Năng suất trong công việc không chỉ là đích đến hoàn thành công việc mà còn liên quan đến phân bổ các đầu công việc đến đúng người với lịch trình cụ thể rõ ràng để Doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu của mình.
Một phần mềm chuyên về vấn đề quản lý công việc - giao tiếp nội bộ sẽ là công cụ hỗ trợ tuyệt vời, giúp đảm bảo Doanh nghiệp vận hành công việc và giao tiếp trơn tru hơn giữa cấp trên và nhân viên . Từ đó cho phép họ thực hiện các dự án công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
Phần mềm đó chính là Hanbiro Groupware - cung cấp tính năng nổi bật liên quan đến giao - nhận việc, theo dõi tiến độ và giao tiếp nội bộ thật chuyên nghiệp.
Các tính năng đó sẽ tập trung vào ba menu sau của Groupware:
1. Menu New Project: Tăng năng suất làm việc nhóm
Các công ty ngày nay vẫn còn giữ cách giao việc qua miệng, nhắn tin gọi điện hoặc khá hơn là nhắn tin lên nhóm công ty.
Tuy nhiên, giao việc như vậy có thật sự hiệu quả không hay chỉ mất thời gian tổng hợp dữ liệu qua lại giữa các nơi?
Không những vậy, ở vai trò là quản lý, bạn có vô vàn các việc lớn nhỏ khác nhau để làm, không thể trong suốt 8 tiếng bạn cứ nhắn tin hỏi nhân viên làm việc tới đâu rồi, báo cáo đi em, rồi các tin nhắn đó lại trôi đi mất khi cuộc hội thoại trong nhóm chat kéo dài thêm.
Còn đối với nhân viên, bạn có thể sẽ chậm trễ deadline vì không nhận được thông báo công việc.
=> Menu New Project có thể thay thế toàn bộ quy trình cũ trên bằng phương pháp hiện đại hơn giúp tăng đáng kể năng suất làm việc nhóm.
Cấp trên có thể dựa vào tính chất công việc mà lựa chọn tạo dự án Kanban hay Scrum. Kanban dành cho các dự án có công việc đơn giản và cơ bản. Còn Scrum thì dành cho các dự án phức tạp hơn với nhiều quy trình trong đó.
Sau khi tạo dự án, cấp trên sẽ thêm các đầu công việc và giao cho ai thực hiện theo kế hoạch.
Nhân viên sẽ nhận được thông báo từ hệ thống về các đầu công việc đã phân bổ cho mình và cứ thế thực hiện theo đúng mô tả và deadline mà cấp trên đề ra. Mỗi giai đoạn thực hiện, có thể thay đổi trạng thái từ “Ban đầu - Đang thực hiện - Hoàn thành” để cập nhật tình hình.
Trong quá trình làm việc, sẽ phát sinh nhiều thay đổi trong dự án đó, menu cho phép các nhân lực trong dự án có thể trao đổi bình luận với nhau ngay tại công việc xảy ra vấn đề khúc mắc để kịp thời giải quyết.
Tóm lại, menu New Project hỗ trợ Doanh nghiệp tạo dự án, giao - nhận công việc, kết nối các nhân lực trong cùng dự án lại với nhau thật rõ ràng trên cùng một nền tảng. Việc điều tra truy vết công việc cũng dễ dàng hơn vì mọi hoạt động hay thay đổi đều được ghi lại lịch sử.
Nhờ vào sự minh bạch rõ ràng khi giao việc qua menu New Project mà năng suất làm việc nhóm sẽ tăng cao hơn lúc chưa dùng. Cấp trên cũng không còn tình trạng quên là giao việc này cho ai, hoặc không biết nhân viên này đang làm việc đến giai đoạn nào. Còn nhân viên cũng nắm rõ được các deadline hay mô tả công việc dành riêng cho mình.
2. Menu Bảng tin - Talk 2: Cải thiện giao tiếp nội bộ
Menu Bảng tin
Menu Bảng tin chính là “tấm bảng điện tử” thay thế bảng tin tức, giấy thông báo in khắp tường văn phòng, giúp không gian làm việc gọn gàng hơn. Không chỉ “số hóa” giúp đỡ team nhân sự mà việc thông báo điều gì đến cả công ty đã nhanh gọn hơn rất nhiều và còn tiết kiệm in ấn.
Công ty có thể áp dụng “tấm bảng điện tử” này để mang đến những thông báo tức thì “xuyên lục địa” cho toàn bộ chi nhánh công ty trên khắp cả nước hoặc thậm chí các quốc gia khác vì domain của Groupware là global domain. Mọi người đều có thể bình luận bên dưới kèm các icon vui nhộn giúp gắn kết mọi người với nhau hơn.
Bảng tin được chia thành nhiều dạng để phù hợp với mục đích như:
- Thông báo chung đến cả công ty: dùng “Bảng tin công ty”
- Thông báo nội bộ mỗi team: dùng “Bảng tin phòng”
- Thông báo cho cá nhân: dùng “Bảng tin cá nhân” để tự do đăng tải tin tức sự kiện riêng tư cá nhân.
Hanbiro Talk 2
Nâng cấp phương thức giao tiếp nội bộ với ứng dụng nhắn tin - gọi điện Hanbiro Talk 2, ứng dụng tích hợp chung với Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware:
- Giao tiếp nội bộ nhanh chóng, tiện lợi trên mobile app, máy tính
- Môi trường văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn khi nhân viên chỉ tập trung trao đổi công việc nội bộ, không bị mất tập trung làm việc vì không có các tin nhắn của bạn bè, gia đình, … xen vào
- Tích hợp gọi thường, gọi video, họp trực tuyến
- Thỏa sức dùng các sticker, emoji dễ thương
- Đính kèm tập tin, hình ảnh không giới hạn
- Theme, font chữ đa dạng phù hợp cá tính của bạn
- Tìm lại các tin nhắn cũ, tập tin đã gửi thật dễ dàng
- Hình ảnh/tập tin gửi lên không bị xóa theo thời gian như một số ứng dụng nhắn tin khác hiện nay.
- Liên kết mở nhanh và nhận thông báo từ các menu khác của Groupware như Mail, Phê duyệt, Bảng tin, …
3. Theo dõi tiến độ công việc
Bên cạnh menu “New Project”, thì “menu Todo” cũng là một lựa chọn khác trong Groupware giúp cấp trên có thể giao việc cho nhân viên và theo dõi tiến độ công việc.
Khác với “New Project” tập trung chính vào một dự án lớn, thì “Todo” có thể là nơi giao các công việc nhỏ, rời rạc và phát sinh trong ngày, … Nhân viên sau khi nhận thông báo thì sẽ thực hiện công việc và thay đổi các tiến độ như: “Bắt đầu - Đang thực hiện - Hoàn thành” hoặc cụ thể hơn với phần trăm tiến độ từ 0% - 100% và các viết nội dung thực hiện qua từng giai đoạn.
Ngoài giao việc dành cho cấp trên thì nhân viên cũng có thể sử dụng Todo để tự giao việc cho bản thân mình, thường trong các trường hợp bạn nhận công việc lớn trong dự án từ sếp, trong công việc lớn đó cần có các công việc nhỏ nhỏ thì bạn có thể tự giao việc riêng tư cho chính mình để có thể hoàn thành việc lớn tốt hơn.
Bài viết trên Hanbiro vừa đưa ra các menu trong Groupware có thể giúp Doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc nhóm, theo dõi tiến độ công viêc, cũng như cải thiện nâng cấp vấn đề giao tiếp trong nội bộ được tốt hơn.
Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware là tập hợp các menu giúp quản trị nhân sự, công việc, phê duyệt, chấm công online, …
Một phần mềm chuyên về vấn đề quản lý công việc - giao tiếp nội bộ sẽ là công cụ hỗ trợ tuyệt vời, giúp đảm bảo Doanh nghiệp vận hành công việc và giao tiếp trơn tru hơn giữa cấp trên và nhân viên . Từ đó cho phép họ thực hiện các dự án công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
Phần mềm đó chính là Hanbiro Groupware - cung cấp tính năng nổi bật liên quan đến giao - nhận việc, theo dõi tiến độ và giao tiếp nội bộ thật chuyên nghiệp.
Các tính năng đó sẽ tập trung vào ba menu sau của Groupware:
1. Menu New Project: Tăng năng suất làm việc nhóm
Các công ty ngày nay vẫn còn giữ cách giao việc qua miệng, nhắn tin gọi điện hoặc khá hơn là nhắn tin lên nhóm công ty.
Tuy nhiên, giao việc như vậy có thật sự hiệu quả không hay chỉ mất thời gian tổng hợp dữ liệu qua lại giữa các nơi?
Không những vậy, ở vai trò là quản lý, bạn có vô vàn các việc lớn nhỏ khác nhau để làm, không thể trong suốt 8 tiếng bạn cứ nhắn tin hỏi nhân viên làm việc tới đâu rồi, báo cáo đi em, rồi các tin nhắn đó lại trôi đi mất khi cuộc hội thoại trong nhóm chat kéo dài thêm.
Còn đối với nhân viên, bạn có thể sẽ chậm trễ deadline vì không nhận được thông báo công việc.
=> Menu New Project có thể thay thế toàn bộ quy trình cũ trên bằng phương pháp hiện đại hơn giúp tăng đáng kể năng suất làm việc nhóm.
Cấp trên có thể dựa vào tính chất công việc mà lựa chọn tạo dự án Kanban hay Scrum. Kanban dành cho các dự án có công việc đơn giản và cơ bản. Còn Scrum thì dành cho các dự án phức tạp hơn với nhiều quy trình trong đó.
Sau khi tạo dự án, cấp trên sẽ thêm các đầu công việc và giao cho ai thực hiện theo kế hoạch.
Nhân viên sẽ nhận được thông báo từ hệ thống về các đầu công việc đã phân bổ cho mình và cứ thế thực hiện theo đúng mô tả và deadline mà cấp trên đề ra. Mỗi giai đoạn thực hiện, có thể thay đổi trạng thái từ “Ban đầu - Đang thực hiện - Hoàn thành” để cập nhật tình hình.
Trong quá trình làm việc, sẽ phát sinh nhiều thay đổi trong dự án đó, menu cho phép các nhân lực trong dự án có thể trao đổi bình luận với nhau ngay tại công việc xảy ra vấn đề khúc mắc để kịp thời giải quyết.
Tóm lại, menu New Project hỗ trợ Doanh nghiệp tạo dự án, giao - nhận công việc, kết nối các nhân lực trong cùng dự án lại với nhau thật rõ ràng trên cùng một nền tảng. Việc điều tra truy vết công việc cũng dễ dàng hơn vì mọi hoạt động hay thay đổi đều được ghi lại lịch sử.
Nhờ vào sự minh bạch rõ ràng khi giao việc qua menu New Project mà năng suất làm việc nhóm sẽ tăng cao hơn lúc chưa dùng. Cấp trên cũng không còn tình trạng quên là giao việc này cho ai, hoặc không biết nhân viên này đang làm việc đến giai đoạn nào. Còn nhân viên cũng nắm rõ được các deadline hay mô tả công việc dành riêng cho mình.
2. Menu Bảng tin - Talk 2: Cải thiện giao tiếp nội bộ
Menu Bảng tin
Menu Bảng tin chính là “tấm bảng điện tử” thay thế bảng tin tức, giấy thông báo in khắp tường văn phòng, giúp không gian làm việc gọn gàng hơn. Không chỉ “số hóa” giúp đỡ team nhân sự mà việc thông báo điều gì đến cả công ty đã nhanh gọn hơn rất nhiều và còn tiết kiệm in ấn.
Công ty có thể áp dụng “tấm bảng điện tử” này để mang đến những thông báo tức thì “xuyên lục địa” cho toàn bộ chi nhánh công ty trên khắp cả nước hoặc thậm chí các quốc gia khác vì domain của Groupware là global domain. Mọi người đều có thể bình luận bên dưới kèm các icon vui nhộn giúp gắn kết mọi người với nhau hơn.
Bảng tin được chia thành nhiều dạng để phù hợp với mục đích như:
- Thông báo chung đến cả công ty: dùng “Bảng tin công ty”
- Thông báo nội bộ mỗi team: dùng “Bảng tin phòng”
- Thông báo cho cá nhân: dùng “Bảng tin cá nhân” để tự do đăng tải tin tức sự kiện riêng tư cá nhân.
Hanbiro Talk 2
Nâng cấp phương thức giao tiếp nội bộ với ứng dụng nhắn tin - gọi điện Hanbiro Talk 2, ứng dụng tích hợp chung với Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware:
- Giao tiếp nội bộ nhanh chóng, tiện lợi trên mobile app, máy tính
- Môi trường văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn khi nhân viên chỉ tập trung trao đổi công việc nội bộ, không bị mất tập trung làm việc vì không có các tin nhắn của bạn bè, gia đình, … xen vào
- Tích hợp gọi thường, gọi video, họp trực tuyến
- Thỏa sức dùng các sticker, emoji dễ thương
- Đính kèm tập tin, hình ảnh không giới hạn
- Theme, font chữ đa dạng phù hợp cá tính của bạn
- Tìm lại các tin nhắn cũ, tập tin đã gửi thật dễ dàng
- Hình ảnh/tập tin gửi lên không bị xóa theo thời gian như một số ứng dụng nhắn tin khác hiện nay.
- Liên kết mở nhanh và nhận thông báo từ các menu khác của Groupware như Mail, Phê duyệt, Bảng tin, …
3. Theo dõi tiến độ công việc
Bên cạnh menu “New Project”, thì “menu Todo” cũng là một lựa chọn khác trong Groupware giúp cấp trên có thể giao việc cho nhân viên và theo dõi tiến độ công việc.
Khác với “New Project” tập trung chính vào một dự án lớn, thì “Todo” có thể là nơi giao các công việc nhỏ, rời rạc và phát sinh trong ngày, … Nhân viên sau khi nhận thông báo thì sẽ thực hiện công việc và thay đổi các tiến độ như: “Bắt đầu - Đang thực hiện - Hoàn thành” hoặc cụ thể hơn với phần trăm tiến độ từ 0% - 100% và các viết nội dung thực hiện qua từng giai đoạn.
Ngoài giao việc dành cho cấp trên thì nhân viên cũng có thể sử dụng Todo để tự giao việc cho bản thân mình, thường trong các trường hợp bạn nhận công việc lớn trong dự án từ sếp, trong công việc lớn đó cần có các công việc nhỏ nhỏ thì bạn có thể tự giao việc riêng tư cho chính mình để có thể hoàn thành việc lớn tốt hơn.
Bài viết trên Hanbiro vừa đưa ra các menu trong Groupware có thể giúp Doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc nhóm, theo dõi tiến độ công viêc, cũng như cải thiện nâng cấp vấn đề giao tiếp trong nội bộ được tốt hơn.
Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware là tập hợp các menu giúp quản trị nhân sự, công việc, phê duyệt, chấm công online, …