Tổ chức sự kiện ngoài trời là một hình thức tổ chức sự kiện đang rất được ưa thích và là hình thức tổ chức phổ biến bởi nó mang đến không gian tổ chức rộng rãi, thoáng mát, có thể xây dựng nhiều concept thú vị. Bên cạnh những lợi thế mà tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến thì cũng tiềm ẩn những rủi ro. Để tổ chức một sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp và thành công sẽ không phải điều dễ dàng. Vậy để tổ chức một sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp bạn cần lưu ý điều gì? Hãy cùng LuxEvent tìm hiểu về tổ chức sự kiện ngoài trời thông qua bài viết dưới đây nhé!
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện hoạt trời là công việc xây dựng nội dung, kịch bản, ý tưởng, là những công việc của khâu lên ý tưởng và sản xuất. Sau khi đã lên kịch bản sẽ đến việc tiến hành thực hiện, thực hiện tổ chức. Tổ chức sự kiện ngoài trời là lên ý tưởng và tổ chức những sự kiện với địa điểm tổ chức là ngoài trời. Các sự kiện thường được lựa chọn tổ chức ngoài trời như: lễ khai trương, tiệc kỉ niệm, tiệc sinh nhật, ngày hội thể thao, team building…
Với những sự kiện lựa chọn hình thức tổ chức là tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ cần có những kịch bản, ý tưởng tổ chức riêng biệt. Tùy thuộc vào mục đích, thông điệp muốn truyền tải mà bạn sẽ xây dựng một kịch bản tổ chức phù hợp. Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: kinh phí, ngân sách, nội dung và mục đích của sự kiện, thời tiết.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp và hấp dẫn
Để tổ chức một sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, hấp dẫn và mang lại sự thành công bạn cần biết những kinh nghiệm sau:
1. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Vì là sự kiện sẽ được tổ chức ngoài trời nên việc lựa chọn một địa điểm tổ chức thích hợp là điều rất quan trọng. Một địa điểm tổ chức hợp lý, lý tưởng cần đáp ứng được những tiêu chí sau:
Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công bạn cần chú ý đến những yếu tố khách quan, đặc biệt là yếu tố thời tiết. Vì sự kiện sẽ được tổ chức với không gian mở, ở ngoài trời nên khi gặp phát sinh vì yếu tố thời tiết sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện. Sau khi xác định được thời gian tổ chức, bạn cần kiểm tra dự báo thời tiết vào ngày hôm đó để xem có phù hợp để tổ chức hay không. Vì là tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn nên hạn chế tổ chức sự kiện vào những mùa mưa, hay thời điểm có bão. Để giảm thiểu ảnh hưởng từ yếu tố thời tiết sự kiện nên được trang bị hệ thống phông bạt để che chắn.
3. Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị
Tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ yêu cầu nhiều trang thiết bị để phục vụ cho sự kiện. Nên để sự kiện diễn ra thành công, bạn cần lập một danh sách những đồ cần chuẩn bị, và chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự kiện. Các trang thiết bị cần chuẩn bị như:
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, bạn nên nắm được một số những rủi ro có thể phát sinh để có thể kịp thời giải quyết:
1. Chú ý về mặt pháp lý của sự kiện
Hiện nay việc tổ chức các sự kiện ngoài trời với quy mô lớn đều cần hoàn tất hợp đồng pháp lý với cơ quan nhà nước theo đúng quy định. Một số giấy tờ nhà tổ chức cần lưu ý như:
2. Chú ý đảm bảo vệ sinh và an ninh cho sự kiện
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời cần được chú ý đến vấn đề đảm bảo vệ sinh và an ninh cho sự kiện. Nhà tổ chức nên có một đội bảo vệ nhằm đảm bảo an ninh cho khách mời và đảm bảo trật tự mỹ quan cho sự kiện. Thông qua việc này sẽ giúp hình ảnh của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
3. Thời tiết gây trở ngại cho sự kiện
Bạn cần thường xuyên cập nhật thông tin về thời tiết vào thời điểm diễn ra sự kiện để có những biện pháp xử lý khắc phục kịp thời. Vào ngày tổ chức sự kiện tăng cường trang bị hệ bạt che mưa hoặc ô tránh nắng để giảm thiểu ảnh hưởng từ yếu tố thời tiết đến chất lượng của sự kiện, cũng như tránh làm hư hỏng trang thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời mà LuxEvent muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng thông qua bài viết trên bạn sẽ hiểu hơn về tổ chức sự kiện ngoài trời và góp phần mang đến thành công cho sự kiện mà doanh nghiệp sắp tổ chức.
LuxEvent - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
LuxEvent - được biết đến công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công với nhiều chương trình sự kiện lớn nhỏ. Với kinh nghiệm hàng đầu trong việc truyền thông, tổ chức sự kiện, tự hào là nơi gửi gắm uy tín được các doanh nghiệp hướng đến. Cùng với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt huyết, sáng tạo để đảm bảo chất lượng cũng như nội dung trong chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ, hấp dẫn. LuxEvent luôn mang đến những sự kiện chuyên nghiệp và thành công với khâu tổ chức chỉn chu, theo sát từng tiến độ công việc, kịch bản hay, hấp dẫn.
Sự hài lòng của khách hàng chính là kim chỉ nam trong phương hướng phát triển của LuxEvent trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi đã may mắn có cơ hội đồng hành, hợp tác với nhiều công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ để tổ chức những chương trình tiệc tất niên ấn tượng, chuyên nghiệp như : TH True Milk, Samsung, LG, Viettel…
LuxEvent sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ tốt nhất, cung cấp nhiệt tình với những tiêu chí:
>>Nguồn: https://luxevent.net/to-chuc-su-kien-ngoai-troi/
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện hoạt trời là công việc xây dựng nội dung, kịch bản, ý tưởng, là những công việc của khâu lên ý tưởng và sản xuất. Sau khi đã lên kịch bản sẽ đến việc tiến hành thực hiện, thực hiện tổ chức. Tổ chức sự kiện ngoài trời là lên ý tưởng và tổ chức những sự kiện với địa điểm tổ chức là ngoài trời. Các sự kiện thường được lựa chọn tổ chức ngoài trời như: lễ khai trương, tiệc kỉ niệm, tiệc sinh nhật, ngày hội thể thao, team building…
Với những sự kiện lựa chọn hình thức tổ chức là tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ cần có những kịch bản, ý tưởng tổ chức riêng biệt. Tùy thuộc vào mục đích, thông điệp muốn truyền tải mà bạn sẽ xây dựng một kịch bản tổ chức phù hợp. Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: kinh phí, ngân sách, nội dung và mục đích của sự kiện, thời tiết.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp và hấp dẫn
Để tổ chức một sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, hấp dẫn và mang lại sự thành công bạn cần biết những kinh nghiệm sau:
1. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Vì là sự kiện sẽ được tổ chức ngoài trời nên việc lựa chọn một địa điểm tổ chức thích hợp là điều rất quan trọng. Một địa điểm tổ chức hợp lý, lý tưởng cần đáp ứng được những tiêu chí sau:
- Địa điểm phù hợp với nội dung của sự kiện không?
- Quy mô của sự kiện có cân bằng với mặt bằng địa điểm không?
- Số lượng khách mời tham gia?
- Địa điểm tổ chức có đảm bảo những yếu tố kèm theo như: mức độ an toàn, quy mô bãi đỗ xe, thuận tiện trong di chuyển.
Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công bạn cần chú ý đến những yếu tố khách quan, đặc biệt là yếu tố thời tiết. Vì sự kiện sẽ được tổ chức với không gian mở, ở ngoài trời nên khi gặp phát sinh vì yếu tố thời tiết sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện. Sau khi xác định được thời gian tổ chức, bạn cần kiểm tra dự báo thời tiết vào ngày hôm đó để xem có phù hợp để tổ chức hay không. Vì là tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn nên hạn chế tổ chức sự kiện vào những mùa mưa, hay thời điểm có bão. Để giảm thiểu ảnh hưởng từ yếu tố thời tiết sự kiện nên được trang bị hệ thống phông bạt để che chắn.
3. Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị
Tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ yêu cầu nhiều trang thiết bị để phục vụ cho sự kiện. Nên để sự kiện diễn ra thành công, bạn cần lập một danh sách những đồ cần chuẩn bị, và chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự kiện. Các trang thiết bị cần chuẩn bị như:
- Setup sân khấu phù hợp với địa điểm
- Backdrop, banner cho chương trình
- Hệ thống âm thanh ánh sáng với công suất phù hợp
- Các vật dụng trang trí cho sự kiện
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, bạn nên nắm được một số những rủi ro có thể phát sinh để có thể kịp thời giải quyết:
1. Chú ý về mặt pháp lý của sự kiện
Hiện nay việc tổ chức các sự kiện ngoài trời với quy mô lớn đều cần hoàn tất hợp đồng pháp lý với cơ quan nhà nước theo đúng quy định. Một số giấy tờ nhà tổ chức cần lưu ý như:
- Hợp đồng thuê nhân sự biểu diễn: MC, nhóm nhảy, ca sĩ
- Giấy phép tổ chức, hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức
- Một số giấy tờ bảo hiểm
- Hợp đồng thuê âm thanh, ánh sáng
2. Chú ý đảm bảo vệ sinh và an ninh cho sự kiện
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời cần được chú ý đến vấn đề đảm bảo vệ sinh và an ninh cho sự kiện. Nhà tổ chức nên có một đội bảo vệ nhằm đảm bảo an ninh cho khách mời và đảm bảo trật tự mỹ quan cho sự kiện. Thông qua việc này sẽ giúp hình ảnh của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
3. Thời tiết gây trở ngại cho sự kiện
Bạn cần thường xuyên cập nhật thông tin về thời tiết vào thời điểm diễn ra sự kiện để có những biện pháp xử lý khắc phục kịp thời. Vào ngày tổ chức sự kiện tăng cường trang bị hệ bạt che mưa hoặc ô tránh nắng để giảm thiểu ảnh hưởng từ yếu tố thời tiết đến chất lượng của sự kiện, cũng như tránh làm hư hỏng trang thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời mà LuxEvent muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng thông qua bài viết trên bạn sẽ hiểu hơn về tổ chức sự kiện ngoài trời và góp phần mang đến thành công cho sự kiện mà doanh nghiệp sắp tổ chức.
LuxEvent - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
LuxEvent - được biết đến công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công với nhiều chương trình sự kiện lớn nhỏ. Với kinh nghiệm hàng đầu trong việc truyền thông, tổ chức sự kiện, tự hào là nơi gửi gắm uy tín được các doanh nghiệp hướng đến. Cùng với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt huyết, sáng tạo để đảm bảo chất lượng cũng như nội dung trong chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ, hấp dẫn. LuxEvent luôn mang đến những sự kiện chuyên nghiệp và thành công với khâu tổ chức chỉn chu, theo sát từng tiến độ công việc, kịch bản hay, hấp dẫn.
Sự hài lòng của khách hàng chính là kim chỉ nam trong phương hướng phát triển của LuxEvent trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi đã may mắn có cơ hội đồng hành, hợp tác với nhiều công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ để tổ chức những chương trình tiệc tất niên ấn tượng, chuyên nghiệp như : TH True Milk, Samsung, LG, Viettel…
LuxEvent sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ tốt nhất, cung cấp nhiệt tình với những tiêu chí:
- Đội ngũ nhân sự nhiệt tình, chuyên môn cao
- Kịch bản chương trình ấn tượng, độc đáo
- Địa điểm tổ chức hoành tráng, hợp lý
- Tối ưu mọi chi phí
- Hỗ trợ tư vấn nhiệt tình, nhanh chóng
- Tư vấn 24/7
>>Nguồn: https://luxevent.net/to-chuc-su-kien-ngoai-troi/