Xuất nhập khẩu không còn xa lạ gì với đại đa số chúng ta nữa, nó là một phần không thể thiếu trong việc thúc đây nền kinh tế nước nhà, giúp cho kinh tế nước ta ngày một phát triển và dễ dàng hội nhập quốc tế, chính vì vậy nhiều bạn chọn ngành này để bước tiếp trên con đường sự nghiệp của mình, cho nên bài viết dưới đây của mình sẽ giúp bạn hiểu hơn về ngành xuất nhập khẩu và để xem nó có phù hợp với mình hay không.
1.Khái niệm
Xuất nhập khẩu là hoạt động mua hàng - bán hàng quốc tế. Đây là lĩnh vực rất quan trọng đến nền kinh tế của quốc gia. Bởi nó tác động đến kinh tế chính trị, sức mua của đồng tiền nội tệ.
Xuất nhập khẩu là ngành học hiện đang được ưa chuộng trong thời gian này và thời gian tới.
2.Các kỹ năng của chuyên viên xuất nhập khẩu
+Giao tiếp
Khi là một chuyên viên xuất nhập khẩu thì bạn cần có kỹ năng giao tiếp cùng với vốn tiếng anh khá trở lên vì bạn thường xuyên gặp và giao dịch với các khách hàng nước ngoài nên bạn thường xuyên giao tiếp trao đổi thông tin với nhau, nếu bạn mà không biết tiếng anh hay không giỏi giao tiếp, ngại ngùng trong quá trình làm việc thì bạn đã đánh mất đi một lợi thế lớn của bản thân rồi
+Mua hàng
Điều bạn cần làm là tìm ra nguồn nguyên vật liệu, đàm phán giá với nhà cung cấp và tìm kiếm nguồn dự phòng nhanh chóng khi xảy ra sự cố. Sau khi hợp đồng đầu tiên được ký kết, bạn cần theo sát nhà cung ứng để đảm bảo rằng họ đáp ứng đúng yêu cầu hiện tại. Ngoài ra, kiểm soát chất lượng hàng hóa cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để có chuỗi cung ứng hiệu quả. Theo dõi các lô hàng nhận từ nhà cung cấp. Nếu phát hiện chất lượng xuống cấp bất thường, bạn cần giữ lại khoản thanh toán cho hàng lỗi hoặc chấm dứt hợp đồng hoàn toàn với nhà cung cấp đó.
+Vận chuyển và nghiệm thu
Bộ phận logistics hay còn được gọi là nhân viên hiện trường, chịu trách nhiệm dỡ hàng và mở lô hàng mới, đối chiếu hàng trên trong với đơn hàng áp dụng và cập nhật hệ thống hàng tồn kho của công ty. Khi lô hàng được nhập vào kho, bạn cần đánh giá các tùy chọn đóng gói có sẵn để đạt hiệu suất tối đa và nhận thức thương hiệu ở mức giá thấp nhất. Phát triển quy trình an toàn thích hợp cho kho hàng và đào tạo nhân viên khi sử dụng.
+Quản lý hàng tồn kho
Nếu công ty bạn bán các sản phẩm vật lý, bộ phận logistics còn phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch lượng cầu để dự đoán nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai. Điều này đảm bảo rằng bạn không lãng phí tiền bạc vào số sản phẩm thừa không bán được hoặc hết sản phẩm trong khi lượng cầu đang tăng. Khía cạnh này đòi hỏi kỹ năng phân tích mạnh cùng với kỹ năng sử dụng SAP, Oracle hay chương trình quản lý nguồn lực doanh nghiệp khác.
+Phân phối
Giai đoạn cuối cùng của logistics là nhận sản phẩm xuất kho và mang chúng đến với khách hàng. Hoạt động phân phối thông thường bao gồm quản lý nhân viên kho và liên lạc với các nhà bán lẻ để đánh giá cung cầu, từ đó sản phẩm của bạn luôn có mặt trên kệ hàng. Công ty cũng cần quyết định việc mua phương tiện giao hàng riêng hay thuê ngoài từ một công ty vận tải. Nếu công ty mua xe riêng, bạn sẽ lo cả việc bảo dưỡng, sửa chữa và xin giấy phép.
3.Các công việc hàng ngày của chuyên viên XNK
+Giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng. Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng ngoại thương. Viết mail giao dịch với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh. Phiên dịch tiếng Anh tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc trong các chuyến đi công tác nước ngoài. Dịch tài liệu tiếng Anh. -Thực hiện công tác đối ngoại khác.
+QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU: Tìm kiếm khách hàng thông qua các phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế. Trả lời những thư hỏi hàng mà khách hàng có quan tâm. Có hai loại thư hỏi hàng cần phân định rõ và chăm sóc. Một là thư sẽ gửi cho riêng phần inbox của mình, sẽ chăm sóc và trả lời một cách chi tiết những đòi hỏi của khách hàng, khả năng của mình. Hai là thư hỏi hàng được gửi tới dưới dạng spam, tức là người gửi đồng thời gửi nhiều thư đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc, với dạng thư này phải trả lời với nội dung tỉ mẩn và báo giá mang tính cạnh tranh trước tiên, nếu có hồi âm của khách hàng sẽ trao đổi tiếp. Tìm kiếm khách hàng thông qua các hoạt động giao thương khác: Hội thảo, hội nghị... Chăm sóc khách hàng trong và ngoài nước: Chăm sóc khách hàng thường xuyên bằng cách gọi điện, gửi email, đến công ty thăm hỏi những dịp lễ, tết. Quan sát các mặt hàng khách hàng hay đóng cont, cho đi thị trường nào, giá cả ra sao. Thường xuyên báo giá, cập nhật thông tin giữa
+TIẾP NHẬN ĐƠN HÀNG VÀ LÀM THỦ TỤC GIAO HÀNG XNK: - Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng. - Tính toán số lượng đơn hàng chất đầy cho 1 cont 20′ (thể tích có thể chất 26.5cm3) hoặc 1 cont 40′. Mail Hợp đồng, PO cho khách hàng ký và yêu cầu scan mail lại chi mình. - Làm đơn hàng mail xuống nhà máy, trao đổi đơn hàng có đáp ứng được không? Thời gian giao hàng? Sau đó thông tin về quy cách, thông tin in trên cartons, mã QR... Làm bộ chứng từ bao gồm hợp đồng, invoice, packing list. Chuyển bộ chứng từ cho khách hàng để khách hàng hoàn thành thủ tục thanh toán tiền deposit 30%, 50% hoặc TT trả trước 100% hoặc yêu cầu khách mở L/C. Liên hệ hãng tàu booking lịch tàu để cho hàng của mình đi đúng lịch mà mình mong muốn. Lịch tàu có thể do khách hàng chỉ định, hoặc có thể do mình book rồi trao đổi với khách hàng. Kiểm tra việc xếp hàng hoá, đóng cont có vấn đề gì không. Khai hải quan và hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng. - Mail SI cho hãng tàu / FWD và hãng tàu / Fwd sẽ mail lại Bill nháp cho mình, mình kiểm tra thông tin trên Bill đã khớp chưa, liên hệ hãng tàu phát hàng Bill gốc / Bill surrender (hoặc switch bill theo yêu cầu...). Chuẩn bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O. Khi có C/O gốc, Bill gốc, kèm bộ chứng từ gồm invoice, packing list gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng lấy hàng ở đầu bên kia. Hoặc xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để xin chiết khấu / chờ thanh toán.
4.Trách nhiệm của chuyên viên XNK
Quản lý công việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng xuất khẩu. - Đưa ra phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu. Tìm kiếm khách hàng thông quan phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế: alibaba.com, tradekey.com, ecvn.com… Check mail và trả lời thông tin với đối tác quan tâm. Báo cáo Tổng Giám Đốc thường xuyên về các khách hàng phát sinh. Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị. Lập kế hoạch, triển khai, giám sát triển khai công việc chăm sóc khách hàng. Tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về công việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định. Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác. Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm soát nội dung thông tin giao dịch, đối nội, đối ngoại bằng tiếng anh - Phiên dịch (tiếng Anh) tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước. Sử dụng thành thạo các công cụ Trade Tools.
5.Lương của nhân viên XNK ?
Trong thời đại hội nhập kinh tế hiện nay, xuất nhập khẩu là ngành nghề có vai trò quan trọng đối với những công ty thương mại quốc tế. Nhiều công ty có nhu cầu cao về nhân sự xuất nhập khẩu đôi khi đưa ra những mức lương tuyển dụng hấp dẫn tính bằng tiền USD và nhiều chế độ đãi ngộ tốt khác.
Tuy nhiên, cũng như nhiều ngành nghề khác, mức lương của nhân viên xuất nhập khẩu còn tuỳ thuộc vào các vị trí công việc khác nhau, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng chuyên môn cũng như quy mô của mỗi công ty. Một số thông tin về mức lương để bạn tham khảo (mức lương này chưa bao gồm các khoản phụ cấp và chế độ hỗ trợ khác thoả thuận tuỳ theo công ty):
Đối với nhân sự mới ra trường hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm: Mức lương dao động trong khoảng từ 5 triệu đến 9.1 triệu đồng/tháng.
Đối với nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc: Mức lương dao động trong khoảng từ 8.5 triệu đến khoảng 12-14 triệu đồng/tháng.
Đối với cấp quản lý trong lĩnh vực xuất nhập khẩu: Với sự dày dặn về kinh nghiệm và khả năng quản lý tốt, bạn có thể sẽ nhận được mức lương cao hơn gấp 2, gấp 3 lần nhân viên bình thường. Tất nhiên, mức lương bạn nhận được cũng tuỳ theo từng công ty và từng lĩnh vực quản lý.
6.Học XNK ở đâu?
Nếu bạn muốn học Xuất Nhập Khẩu thì còn chần chừ gì nữa mà không đăng ký cho mình một khóa ngắn hạn về XNK của trung tâm GEC, một trong những trung tâm đi đầu về chất lượng giảng dạy, và có thể dễ dàng giúp bạn có được kiến thức một cách nhanh chóng trong trời gian ngắn.
Cảm ơn bạn đã xem và chúc bạn thành công