Tại sao phải lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chi tiêu và đưa ra mức giá dự kiến cho các khoản đó. Sau đó, người lập bảng cần tổng lại số tiền dự trù cần chi. Một bảng kinh phí tổ chức sự kiện cần được trình bày chi tiết, rõ ràng để tránh sự thiếu sót trong các khoản chi.
Xây dựng kế hoạch dự trù giúp hạn chế các rủi ro thiếu hụt ngân sách của doanh nghiệp. Nếu không có một bảng chi phí rõ ràng, sự kiện có thể xảy ra những sai sót không đáng có. Việc này sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt về công ty. Ngoài ra, bảng dự trù kinh phí tổ chức hội thảo và các sự kiện khác còn giúp hạn chế những gian lận trong quá trình thu chi.
Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện
2.1 Nghiên cứu proposal sự kiện
Proposal có thể được hiểu là những đề xuất về ý tưởng, phong cách, quy mô.. của sự kiện. Khi nghiên cứu kỹ proposal, bạn đã có thể nắm được những thông tin và chi phí cơ bản. Đây là bước đệm để doanh nghiệp liệt kê chi tiết các hạng mục cần thiết.
2.2 Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị
Công việc tiếp theo bạn cần làm là liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị để đảm bảo không có sự thiếu sót nào. Checklist này cũng giúp doanh nghiệp dự trù kinh phí đúng chuẩn hơn. Bạn cần chú ý liệt kê thật chi tiết các hạng mục để tránh sự thiếu hụt về ngân sách.
>>>> Tham khảo chi tiết: Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới kèm quy trình chi tiết
2.3 Tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ
Việc tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ giúp doanh nghiệp đưa ra mức giá dự kiến sát nhất với chi phí thực tế. Bên cạnh đó, việc tham khảo này cũng giúp bạn lựa chọn được đơn vị tổ chức họp báo, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm hay các chương trình sự kiện khác phù hợp với ngân sách công ty.
2.4 Tính toán chi phí phát sinh
Mặc dù đã liệt kê các hạng mục kỹ lưỡng, nhưng chi phí sự kiện thực tế vẫn có khả năng sẽ chênh lệch so với dự kiến. Vì vậy, doanh nghiệp đừng quên tính toán các chi phí phát sinh để khắc phục các sai sót ngoài ý muốn. Thông thường trong một sự kiện, các chi phí phát sinh sẽ chiếm tầm 5-10%.
2.5 Hoàn thành bản dự trù kinh phí
Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà… người lập bảng cần nhập các số liệu dưới dạng file excel, word… Trong file này sẽ có đầy đủ các hạng mục đã được liệt kê, giá dự kiến và chi phí phát sinh. Bạn có thể gửi bảng dự trù hoàn thiện này cho khách hàng hoặc cho ban quản lý, lãnh đạo.
3. Mẫu bảng dự trù kinh phí cho event mới nhất
Nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm thì có lẽ bạn sẽ gặp khó khăn khi xây dựng kế hoạch dự trù. Sau đây là một vài mẫu bảng dự trù kinh phí sự kiện bạn có thể tham khảo:
Bảng dự trù kinh phí tổ chức của một sự kiện (Nguồn: Internet)
Dự trù kinh phí của một lễ kỷ niệm (Nguồn: Internet)
TDPEVENT CAM KẾT :
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chi tiêu và đưa ra mức giá dự kiến cho các khoản đó. Sau đó, người lập bảng cần tổng lại số tiền dự trù cần chi. Một bảng kinh phí tổ chức sự kiện cần được trình bày chi tiết, rõ ràng để tránh sự thiếu sót trong các khoản chi.
Xây dựng kế hoạch dự trù giúp hạn chế các rủi ro thiếu hụt ngân sách của doanh nghiệp. Nếu không có một bảng chi phí rõ ràng, sự kiện có thể xảy ra những sai sót không đáng có. Việc này sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt về công ty. Ngoài ra, bảng dự trù kinh phí tổ chức hội thảo và các sự kiện khác còn giúp hạn chế những gian lận trong quá trình thu chi.
Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện
2.1 Nghiên cứu proposal sự kiện
Proposal có thể được hiểu là những đề xuất về ý tưởng, phong cách, quy mô.. của sự kiện. Khi nghiên cứu kỹ proposal, bạn đã có thể nắm được những thông tin và chi phí cơ bản. Đây là bước đệm để doanh nghiệp liệt kê chi tiết các hạng mục cần thiết.
2.2 Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị
Công việc tiếp theo bạn cần làm là liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị để đảm bảo không có sự thiếu sót nào. Checklist này cũng giúp doanh nghiệp dự trù kinh phí đúng chuẩn hơn. Bạn cần chú ý liệt kê thật chi tiết các hạng mục để tránh sự thiếu hụt về ngân sách.
>>>> Tham khảo chi tiết: Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới kèm quy trình chi tiết
2.3 Tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ
Việc tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ giúp doanh nghiệp đưa ra mức giá dự kiến sát nhất với chi phí thực tế. Bên cạnh đó, việc tham khảo này cũng giúp bạn lựa chọn được đơn vị tổ chức họp báo, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm hay các chương trình sự kiện khác phù hợp với ngân sách công ty.
2.4 Tính toán chi phí phát sinh
Mặc dù đã liệt kê các hạng mục kỹ lưỡng, nhưng chi phí sự kiện thực tế vẫn có khả năng sẽ chênh lệch so với dự kiến. Vì vậy, doanh nghiệp đừng quên tính toán các chi phí phát sinh để khắc phục các sai sót ngoài ý muốn. Thông thường trong một sự kiện, các chi phí phát sinh sẽ chiếm tầm 5-10%.
2.5 Hoàn thành bản dự trù kinh phí
Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà… người lập bảng cần nhập các số liệu dưới dạng file excel, word… Trong file này sẽ có đầy đủ các hạng mục đã được liệt kê, giá dự kiến và chi phí phát sinh. Bạn có thể gửi bảng dự trù hoàn thiện này cho khách hàng hoặc cho ban quản lý, lãnh đạo.
3. Mẫu bảng dự trù kinh phí cho event mới nhất
Nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm thì có lẽ bạn sẽ gặp khó khăn khi xây dựng kế hoạch dự trù. Sau đây là một vài mẫu bảng dự trù kinh phí sự kiện bạn có thể tham khảo:
Bảng dự trù kinh phí tổ chức của một sự kiện (Nguồn: Internet)
Dự trù kinh phí của một lễ kỷ niệm (Nguồn: Internet)
TDPEVENT CAM KẾT :
- CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu TDPEVENT vì thế đội ngũ TDPEVENT luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện:
- Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
- Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
- Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
- Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. TDPEVENT luôn tuân thủ các yêu tố sau :
- Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
- Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
- Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
- NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, TDPEVENT luôn có :
- Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
- Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
- Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
- CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế TDPEVENT luôn :
- Cập nhật nhân sự thị trường.
- Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất.
- Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất.