Một thư ký chuyên nghiệp cần có những tố chất hay những trách nhiệm gì? Chắc hẳn rằng ngành thư ký không còn là ngành nghề quá xa lạ gì với các bạn nữa, là một công việc hết sức quan trọng trong mọi doanh nghiệp, công ty và là một trợ thủ đắt lực của giám đôc. Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu sâu hơn về ngành và những trách nhiệm của Thư Ký nhá.
Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác
hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
- Những công việc của thư ký
- Sắp xếp thời gian và lịch làm việc ở cơ quan
+ Là Người sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, thời gian diễn ra các cuộ họp, ghi chép các vấn đề quan trọng diễn ra trong cuộc họp.
+ Chuẩn bị và tập hợp các thông tin cần thiết cho ban giám đốc điều hành.
+ Lắng nghe và tổng hợp các ý kiến quan trọng của các lãnh đạo và chuyển tới các đơn vị hoặc cá nhân.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin
+ Nhanh chóng phân loại các văn bản , các công việc cần phải hoàn tất nhanh chóng không được chậm trễ .
+ Luôn chắc chắn rằng các văn bản phải đến được cơ quan và được giải quyết nhanh chóng, chính xác và bảo mật.
+ Tiếp nhận, tập hợp và xử lý các thông tin, văn bản đến từ các đơn vị khác trong công ty. Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầ.
- Chuẩn bị và sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp cao
+ Chuẩn bị, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi sẽ đến, thơi đi và đến ,….
+ Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần những hồ sơ gì,….
+ Đặt vé cho chuyến đi, đặt khách sạn (với giá cá hợp lý). Lập hồ sơ cho chuyến đi và quyết toán chi phí.
+ Tiếp khách hàng và giải quyết các công việc với khách hàng trong phạm vi giới hạn và sự hiểu biết của mình.
+ Ghi chép các thông tin quan trọng cần thiết trong quá trình giao tiếp với khách hàng.
+ Phục vụ các nhu cầu như nước giải khác trong quá trình chờ đợi.
- Các phẩm chất của thư ký
- Tạo được sự tin cậy
Thư ký là người quản lý đa số sổ sách, tiền bạc và là người thân tín với giám đốc hay các cấp cao khác nhất, nên việc tạo được sự tin tưởng hay niềm tin của thư ký đối với các người xung quanh là hết sức quan trọng và cần thiết. Ngoài những người trong công ty thì cần phải tạo được sự thân tín đối với khách hàng.
- Có trách nhiệm đối với công việc
Phải luốn có trách nhiệm đối với công việc của mình và luôn phải hoàn thành đúng thời hạn không được chậm trễ. Vì bạn là một người ở bên và hỗ trợ giám đốc các công việc nên bạn không được châm trễ, phải lên trước các kế hoạch cần thiết, sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Là người có ý thức tự giác trong công việc.
Để việc hỗ trợ cho giám đốc của bạn hiệu quả nhất, trước hết bạn phải hoàn thành công việc của mình. Phải biết tự ý thức và có trách nhiệm đối với công việc của mình. Tự tạo niềm vui, động lực khi làm việc, tự sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả.
- Trung thực trong công việc
Như đã nói ở trên thư ký là người quản lý sổ sách quan trọng trong đó có liên quan đến ngân sách tiền bạc công ty, nên tính trung thực là thực sự cần thiết trong quá trình là việc.
- Mức lương của thư ký
- Đối với nghề thư ký thì mức lương trung bình sẽ được chi trả rơi vào mức 9.8 triệu/ tháng, khung giao động sẽ là 7.8 - 11.8 triệu/ tháng . Còn đối với các ứng viên có kinh nghiệm hay đảm nhận vị trí trợ lý kinh doanh đặc biệt với những thành tích bất ngờ thì sẽ có mức lương cao hơn khoảng 22.5 triệu/ tháng làm việc.
- Đối với nghề trợ lý giám đốc thì mức lương trung bình chi trả sẽ có phần nhỉnh hơn là 13.1 triệu/ tháng, khung lương phổ biến sẽ là 10.6 - 15.6 triệu/ tháng. Trường hợp mức lương cao hơn là khi trợ lý đảm nhận là cánh tay đắc lực của sếp, kiêm vai trò của một người cố vấn thì có thể lên tới con số là 45 triệu/ tháng làm việc hết sức mình
Nói tóm lại thư là một ngành nghề không khó cũng không dễ, quan trọng là người làm trong ngành cần có sự siêng năng sáng tạo và cần cù với công việc. Và bạn đang vân vân không biết học thư ký giám đốc ở đâu uy tín, thì trung tâm GEC sẽ là lựa chọn hàng đầu của bạn vì đây là một trong những nơi
đào tạo thư ký tốt nhất TP.HCM hiện tại, với đội ngũ giáo viên có nhiều kinh nghiệm và học phí hợp lý, chắc chắn sẽ không làm bạn thất vọng.
Cảm ơn bạn đã đọc và chúc bạn sức khỏe
