1. “Nhân viên nghỉ việc = mang theo luôn dữ liệu”?
Trong nhiều doanh nghiệp, việc cho phép nhân viên sử dụng email cá nhân, ứng dụng chat riêng hay ổ đám mây của họ để trao đổi, lưu trữ dữ liệu công việc diễn ra khá phổ biến. Điều này giúp họ tiện làm việc nhanh chóng nhưng cũng tạo ra một lỗ hổng lớn: khi nhân viên rời đi, toàn bộ thông tin, hồ sơ khách hàng, hợp đồng, báo cáo… dễ dàng “đi theo”. Doanh nghiệp gần như mất quyền kiểm soát dữ liệu vì chúng vốn nằm trong công cụ cá nhân của nhân viên chứ không thuộc hệ thống chung.
2. Vấn đề trên xảy ra do đâu?
Nhiều công ty chưa nhận ra trên thị trường hiện có những phần mềm quản lý doanh nghiệp rất chuyên nghiệp, có thể kiểm soát dữ liệu, luồng công việc và giao tiếp nội bộ một cách tập trung. Một số đã biết nhưng vẫn chần chừ do lo ngại phát sinh chi phí hoặc sợ làm phức tạp quy trình đang quen thuộc. Ngoài ra, không ít lãnh đạo chưa hình dung hết giá trị của việc chuẩn hóa quản lý nội bộ bằng nền tảng chuyên biệt: giúp dữ liệu minh bạch, dễ truy xuất, đồng thời bảo vệ tài sản thông tin của doanh nghiệp.
3. Cần thay đổi góc nhìn và đầu tư phần mềm quản lý chuyên biệt
Doanh nghiệp nên xem phần mềm quản lý như một khoản đầu tư cần thiết chứ không phải chi phí nặng nề. Những hệ thống chuyên biệt giúp toàn bộ hoạt động từ giao tiếp, email, phân công công việc, lưu trữ dữ liệu đều nằm trong “ngôi nhà chung” của doanh nghiệp. Khi đó, nhân viên nghỉ việc cũng chỉ bàn giao tài khoản, không thể mang thông tin quan trọng đi theo. Bên cạnh đó, phần mềm còn mang lại sự chuyên nghiệp, đồng bộ trong quản lý, giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và tăng độ an toàn dữ liệu.
4. Doanh nghiệp của bạn có từng gặp trường hợp dữ liệu quan trọng của công ty nằm trong email hay tài khoản cá nhân của nhân viên? Khi họ nghỉ, doanh nghiệp đã phải xử lý ra sao để lấy lại hoặc bảo vệ thông tin? Hãy chia sẻ kinh nghiệm hoặc giải pháp của bạn dưới phần bình luận để các doanh nghiệp khác có thêm bài học quý giá!
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com
Trong nhiều doanh nghiệp, việc cho phép nhân viên sử dụng email cá nhân, ứng dụng chat riêng hay ổ đám mây của họ để trao đổi, lưu trữ dữ liệu công việc diễn ra khá phổ biến. Điều này giúp họ tiện làm việc nhanh chóng nhưng cũng tạo ra một lỗ hổng lớn: khi nhân viên rời đi, toàn bộ thông tin, hồ sơ khách hàng, hợp đồng, báo cáo… dễ dàng “đi theo”. Doanh nghiệp gần như mất quyền kiểm soát dữ liệu vì chúng vốn nằm trong công cụ cá nhân của nhân viên chứ không thuộc hệ thống chung.
2. Vấn đề trên xảy ra do đâu?
Nhiều công ty chưa nhận ra trên thị trường hiện có những phần mềm quản lý doanh nghiệp rất chuyên nghiệp, có thể kiểm soát dữ liệu, luồng công việc và giao tiếp nội bộ một cách tập trung. Một số đã biết nhưng vẫn chần chừ do lo ngại phát sinh chi phí hoặc sợ làm phức tạp quy trình đang quen thuộc. Ngoài ra, không ít lãnh đạo chưa hình dung hết giá trị của việc chuẩn hóa quản lý nội bộ bằng nền tảng chuyên biệt: giúp dữ liệu minh bạch, dễ truy xuất, đồng thời bảo vệ tài sản thông tin của doanh nghiệp.
3. Cần thay đổi góc nhìn và đầu tư phần mềm quản lý chuyên biệt
Doanh nghiệp nên xem phần mềm quản lý như một khoản đầu tư cần thiết chứ không phải chi phí nặng nề. Những hệ thống chuyên biệt giúp toàn bộ hoạt động từ giao tiếp, email, phân công công việc, lưu trữ dữ liệu đều nằm trong “ngôi nhà chung” của doanh nghiệp. Khi đó, nhân viên nghỉ việc cũng chỉ bàn giao tài khoản, không thể mang thông tin quan trọng đi theo. Bên cạnh đó, phần mềm còn mang lại sự chuyên nghiệp, đồng bộ trong quản lý, giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và tăng độ an toàn dữ liệu.
4. Doanh nghiệp của bạn có từng gặp trường hợp dữ liệu quan trọng của công ty nằm trong email hay tài khoản cá nhân của nhân viên? Khi họ nghỉ, doanh nghiệp đã phải xử lý ra sao để lấy lại hoặc bảo vệ thông tin? Hãy chia sẻ kinh nghiệm hoặc giải pháp của bạn dưới phần bình luận để các doanh nghiệp khác có thêm bài học quý giá!
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com