Website được đưa vào hoạt động không có nghĩa là công việc đã kết thúc. Thông tin dịch vụ sẽ thay đổi, khách hàng tiếp tục gửi yêu cầu và một số dịch vụ kỹ thuật cần được gia hạn. Nếu không phân công người phụ trách từ lúc bàn giao, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ liên hệ của khách hoặc để thông tin cũ tồn tại quá lâu. Một kế hoạch vận hành đơn giản sẽ giúp đội ngũ biết việc gì cần làm và tìm ai khi phát sinh sự cố.
1. Phân công người quản lý nội dung và yêu cầu liên hệ
Doanh nghiệp nên xác định người phụ trách từng nhóm nội dung. Bộ phận kinh doanh có thể xác nhận thông tin dịch vụ; người quản lý sản phẩm kiểm tra mô tả, hình ảnh và tình trạng sản phẩm; nhân sự quản trị website cập nhật nội dung đã được duyệt. Cách phân công này giúp người đăng bài không phải tự quyết định những thông tin nằm ngoài chuyên môn của mình.
Các yêu cầu khách gửi qua biểu mẫu cũng cần có người tiếp nhận. Hãy thử gửi một yêu cầu sau khi website hoạt động để kiểm tra thông báo được chuyển đến đâu, nội dung có đầy đủ không và ai sẽ phản hồi. Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc bộ phận, cần thống nhất cách chuyển yêu cầu đến đúng người.
Nên rà soát định kỳ các trang quan trọng như dịch vụ, sản phẩm, địa chỉ và số điện thoại. Khi một thông tin thay đổi, người phụ trách cần biết trang nào phải sửa và ai xác nhận nội dung mới trước khi đăng.
2. Theo dõi những dịch vụ cần duy trì
Tên miền, hosting, email doanh nghiệp hoặc các dịch vụ bên thứ ba có thể có thời hạn sử dụng riêng. Doanh nghiệp nên lưu tên nhà cung cấp, tài khoản quản lý, thời điểm gia hạn và người chịu trách nhiệm theo dõi từng dịch vụ. Thông tin này cần được bàn giao cho doanh nghiệp, không chỉ nằm trong hộp thư hoặc tài khoản của một nhân sự.
Cũng nên ghi rõ đầu mối xử lý khi website không truy cập được, biểu mẫu ngừng gửi thông báo hoặc nhân sự không đăng nhập được. Khi báo lỗi, người phụ trách có thể cung cấp địa chỉ trang, thời điểm phát hiện và thao tác gây ra lỗi để bên hỗ trợ kiểm tra nhanh hơn.
Nếu đơn vị thiết kế quản lý cả hosting hoặc tên miền, hãy làm rõ khoản phí duy trì, thời hạn thanh toán và cách doanh nghiệp nhận thông báo gia hạn. Nhờ vậy, bộ phận vận hành có thể dự trù chi phí và tránh phụ thuộc vào việc nhắc miệng.
3. Thống nhất phạm vi hỗ trợ với đơn vị thiết kế
Trước khi nghiệm thu, hai bên cần ghi rõ đơn vị thiết kế sẽ hỗ trợ những việc gì sau bàn giao. Sửa lỗi của chức năng đã thống nhất, cập nhật nội dung thường xuyên và bổ sung chức năng mới là các công việc có phạm vi khác nhau. Doanh nghiệp nên biết việc nào nằm trong thỏa thuận hiện tại và việc nào cần báo giá riêng.
Kênh tiếp nhận yêu cầu cũng cần cụ thể: liên hệ qua đâu, gửi những thông tin gì và ai xác nhận lỗi đã được xử lý. Với việc cần sửa gấp như biểu mẫu liên hệ không hoạt động, hãy thống nhất cách thông báo và theo dõi tiến độ xử lý.
Khi trao đổi với công ty thiết kế web uy tín tại TPHCM, doanh nghiệp nên hỏi rõ nội dung bàn giao, phạm vi hỗ trợ và các chi phí duy trì dự kiến. Những thông tin này giúp chọn phương án phù hợp với đội ngũ sẽ trực tiếp vận hành website về sau.
1. Phân công người quản lý nội dung và yêu cầu liên hệ
Doanh nghiệp nên xác định người phụ trách từng nhóm nội dung. Bộ phận kinh doanh có thể xác nhận thông tin dịch vụ; người quản lý sản phẩm kiểm tra mô tả, hình ảnh và tình trạng sản phẩm; nhân sự quản trị website cập nhật nội dung đã được duyệt. Cách phân công này giúp người đăng bài không phải tự quyết định những thông tin nằm ngoài chuyên môn của mình.
Các yêu cầu khách gửi qua biểu mẫu cũng cần có người tiếp nhận. Hãy thử gửi một yêu cầu sau khi website hoạt động để kiểm tra thông báo được chuyển đến đâu, nội dung có đầy đủ không và ai sẽ phản hồi. Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc bộ phận, cần thống nhất cách chuyển yêu cầu đến đúng người.
Nên rà soát định kỳ các trang quan trọng như dịch vụ, sản phẩm, địa chỉ và số điện thoại. Khi một thông tin thay đổi, người phụ trách cần biết trang nào phải sửa và ai xác nhận nội dung mới trước khi đăng.
Tên miền, hosting, email doanh nghiệp hoặc các dịch vụ bên thứ ba có thể có thời hạn sử dụng riêng. Doanh nghiệp nên lưu tên nhà cung cấp, tài khoản quản lý, thời điểm gia hạn và người chịu trách nhiệm theo dõi từng dịch vụ. Thông tin này cần được bàn giao cho doanh nghiệp, không chỉ nằm trong hộp thư hoặc tài khoản của một nhân sự.
Cũng nên ghi rõ đầu mối xử lý khi website không truy cập được, biểu mẫu ngừng gửi thông báo hoặc nhân sự không đăng nhập được. Khi báo lỗi, người phụ trách có thể cung cấp địa chỉ trang, thời điểm phát hiện và thao tác gây ra lỗi để bên hỗ trợ kiểm tra nhanh hơn.
Nếu đơn vị thiết kế quản lý cả hosting hoặc tên miền, hãy làm rõ khoản phí duy trì, thời hạn thanh toán và cách doanh nghiệp nhận thông báo gia hạn. Nhờ vậy, bộ phận vận hành có thể dự trù chi phí và tránh phụ thuộc vào việc nhắc miệng.
3. Thống nhất phạm vi hỗ trợ với đơn vị thiết kế
Trước khi nghiệm thu, hai bên cần ghi rõ đơn vị thiết kế sẽ hỗ trợ những việc gì sau bàn giao. Sửa lỗi của chức năng đã thống nhất, cập nhật nội dung thường xuyên và bổ sung chức năng mới là các công việc có phạm vi khác nhau. Doanh nghiệp nên biết việc nào nằm trong thỏa thuận hiện tại và việc nào cần báo giá riêng.
Kênh tiếp nhận yêu cầu cũng cần cụ thể: liên hệ qua đâu, gửi những thông tin gì và ai xác nhận lỗi đã được xử lý. Với việc cần sửa gấp như biểu mẫu liên hệ không hoạt động, hãy thống nhất cách thông báo và theo dõi tiến độ xử lý.
Khi trao đổi với công ty thiết kế web uy tín tại TPHCM, doanh nghiệp nên hỏi rõ nội dung bàn giao, phạm vi hỗ trợ và các chi phí duy trì dự kiến. Những thông tin này giúp chọn phương án phù hợp với đội ngũ sẽ trực tiếp vận hành website về sau.