Theo định nghĩa trong ISO 9000 thì quá trình - process được định nghĩa là "tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra". Cũng trong ISO 9000, quy trình - procedure được định nghĩa là "cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc quá trình". Hai định nghĩa này cho thấy sự khác biệt của hai khái niệm.
>> Xem thêm tầm quan trọng của quản trị chất lượng dịch vụ trong doanh nghiệp.
1. Quá trình và quy trình là gì?
Khi tìm hiểu những tài liệu liên quan đến ISO, ta thường thấy xuất hiện thuật ngữ quá trình và quy trình. Sau đây là khái niệm của hai thuật ngữ trên:
Quá trình và quy trình là hai cách thức hoàn toàn khác biệt nhưng lại thường bị nhầm lẫn với nhau. Theo thuật ngữ ISO 9000 và ISO 9001 thì có những sự khác biệt về ý nghĩa như sau trong hệ thống quản lý như sau:
Quá trình (Process)Quy trình (Procedure)
Trong một tổ chức, chuyện các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quy trình để giúp cho người thực hiện các công việc biết rằng muốn hoàn thành công việc đó phải thực như thế nào và kết quả cần đạt là gì? Tránh tình trạng nhân viên chậm chỉ thị của cấp trên hay thực hiện các công việc thừa gây lãng phí thời gian.
Đối với các công việc cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân bổ công việc hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến.
Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Để có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình, nhằm phục vụ cho việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý quá trình và quy trình hợp lý là một công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm làm việc… Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp tối ưu để có một hệ thống quản lý bài bản giúp gia tăng lợi nhuận.
>> Xem thêm cách xây dựng mục tiêu chất lượng ISO 9000 theo nguyên tắc SMART hiệu quả nhất cho doanh nghiệp: https://bit.ly/33Laytp
Hãy để chuyên gia của Lavan giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý!
>> Xem thêm tầm quan trọng của quản trị chất lượng dịch vụ trong doanh nghiệp.
1. Quá trình và quy trình là gì?
Khi tìm hiểu những tài liệu liên quan đến ISO, ta thường thấy xuất hiện thuật ngữ quá trình và quy trình. Sau đây là khái niệm của hai thuật ngữ trên:
- Quá trình: Phương pháp quản lý theo quá trình là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình. Tất cả các hoạt động tiếp nhận các đầu vào sau đó chuyển thành các đầu ra thỏa mãn yêu cầu đặt ra trước đó thì đều có thể coi như là một quá trình. Đầu vào của một quá trình này có thể là đầu ra của một quá trình khác và ngược lại. Vì vậy có thể nói “quá trình là tập hợp các hành động chuyển đầu vào chuyển thành đầu ra”.
- Quy trình: Là cách thức hay phương thức để thực hiện hoạt động hay quá trình. Khi nói đến một quy trình tức là nói đến trình tự hoạt động của công việc trong chuỗi các công việc.
Quá trình và quy trình là hai cách thức hoàn toàn khác biệt nhưng lại thường bị nhầm lẫn với nhau. Theo thuật ngữ ISO 9000 và ISO 9001 thì có những sự khác biệt về ý nghĩa như sau trong hệ thống quản lý như sau:
Quá trình (Process)Quy trình (Procedure)
- Tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.
- Quá trình thể hiện bằng hành động.
- Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình.
- Có thể ẩn chứa trình tự không mang tính bắt buộc.
- Đáp ứng yêu cầu theo chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình.
- Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hóa, chưa ngắn gọn, hiệu quả chưa cao.
- Một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.
- Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.
- Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình.
- Có tính bó buộc tuân thủ.
- Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.
- Quy trình thường không thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất địn
Trong một tổ chức, chuyện các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quy trình để giúp cho người thực hiện các công việc biết rằng muốn hoàn thành công việc đó phải thực như thế nào và kết quả cần đạt là gì? Tránh tình trạng nhân viên chậm chỉ thị của cấp trên hay thực hiện các công việc thừa gây lãng phí thời gian.
Đối với các công việc cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân bổ công việc hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến.
Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Để có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình, nhằm phục vụ cho việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý quá trình và quy trình hợp lý là một công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm làm việc… Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp tối ưu để có một hệ thống quản lý bài bản giúp gia tăng lợi nhuận.
>> Xem thêm cách xây dựng mục tiêu chất lượng ISO 9000 theo nguyên tắc SMART hiệu quả nhất cho doanh nghiệp: https://bit.ly/33Laytp
Hãy để chuyên gia của Lavan giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý!