1.Khái niệm
+Hoạch định là một trong những chức năng quản trị và là nền tảng của hoạt động quản trị. Hoạch định mô tả khả năng con người về dự đoán trí tuệ cho các bước hành động cần thiết để đạt được một mục tiêu, và để đưa ra một kế hoạch, chính sách tương ứng.
+Kiểm soát trong tiếng Anh là Control. Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.
2.Vai trò của hoạch định và kiểm soát công việc
2.1 Vai trò của hoạch định
+ Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
+ Hoạch định giúp đề ra mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, cách thức
+ Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi
2.2 Vai trò của kiểm soát
+ Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định
+ Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu
+ Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra
+ Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức
+ Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm
+ Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biễu mẫu thích hợp
+ Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị
3. Lợi ích và hạn chế của hoạch định
Lợi ích
– Giúp các nhà quản trị: Phát hiện các cơ hội mới. Lường trước và né tránh những bất trắc trong tương lai. Vạch ra các hành động hữu hiệu. Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức. Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh. Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi.
-Sự phối hợp tốt hơn:
+ Nền tảng cho sự phối hợp các hoạt động
+ Định rõ trách nhiệm của từng bộ phận cũng như trong phối hợp các hoạt động
+ Định hướng nỗ lực của các thành viên và bộ phận theo 1 hướng
+ Hiệu quả phối hợp nhóm
-Tập trung suy nghĩ về tương lai:
+ Luôn cân nhắc các nguồn lực cần thiết
+ Các cơ hội và rủi ro tiềm tàng
+ Gợi mở và sàng lọc để vượt qua những trở ngạu ngắn hạn
+ Chuẩn bị cho tổ chức vận hành hiệu quả hơn trong tương lai
-Kích thích sự tham gia:
+ Thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thàng viên
+ Tạo lập được 1 nền tảng chuyên môn và kiến thức rộng hơn trong việc lập kế hoạch
+ Nhân viên nỗ lực hơn trong việc thực hiện kế hoạch
-Hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn
+ Nền tảng tiêu chuẩn rõ ràng cho đánh giá
+ Nhân viên biết rõ phải làm gì
+ Tổ chức có thể nhận rõ khoảng cách giữa mục tiêu và thực hiện
Hạn chế
– Không lường hết được diễn biến bất lợi. Khi tình huống xấu xảy ra có thể làm đảo lộn kế hoạch.
– Gò bó trong việc thực hiện, đôi khi không linh hoạt, làm hạn chế sự sáng tạo.
– Đôi khi kết quả đạt được đúng hoạch định nhưng không phản ánh đúng tiềm năng vốn có của doanh nghiệp. (Vd: Sản lượng đạt được có thể cao hơn nhiều so với mực thực tế của hoạch định).
– Tính bảo thủ của người làm hoạch định: Đây là vấn đề tế nhị, các nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ các hoạch định của mình mà không dũng cảm nhận ra sự vô lý ở một số điểm.
– Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong hoạch định. (Vd: Cơ sở vật chất lạc hậu, tay nghề lao động thấp,…).
– Thông tin để hoạch định quá cũ, hay không chính xác.
4. Nguyên tắc kiểm soát
Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:
- Kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát công tác của tổ trưởng.
- Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.
Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
- Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.
Những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu và tình trạng không đạt mục tiêu; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.
- Việc kiểm soát phải khách quan.
Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.
- Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức.
Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.
- Việc kiểm soát phải tiết kiệm.
Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
- Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động.
Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.
Hy vọng các các thông tin trên giúp ích được cho bạn