Trong cuộc sống hiện đại với nhịp sống bận rộn, hẳn không ít lần bạn cảm thấy ngột thở vì khối lượng công việc mỗi ngày hay quên lịch họp, sót đầu việc. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần đến phương pháp quản lý công việc, thời gian hiệu quả với to do list. Vậy to do list là gì, lợi ích của nó và làm sao để tạo một bảng to do list công việc chuẩn chỉ? Cùng Sanze tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. To do list là gì?
To do list là danh sách các công việc cần làm trong một khung thời gian nhất định, được sắp xếp logic theo thứ tự ưu tiên giúp bạn dễ dàng tổ chức, kiểm soát và quản lý công việc hiệu quả, có hệ thống. Qua đó tránh tình trạng “nhớ trước quên sau”, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và kỹ năng quản lý thời gian.
Trước đây, danh sách này thường được thực hiện thủ công qua sổ tay ghi chép, giấy note rồi dán ở một nơi “đập vào mắt” nhằm thấy và nhớ ngay. Tuy nhiên, theo sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, to do list đã được kết hợp trong các ứng dụng, phần mềm quản lý dự án – công việc chuyên nghiệp để nhận thông báo, nhắc nhở tự động khi gần đến hạn, đảm bảo bạn không thể quên lịch hay bỏ sót tác vụ quan trọng.
2. 5 bước tạo bảng to do list công việc chuẩn chỉ, hiệu quả
2.1. Xác định mục tiêu và nhiệm vụ chính
Bước đầu tiên trong việc tạo bảng to do list hiệu quả là xác định rõ ràng mục tiêu dài hạn và ngắn hạn (sử dụng mô hình SMART) cùng các nhiệm vụ chính nhằm đạt mục tiêu đó. Công đoạn này giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng, ứng với 20% khối lượng công việc then chốt dẫn đến thành công trong nguyên tắc 80-20.
2.2. Liệt kê hết các công việc cần làm
Sau khi xác định mục tiêu, bước tiếp theo là liệt kê toàn bộ các công việc bạn cần thực hiện vào to do list. Hãy dành thời gian ghi chép, tạo task một cách chi tiết và không để bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất. Một kỹ thuật hiệu quả mà bạn có thể tham khảo là brain dump, nghĩa là ghi hết mọi thứ đang hiện hữu trong não bộ xuống giấy mà không cần sắp xếp hay đánh giá vội vì điều quan trọng nhất trong bước hai là phải nhận diện được toàn bộ các công việc bạn có thể nghĩ ra.
2.3. Sắp xếp và phân loại ưu tiên cho công việc
Có đủ đầu việc cần làm rồi thì bạn sẽ tiến hành sắp xếp và phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên, nhiệm vụ nào quan trọng sẽ cần đặt ở đầu danh sách to do list, nhằm giúp bạn không bị bức bối trong một bớ bòng bong với quá nhiều thứ phải làm trong khoảng thời gian đó. Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để thực hiện thao tác trên là sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower kinh điển phân chia nhiệm vụ thành 4 nhóm chính:
2.4. Đặt deadline công việc cụ thể
Việc đặt thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ là yếu tố cốt lõi để to do list trở nên hiệu quả. Các deadline công việc khiến bạn rèn tính kỷ luật, chủ động hơn trong việc hoàn thành đúng tiến độ, tránh trì hoãn, qua đó giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và hiệu suất làm việc chung. Hãy gán thời gian dự kiến khả thi trong tầm năng lực, đừng quá tham lam ôm nhiều việc xong không thể hoàn thành nổi, vừa khiến bạn chán nản lại tạo ra cái nhìn không tốt từ phía cấp trên.
2.5. Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên
Một dự án bạn tham gia thực hiện gần như chẳng bao giờ đúng theo khuôn khổ mà thường sẽ có một vài yêu cầu mới đến từ khách hàng. Do vậy cần theo dõi, đánh giá tiến độ và điều chỉnh các công việc trong to do list thường xuyên mỗi ngày hoặc mỗi cuối tuần nhằm đảm bảo độ ưu tiên của các nhiệm vụ phù hợp với thực tế.
Đọc thêm 5 tips hay để sử dụng bảng to do list công việc hiệu quả và công cụ hỗ trợ xây dựng to do list nhanh chóng tại website của Sanze.
To do list là danh sách các công việc cần làm trong một khung thời gian nhất định, được sắp xếp logic theo thứ tự ưu tiên giúp bạn dễ dàng tổ chức, kiểm soát và quản lý công việc hiệu quả, có hệ thống. Qua đó tránh tình trạng “nhớ trước quên sau”, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và kỹ năng quản lý thời gian.
Trước đây, danh sách này thường được thực hiện thủ công qua sổ tay ghi chép, giấy note rồi dán ở một nơi “đập vào mắt” nhằm thấy và nhớ ngay. Tuy nhiên, theo sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, to do list đã được kết hợp trong các ứng dụng, phần mềm quản lý dự án – công việc chuyên nghiệp để nhận thông báo, nhắc nhở tự động khi gần đến hạn, đảm bảo bạn không thể quên lịch hay bỏ sót tác vụ quan trọng.
2. 5 bước tạo bảng to do list công việc chuẩn chỉ, hiệu quả
2.1. Xác định mục tiêu và nhiệm vụ chính
Bước đầu tiên trong việc tạo bảng to do list hiệu quả là xác định rõ ràng mục tiêu dài hạn và ngắn hạn (sử dụng mô hình SMART) cùng các nhiệm vụ chính nhằm đạt mục tiêu đó. Công đoạn này giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng, ứng với 20% khối lượng công việc then chốt dẫn đến thành công trong nguyên tắc 80-20.
2.2. Liệt kê hết các công việc cần làm
Sau khi xác định mục tiêu, bước tiếp theo là liệt kê toàn bộ các công việc bạn cần thực hiện vào to do list. Hãy dành thời gian ghi chép, tạo task một cách chi tiết và không để bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất. Một kỹ thuật hiệu quả mà bạn có thể tham khảo là brain dump, nghĩa là ghi hết mọi thứ đang hiện hữu trong não bộ xuống giấy mà không cần sắp xếp hay đánh giá vội vì điều quan trọng nhất trong bước hai là phải nhận diện được toàn bộ các công việc bạn có thể nghĩ ra.
2.3. Sắp xếp và phân loại ưu tiên cho công việc
Có đủ đầu việc cần làm rồi thì bạn sẽ tiến hành sắp xếp và phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên, nhiệm vụ nào quan trọng sẽ cần đặt ở đầu danh sách to do list, nhằm giúp bạn không bị bức bối trong một bớ bòng bong với quá nhiều thứ phải làm trong khoảng thời gian đó. Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để thực hiện thao tác trên là sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower kinh điển phân chia nhiệm vụ thành 4 nhóm chính:
- Khẩn cấp và quan trọng: Làm ngay
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Chuyển giao
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Bỏ/Làm cuối cùng
2.4. Đặt deadline công việc cụ thể
Việc đặt thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ là yếu tố cốt lõi để to do list trở nên hiệu quả. Các deadline công việc khiến bạn rèn tính kỷ luật, chủ động hơn trong việc hoàn thành đúng tiến độ, tránh trì hoãn, qua đó giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và hiệu suất làm việc chung. Hãy gán thời gian dự kiến khả thi trong tầm năng lực, đừng quá tham lam ôm nhiều việc xong không thể hoàn thành nổi, vừa khiến bạn chán nản lại tạo ra cái nhìn không tốt từ phía cấp trên.
2.5. Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên
Một dự án bạn tham gia thực hiện gần như chẳng bao giờ đúng theo khuôn khổ mà thường sẽ có một vài yêu cầu mới đến từ khách hàng. Do vậy cần theo dõi, đánh giá tiến độ và điều chỉnh các công việc trong to do list thường xuyên mỗi ngày hoặc mỗi cuối tuần nhằm đảm bảo độ ưu tiên của các nhiệm vụ phù hợp với thực tế.
Đọc thêm 5 tips hay để sử dụng bảng to do list công việc hiệu quả và công cụ hỗ trợ xây dựng to do list nhanh chóng tại website của Sanze.