Bắt tay vào một công việc mới ở một môi trường mới, bạn sẽ có thêm biết bao e ngại, lo lắng. Điều gì nên làm và không nên làm? Liệu mình làm thế nào để tránh mắc sai lầm? CareerViet sẽ trao bạn một số chìa khóa an toàn cơ bản.
1. Người giám sát của bạn mong đợi điều gì?
Hãy luôn hiểu rõ những yêu cầu, mong đợi từ người giám sát. Dù họ là người chú tâm đến tiểu tiết hay anh/cô ấy chỉ cần bao quát đại thể việc giải quyết vấn đề, bạn cũng nắm được chính xác kết quả mà họ muốn nhận được từ bạn. Ví dụ: bạn cần chuẩn bị những tài liệu gì? Cái nào cần duyệt trước được duyệt trước khi gửi cho khách hàng?... Hãy nhớ rằng quản lý của bạn đã làm công việc này nhiều hơn bạn và họ biết điều gì khiến khách hàng hài lòng. Hãy học hỏi những mẹo từ họ. Đôi khi một bản báo cáo chi tiết đến một khách hàng nhất định lại không hiệu quả bằng những gạch đầu dòng tóm tắt.
2. Tuân theo các quy tắc về hình ảnh thương hiệu của công ty
Mỗi công ty có hướng dẫn riêng về hình ảnh thương hiệu, trong đó nêu chi tiết về logo, cỡ chữ và màu sắc, định dạng tiêu đề thư... Hãy đảm bảo bạn ghi nhớ và tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi. Luôn sử dụng chữ ký tự động tiêu chuẩn và tránh sử dụng mặt cười hoặc các nhân vật hoạt hình trong thư, nhất là khi gửi cho đối tác.
3. Tìm người cố vấn, hỗ trợ cho bạn
Thử tìm và kết bạn để một người giàu kinh nghiệm ở vị trí của họ có thể cố vấn cho bạn. Anh/ cô ấy có thể không phải là người cùng ban, nhóm hoặc có chung chức năng công việc với bạn. Nhưng kinh nghiệm của họ có thể giúp ích cho bạn phần nào, từ các thông tin nội bộ, cho đến các mẹo tích cực về việc trao đổi, làm việc trong tổ chức sao cho hiệu quả. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên nhất nhất làm theo gợi ý từ họ mà không có sự phân tích và cân nhắc từ hoàn cảnh của bản thân.
4. Đề nghị phản hồi
Việc đề nghị được phản hồi là rất cần thiết. Là một nhân sự mới, bạn có thể không làm đúng được ngay lần đầu tiên, tuy nhiên, để đảm bảo bạn có thể sửa sai trong lần tiếp theo, hãy đề nghị sự phản hồi từ phía người phối hợp hoặc quản lý. Họ thấy có vấn đề gì không? Họ muốn cải thiện như thế nào? Họ cần thêm điều gì nữa? Hãy nói cụ thể về đầu việc trước khi đề nghị. Và nhớ hỏi: "Các thông tin như tôi trình bày đã rõ ràng chưa?".
Ngoài ra, hãy đề nghị sự đánh giá từ cả những người biết về lĩnh vực này. Nhưng thận trọng nếu đó là người ngoài tổ chức, hoặc đang cạnh tranh với bạn trong cùng đầu việc.
5. Tìm hiểu về cấu trúc và văn hóa tổ chức
Hãy tìm hiểu kỹ về hệ thống cấp bậc và cấu trúc nhân sự, phòng ban của doanh nghiệp, tổ chức. Mọi tổ chức đều có văn hóa riêng và việc “ma mới” hiểu và hòa nhập được là rất cần thiết.
6. Tìm hiểu về “quy luật”
Sẽ rất hay nếu bạn nắm được quy luật về cách mọi việc vận hành trong công ty. Ví dụ: mất bao lâu để một bộ phận, cá nhân phản hồi một email? Để đề nghị một vấn đề thì trao đổi qua hệ thống chat nội bộ hay gửi email hoặc đề nghị trực tiếp sẽ hiệu quả hơn? Hãy nắm bắt để lựa chọn phương án phù hợp nhất. Điều đó sẽ giúp công việc của bạn “chạy” nhanh hơn.
1. Người giám sát của bạn mong đợi điều gì?
Hãy luôn hiểu rõ những yêu cầu, mong đợi từ người giám sát. Dù họ là người chú tâm đến tiểu tiết hay anh/cô ấy chỉ cần bao quát đại thể việc giải quyết vấn đề, bạn cũng nắm được chính xác kết quả mà họ muốn nhận được từ bạn. Ví dụ: bạn cần chuẩn bị những tài liệu gì? Cái nào cần duyệt trước được duyệt trước khi gửi cho khách hàng?... Hãy nhớ rằng quản lý của bạn đã làm công việc này nhiều hơn bạn và họ biết điều gì khiến khách hàng hài lòng. Hãy học hỏi những mẹo từ họ. Đôi khi một bản báo cáo chi tiết đến một khách hàng nhất định lại không hiệu quả bằng những gạch đầu dòng tóm tắt.
2. Tuân theo các quy tắc về hình ảnh thương hiệu của công ty
Mỗi công ty có hướng dẫn riêng về hình ảnh thương hiệu, trong đó nêu chi tiết về logo, cỡ chữ và màu sắc, định dạng tiêu đề thư... Hãy đảm bảo bạn ghi nhớ và tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi. Luôn sử dụng chữ ký tự động tiêu chuẩn và tránh sử dụng mặt cười hoặc các nhân vật hoạt hình trong thư, nhất là khi gửi cho đối tác.
3. Tìm người cố vấn, hỗ trợ cho bạn
Thử tìm và kết bạn để một người giàu kinh nghiệm ở vị trí của họ có thể cố vấn cho bạn. Anh/ cô ấy có thể không phải là người cùng ban, nhóm hoặc có chung chức năng công việc với bạn. Nhưng kinh nghiệm của họ có thể giúp ích cho bạn phần nào, từ các thông tin nội bộ, cho đến các mẹo tích cực về việc trao đổi, làm việc trong tổ chức sao cho hiệu quả. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên nhất nhất làm theo gợi ý từ họ mà không có sự phân tích và cân nhắc từ hoàn cảnh của bản thân.
4. Đề nghị phản hồi
Việc đề nghị được phản hồi là rất cần thiết. Là một nhân sự mới, bạn có thể không làm đúng được ngay lần đầu tiên, tuy nhiên, để đảm bảo bạn có thể sửa sai trong lần tiếp theo, hãy đề nghị sự phản hồi từ phía người phối hợp hoặc quản lý. Họ thấy có vấn đề gì không? Họ muốn cải thiện như thế nào? Họ cần thêm điều gì nữa? Hãy nói cụ thể về đầu việc trước khi đề nghị. Và nhớ hỏi: "Các thông tin như tôi trình bày đã rõ ràng chưa?".
Ngoài ra, hãy đề nghị sự đánh giá từ cả những người biết về lĩnh vực này. Nhưng thận trọng nếu đó là người ngoài tổ chức, hoặc đang cạnh tranh với bạn trong cùng đầu việc.
5. Tìm hiểu về cấu trúc và văn hóa tổ chức
Hãy tìm hiểu kỹ về hệ thống cấp bậc và cấu trúc nhân sự, phòng ban của doanh nghiệp, tổ chức. Mọi tổ chức đều có văn hóa riêng và việc “ma mới” hiểu và hòa nhập được là rất cần thiết.
6. Tìm hiểu về “quy luật”
Sẽ rất hay nếu bạn nắm được quy luật về cách mọi việc vận hành trong công ty. Ví dụ: mất bao lâu để một bộ phận, cá nhân phản hồi một email? Để đề nghị một vấn đề thì trao đổi qua hệ thống chat nội bộ hay gửi email hoặc đề nghị trực tiếp sẽ hiệu quả hơn? Hãy nắm bắt để lựa chọn phương án phù hợp nhất. Điều đó sẽ giúp công việc của bạn “chạy” nhanh hơn.