiện:
Gửi khảo sát nhanh qua email hoặc ứng dụng di động để thu thập ý kiến từ nhân viên về trải nghiệm sự kiện.

Tổng hợp những phản hồi tích cực để đăng tải trên website hoặc fanpage công ty, qua đó nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Việc lưu lại và chia sẻ những khoảnh khắc quan trọng không chỉ giúp Kick Off Event trở nên ý nghĩa hơn, mà còn tạo động lực mạnh mẽ cho các sự kiện nội bộ tiếp theo của doanh nghiệp.