Toàn quốc Thủ tục chứng thực chữ ký và những hồ sơ cần chuẩn bị

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên Giấy tờ, văn bản là chữ ký thật của người có liên quan. Việc chứng thực chữ ký giúp đảm bảo tính pháp lý, xác thực cho chữ ký của cá nhân, góp phần phòng ngừa hành vi giả mạo chữ ký, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch. Vậy việc chứng thực chữ ký được thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói tiết kiệm chi phí khi mua bán nhà đất

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.”


2. Quy trình thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định về Thủ tục chứng thực chữ ký như sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ bao gồm:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp.

+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực.

Bước 3: Thực hiện chứng thực

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và các giấy tờ cần chuẩn bị

3. Văn bản nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực.

Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.


4. Thẩm quyền tiến hành chứng thực chữ ký

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

- Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

- Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

Như vậy, trên đây là thông tin về vấn đề: Thủ tục chứng thực chữ ký và những hồ sơ cần chuẩn bị. Ngoài ra, nếu như bạn có thắc mắc gì liên quan đến dịch vụ công chứng, xin vui lòng liên hệ theo thông tin: