1.Khái niệm
Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. Nó là một hành động tung hứng của các nhu cầu của nghiên cứu, cuộc sống xã hội việc làm, gia đình và sở thích cá nhân và cam kết với finiteness của thời gian. Sử dụng thời gian hiệu quả sẽ cho phép con người "lựa chọn" trải nghiệm/quản lý các hoạt động trong thời gian cho phép và mang lại lợi ích thiết thực.
Nó là một siêu hoạt động với mục tiêu tối đa hóa tổng lợi ích của một bộ các hoạt động khác nhau trong điều kiện biên là giới hạn về mặt thời gian, như chính thời gian, không thể được quản lý bởi vì nó là không đổi. Quản lý thời gian có thể được trợ giúp bởi một loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật đã sử dụng để quản lý thời gian khi hoàn thành nhiệm vụ cụ thể, các dự án, và mục tiêu trong thời hạn cho trước. Ban đầu, quản lý thời gian được sử dụng trong kinh doanh và công việc nhưng cuối cùng đã mở rộng sang hoạt động cá nhân. Một hệ thống quản lý thời gian được thiết kế là tập hợp của các quá trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp. Quản lý thời gian rất cần thiết trong bất kì một quá trình phát triển dự án nào vì nó xác định thời gian hoàn thành dự án và các kì vọng.
2.Tầm quan trọng của sắp xếp thời gian hợp lý
Nếu các bạn sắp sếp được thời gian làm việc hợp lý thì các bạn sẽ có nhiều thời gian nghỉ ngơi và làm nhiều việc khác, hay các bạn có thể tập trung trong làm việc hơn, giúp bạn tiến xa hơn trong công việc.
+Giúp tăng năng xuất làm việc: Khi bạn sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả thì bạn có thể tăng tần xuất làm việc của mình lên làm được nhiều việc với mức thời gian quy định.
+Giúp tăng khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề 1 cách nha chóng: Lúc bạn sắp xếp thời gian thì bạn có thể ra rèn luyện thêm kỹ năng ra quyết định thông minh và chính xác hơn
+Hạn chế bớt các thối quen xấu và tạo động lực để làm việc: sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả, là bỏ qua các việc làm không cần thiết, để chúng ta có thể có nhiều thời gian để làm việc nhất
3.Các kỹ năng sắp xếp thời gian hiệu quả
+Xác định mục tiêu
Khi ban xác định thứ bạn muốn đạt được trong quá trình làm việc thì bạn có thể sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả để đạt được công xuất làm việc tối đa được.
+ Xác định được những công việc cần làm
Bạn cần phải biết là mình làm nhưng công việc gì, ở đâu, mấy giờ làm, làm trong bao lâu, như vậy bạn có thể dễ dang lặp được thời khóa biểu cho bản thân một cách hợp lý nhất .
+ Chọn thực hiện những công việc ưu tiên
Hãy sắp xếp thời biểu của mình bằng những công việc quan trong cần làm trước, còn những công việc ít quan trong và có thể hoàn thành sau thì chúng ta nên để sự ưu tiên cho nó thấp hơn chứ đừng để những công việc quan trọng nhiều làm sau, như vậy sẽ làm bạn nhanh chóng đuối sức và không thể làm được những công việc khác.
+Tổng kết lai những công việc đã làm
Sau một ngày làm việc hãy tổng kết lại nhưng công việc mình đã làm và hoàn thành chúng, để đở sau nhưng bạn lại quên là mình đã làm chưa, như vậy lại phải mắc công tốn thời gian kiểm tra lại
+Tạo cho bản thân những quy tắc, hay những thời quen thời gian nghiêm khắc
Như đừng để công việc hôm nay cho ngày mai, nghỉ ngơi có khoa học , đừng làm việc quá sức.
+Tập trung trong công việc
Luôn luôn tập trung vào những công việc mình đang làm và hoàn thành tốt công việc đó, đừng bao giờ làm chưa xong việc này thì lại quay ra làm việc khác như vậy thời gian hoàn thành các công việc đó ngày càng kéo dài hơn, và chất lượng thành quả của các công việc đó cũng không chất lượng
+ Lên lịch thời gian cụ thể cho từng công việc
Việc lên lịch hay đặt ra thời gian hoàn thành cho từng công việc của bạn có thể giúp bạn hoàn thành công việc đúng thời gian quy định, và còn giúp cho bạn tập tính tự tập trong công việc nữa
+Sắp xếp nơi làm việc một cách khoa học
Hãy sắp xếp nơi làm việc của mình thật gọn gàng, và có tính khoa như vậy vừa tạo được không gian môi trường làm việc thoải mải, vừa giúp bạn không bị mất tập trung trong quá trình làm việc.
+Dành cho bản thân thời gian nghỉ ngơi
Đừng bào giờ làm việc quá sức , hãy dành cho bản thân một chút thời gian để nghỉ ngơi, thư giản, nhất là sau một ngày làm việc mệt mỏi, nếu bạn làm quá sức thì có thể dẫn đến mệt mỏi, gây mất tập trung,hạ thấp năng xuất làm việc sau này của bạn.
4.Quy trình quản lý thời gian
Quy trình này bao gồm 4 bước chính:
– Liệt kê và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, theo tuần và theo tháng dựa trên mục tiêu và định hướng công việc và cuộc sống.
– Đo lường, ước lượng thời gian cần để hoàn thành những công việc được đề ra.
– Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
– Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.
Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng hỗ trợ để hình thành nên quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính chất công việc và cuộc sống của mỗi người. Việc cần làm là biết dùng các công cụ để hỗ trợ cho quá trình quản lý thời gian hiệu quả.
5. Một số mẹo để quản lý thời gian hiệu quả
+Bàn làm việc ngăn nắp: khi làm việc bạn không thể làm việc trong một khong gian chật chội bừa bộn được đúng không, nó sẽ làm bạn khó chịu, không thoải mái khi làm việc và sẽ làm bạn mất tập trung trong công việc hơn làm mất thời gian của bạn. Cho nên khi bắt đầu làm việc hãy đảm bảo rằng chỗ ngồi của bạn hoặc xung quanh bạn rộng rãi và thoải mai nha.
+Chia nhỏ công việc: Đừng bao giờ làm hết tất cả các công việc cùng một lúc, vì nó chỉ làm cho bạn mất phương hướng với một núi việc thôi, còn làm cho bạn mệt mỏi và không tập trung trong công việc nữa, cho nên hãy xắp sếp và chia nhỏ lượng công việc của bạn ra, coi việc nào quan trong cần làm trước để giảm thiểu gánh nặng thì hãy làm đừng cố quá thành quá cố nhá
+Ghi chú những công việc lập: Hãy ghi chú lại những công việc mà bạn làm hằng ngày để đỡ khỏi phải nhớ lại mình phải làm gì, như nhiệm vụ vậy
+Nâng cao kỹ năng văn phòng: Hãy nâng cao kỹ năng văn phòng của bản như thành thạo máy tính, office, … để tốn thời gian tìm hiểu mỗi lần làm.
Trên đó là minh đã tổng hợp lợi ích của việc quản lý thời gian hiểu quả và các mẹo giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn
Cảm ơn bạn đã xem.