1. Sếp đi công tác là toàn bộ phê duyệt bị tắc nghẽn. Tình huống này rất quen thuộc tại các công ty, nếu giám đốc đi công tác hoặc không có ở văn phòng là mọi biên bản phê duyệt cần chữ ký của sếp đều phải dừng lại để chờ sếp trở về ký tay từng tờ một.
Điều này kéo theo 1 chuỗi hậu quả chỉ vì chờ 1 ký tay của sếp: biên bản ký trễ > Công việc trong biên bản đó bị duyệt trễ > ngày thực hiện công việc cũng trễ theo > lại phải dời deadline khác và in 1 tờ giấy khác nhờ sếp ký lại. Vòng lặp chờ đợi lại diễn ra vì sếp quá bận chưa ký, sếp lại đi công tác.
Nhiều nhân viên trải qua cảnh trong ngày làm việc cần sếp ký nhiều vấn đề mà phải ngán ngẩm chờ đợi sếp, cũng muốn nhắc sếp nhanh nhanh lên mà ngại, hoặc có khi sếp ký xong rồi mà quên đưa lại, lại tiếp tục chờ mà không dám hỏi.
2. Sếp và nhân viên đều cảm nhận được sự “mệt mỏi” mỗi khi ký duyệt nội bộ cái gì đó, phía sếp thì bị dồn ký “một đống” vì trì hoãn cái cũ cái mới, phía nhân viên thì chịu đựng chờ đợi không dám than. Cả 2 phía đều thấy được sự chậm trễ không đáng có này nhưng cũng không biết làm sao để giải quyết vì “quy trình trước giờ vậy rồi”, “xưa giờ cũng chờ vậy thôi”
3. Tại sao giữa thời đại 4.0, Doanh nghiệp lại để quy trình nội bộ với các việc đơn giản cơ bản như chờ sếp duyệt nghỉ, chờ sếp duyệt tiệc công ty, chờ sếp duyệt chi phí văn phòng phẩm, …lại bị “tắc nghẽn” vô lý chỉ vì chờ 1 chữ ký tay.
Chúng ta cần cải thiện điều này để quy trình làm việc nội bộ trở nên nhanh gọn và chuyên nghiệp hơn nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý, đặc biệt là tính năng “Phê duyệt điện tử”
Các tính năng phê duyệt điện từ sẽ khiến chỗ “tắc nghẽn” đó trơn tru hơn bao giờ hết vì giải quyết hết các nguyên nhân từ sếp như:
- Đi công tác không ký tay được => Okay, sếp có thể mở điện thoại, laptop lên và ký vào biên bản phê duyệt điện tử gửi đến cho mình
- Sếp bận không nhớ => Okay, hệ thống thông báo nhắc nhở khi có phê duyệt đến và nhắc nhở cả cái nào chuẩn bị duyệt
- Sếp ký xong rồi quên trả lại nhân viên => Okay, ký xong là hệ thống tự động trả biên bản về đúng nơi đúng chỗ của nó, nhân viên không cần chờ và cũng không lo thất lạc
4. Công ty bạn có từng bị “kẹt” vì sếp đi công tác chưa? Nếu có thì “cam chịu” tiếp hay có đề xuất phương án gì hay cho sếp không?
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com
Điều này kéo theo 1 chuỗi hậu quả chỉ vì chờ 1 ký tay của sếp: biên bản ký trễ > Công việc trong biên bản đó bị duyệt trễ > ngày thực hiện công việc cũng trễ theo > lại phải dời deadline khác và in 1 tờ giấy khác nhờ sếp ký lại. Vòng lặp chờ đợi lại diễn ra vì sếp quá bận chưa ký, sếp lại đi công tác.
Nhiều nhân viên trải qua cảnh trong ngày làm việc cần sếp ký nhiều vấn đề mà phải ngán ngẩm chờ đợi sếp, cũng muốn nhắc sếp nhanh nhanh lên mà ngại, hoặc có khi sếp ký xong rồi mà quên đưa lại, lại tiếp tục chờ mà không dám hỏi.
2. Sếp và nhân viên đều cảm nhận được sự “mệt mỏi” mỗi khi ký duyệt nội bộ cái gì đó, phía sếp thì bị dồn ký “một đống” vì trì hoãn cái cũ cái mới, phía nhân viên thì chịu đựng chờ đợi không dám than. Cả 2 phía đều thấy được sự chậm trễ không đáng có này nhưng cũng không biết làm sao để giải quyết vì “quy trình trước giờ vậy rồi”, “xưa giờ cũng chờ vậy thôi”
3. Tại sao giữa thời đại 4.0, Doanh nghiệp lại để quy trình nội bộ với các việc đơn giản cơ bản như chờ sếp duyệt nghỉ, chờ sếp duyệt tiệc công ty, chờ sếp duyệt chi phí văn phòng phẩm, …lại bị “tắc nghẽn” vô lý chỉ vì chờ 1 chữ ký tay.
Chúng ta cần cải thiện điều này để quy trình làm việc nội bộ trở nên nhanh gọn và chuyên nghiệp hơn nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý, đặc biệt là tính năng “Phê duyệt điện tử”
Các tính năng phê duyệt điện từ sẽ khiến chỗ “tắc nghẽn” đó trơn tru hơn bao giờ hết vì giải quyết hết các nguyên nhân từ sếp như:
- Đi công tác không ký tay được => Okay, sếp có thể mở điện thoại, laptop lên và ký vào biên bản phê duyệt điện tử gửi đến cho mình
- Sếp bận không nhớ => Okay, hệ thống thông báo nhắc nhở khi có phê duyệt đến và nhắc nhở cả cái nào chuẩn bị duyệt
- Sếp ký xong rồi quên trả lại nhân viên => Okay, ký xong là hệ thống tự động trả biên bản về đúng nơi đúng chỗ của nó, nhân viên không cần chờ và cũng không lo thất lạc
4. Công ty bạn có từng bị “kẹt” vì sếp đi công tác chưa? Nếu có thì “cam chịu” tiếp hay có đề xuất phương án gì hay cho sếp không?
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com