1. Trung bình ở một công ty nọ, nhân viên phải kéo lên kéo xuống, lục lại hàng trăm tin nhắn chỉ để tìm gấp một cái hợp đồng khách vừa gửi tuần trước.
Việc dùng các công cụ nhắn tin “đời thường” khiến tin nhắn công việc lẫn lộn vào tin nhắn cá nhân, cuộc sống riêng làm cho nhân viên xao nhãng, khó tổng hợp, rồi deadline cận kề khiến áp lực tăng cao, dễ bỏ sót thông tin quan trọng.
2. Câu hỏi đặt ra ở đây với Doanh nghiệp là “Trôi tin nhắn = trôi hợp đồng – SME có dám đánh cược?”
Hiện nay, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp nhỏ còn giữ thói quen dùng công cụ nhắn tin miễn phí vì tiện, đăng ký dễ dàng và chắc chắn 1 điều là nó “FREE”.
Nhưng có một vấn đề mà Doanh nghiệp nên cân nhắc, đó là các công cụ đó không sinh ra với mục đích là quản lý công việc, giao và nhận việc, lưu trữ thông tin dữ liệu vì chỉ là nhắn tin cơ bản, hoàn toàn không có tính năng phân quyền, không nhắc việc, tìm lịch sử khó, dữ liệu rời rạc nào liên quan đến mục đích làm việc.
=> Điều này sẽ dẫn đến báo cáo cuối ngày của nhân viên rất chậm, hợp đồng quan trọng dễ thất lạc, thông tin rải rác khắp các nhóm chat => ảnh hưởng uy tín và doanh thu.
3. Về lâu dài, việc chậm trễ hay thất lạc sẽ khiến quy trình làm việc nội bộ của công ty ngày càng trì trệ, thiếu chuyên nghiệp, minh bạch gây ảnh hưởng tâm trạng làm việc của nhân viên hoặc nghiêm trọng hơn là sự uy tín của Doanh nghiệp đối với Khách hàng và Đối tác
Đừng để đến khi xảy ra các ảnh hưởng nghiêm trọng đó mới nhìn lại thì đã quá muộn, dù biết giao việc qua tin nhắn cũng là một cách “chuyển đổi số” nhưng chúng ta phải lựa chọn đúng công cụ, đúng mục tiêu phục vụ nhu cầu để nó được phát huy tốt nhất các tính năng của mình.
“Chuyển đổi số” không chỉ đơn giản là dùng công cụ “miễn phí” nào đó trên máy tính, điện thoại để giao việc mà là cả một bước tiến trong cách Doanh nghiệp vận hành. Bằng việc mua và sử dụng những phần mềm quản lý chuyên nghiệp có tính phí, tính năng hoàn toàn phù hợp môi trường đi làm thì lúc đó: toàn bộ quy trình từ giao - nhận việc, thông báo deadline, theo dõi tiến độ cho đến lưu trữ dữ liệu sẽ được tổ chức lại một cách thật khoa học, minh bạch và dễ kiểm soát nhất do các báo cáo tổng hợp đều được thực hiện bởi hệ thống, ít có sự can thiệp của con người, đặc biệt là dễ dàng xem lại “lịch sử hoạt động” khi cần.
Khi thông tin, hợp đồng, tài liệu được lưu trữ tập trung trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp không còn phải lo cảnh hợp đồng “trôi” trong hàng trăm tin nhắn cá nhân. Việc tìm kiếm, đối chiếu hay trích xuất báo cáo chỉ mất vài giây, trách nhiệm của từng người cũng rõ ràng nhờ cơ chế phân quyền. Đồng thời, dữ liệu được sao lưu an toàn, lịch sử hoạt động minh bạch, giúp bảo vệ các hợp đồng quan trọng và nâng cao uy tín của SME trước đối tác, khách hàng.
4. Vậy Doanh nghiệp của bạn đã từng mất hợp đồng vì… trôi tin nhắn chưa? Và Giải pháp của các bạn là gì?
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com
Việc dùng các công cụ nhắn tin “đời thường” khiến tin nhắn công việc lẫn lộn vào tin nhắn cá nhân, cuộc sống riêng làm cho nhân viên xao nhãng, khó tổng hợp, rồi deadline cận kề khiến áp lực tăng cao, dễ bỏ sót thông tin quan trọng.
2. Câu hỏi đặt ra ở đây với Doanh nghiệp là “Trôi tin nhắn = trôi hợp đồng – SME có dám đánh cược?”
Hiện nay, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp nhỏ còn giữ thói quen dùng công cụ nhắn tin miễn phí vì tiện, đăng ký dễ dàng và chắc chắn 1 điều là nó “FREE”.
Nhưng có một vấn đề mà Doanh nghiệp nên cân nhắc, đó là các công cụ đó không sinh ra với mục đích là quản lý công việc, giao và nhận việc, lưu trữ thông tin dữ liệu vì chỉ là nhắn tin cơ bản, hoàn toàn không có tính năng phân quyền, không nhắc việc, tìm lịch sử khó, dữ liệu rời rạc nào liên quan đến mục đích làm việc.
=> Điều này sẽ dẫn đến báo cáo cuối ngày của nhân viên rất chậm, hợp đồng quan trọng dễ thất lạc, thông tin rải rác khắp các nhóm chat => ảnh hưởng uy tín và doanh thu.
3. Về lâu dài, việc chậm trễ hay thất lạc sẽ khiến quy trình làm việc nội bộ của công ty ngày càng trì trệ, thiếu chuyên nghiệp, minh bạch gây ảnh hưởng tâm trạng làm việc của nhân viên hoặc nghiêm trọng hơn là sự uy tín của Doanh nghiệp đối với Khách hàng và Đối tác
Đừng để đến khi xảy ra các ảnh hưởng nghiêm trọng đó mới nhìn lại thì đã quá muộn, dù biết giao việc qua tin nhắn cũng là một cách “chuyển đổi số” nhưng chúng ta phải lựa chọn đúng công cụ, đúng mục tiêu phục vụ nhu cầu để nó được phát huy tốt nhất các tính năng của mình.
“Chuyển đổi số” không chỉ đơn giản là dùng công cụ “miễn phí” nào đó trên máy tính, điện thoại để giao việc mà là cả một bước tiến trong cách Doanh nghiệp vận hành. Bằng việc mua và sử dụng những phần mềm quản lý chuyên nghiệp có tính phí, tính năng hoàn toàn phù hợp môi trường đi làm thì lúc đó: toàn bộ quy trình từ giao - nhận việc, thông báo deadline, theo dõi tiến độ cho đến lưu trữ dữ liệu sẽ được tổ chức lại một cách thật khoa học, minh bạch và dễ kiểm soát nhất do các báo cáo tổng hợp đều được thực hiện bởi hệ thống, ít có sự can thiệp của con người, đặc biệt là dễ dàng xem lại “lịch sử hoạt động” khi cần.
Khi thông tin, hợp đồng, tài liệu được lưu trữ tập trung trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp không còn phải lo cảnh hợp đồng “trôi” trong hàng trăm tin nhắn cá nhân. Việc tìm kiếm, đối chiếu hay trích xuất báo cáo chỉ mất vài giây, trách nhiệm của từng người cũng rõ ràng nhờ cơ chế phân quyền. Đồng thời, dữ liệu được sao lưu an toàn, lịch sử hoạt động minh bạch, giúp bảo vệ các hợp đồng quan trọng và nâng cao uy tín của SME trước đối tác, khách hàng.
4. Vậy Doanh nghiệp của bạn đã từng mất hợp đồng vì… trôi tin nhắn chưa? Và Giải pháp của các bạn là gì?
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com