Toàn quốc Khi Nào Cần Thay Dấu Ngày Tháng Mới? Hướng Dẫn Chi Tiết

Dấu ngày tháng là công cụ xác nhận thời điểm phát sinh giao dịch trên chứng từ (hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu–chi, biên bản…). Bản in rõ ràng, chính xác là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ, phục vụ hạch toán kế toán và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp cần thay dấu ngày tháng mới khi xuất hiện dấu hiệu xuống cấp hoặc thay đổi thông tin pháp lý.

1) Dấu hiệu cần thay mới

• Mực mờ/nhòe/không đều, bản in khó đọc dù đã châm mực đúng cách.
• Mặt dấu mòn, nứt, biến dạng, số bị kẹt hoặc lệch hàng.
• Cơ cấu kẹt, cần lực lớn mới in rõ; lật số không mượt.
• Thay đổi nghiệp vụ/pháp lý: đổi tên công ty, địa chỉ, MST, quy trình kiểm soát…
  Khuyến nghị: kiểm tra định kỳ mỗi 6–12 tháng để duy trì chất lượng bản in.

2) Rủi ro nếu dùng dấu lỗi
Bản in không rõ hoặc sai ngày tháng có thể bị xem không hợp lệ, gây chậm thanh toán, khó khấu trừ thuế, thậm chí bị xử phạt và phải xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Chủ động thay mới giúp giảm rủi ro kiểm toán và bảo toàn uy tín.

3) Quy trình xử lý khi phát hiện lỗi

1. Tạm ngưng sử dụng con dấu lỗi.
2. Lập biên bản ghi nhận tình trạng (ảnh chụp/bản in minh chứng).
3. Rà soát chứng từ đã phát hành; xem xét điều chỉnh/thay thế theo quy định hiện hành.
4. Đặt dấu mới phù hợp nhu cầu; hướng dẫn nhân sự sử dụng và bảo quản đúng cách.

4) Chọn loại dấu & mực phù hợp

• Dấu tự động liền mực: nhanh, nét đều, phù hợp khối lượng lớn (kế toán, nghiệp vụ thường xuyên).
• Dấu số vặn tay: linh hoạt thay đổi ngày–tháng–năm, phối hợp nhiều loại mực (giấy, carton → mực nước; nilon, kim loại, thủy tinh → mực dầu khô nhanh).
• Ưu tiên mực chính hãng, lõi/ti mặt dấu chất lượng; đặt kích thước số phù hợp biểu mẫu; kiểm tra định kỳ độ sắc nét.

5) Bảo quản để kéo dài tuổi thọ

Lau mặt dấu sau khi dùng; đậy kín mực; để nơi khô ráo, tránh nắng/nhiệt; không trộn lẫn mực nước và mực dầu; thử in trên giấy nháp trước khi đóng lên chứng từ.
Dịch vụ thay/khắc dấu ngày tháng lấy liền tại TP.HCM

CÔNG TY TNHH TM & QC LÊ GIANG – khắc dấu lấy liền, khắc laser hiện đại, bản in sắc nét, mực chính hãng, giao nhanh tận nơi.
Địa chỉ: 1473 Phan Văn Trị, P.10, Q. Gò Vấp, TP.HCM
Hotline/Zalo: 0989 899 373 (Giang) – Email: khacdautphcm@gmail.com
Website: khacdautphcm.com
https://khacdautphcm.com/thay-dau-ngay-thang-moi