Thuê tòa nhà nguyên căn là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi muốn có không gian làm việc riêng, chủ động về thương hiệu và dễ bố trí các phòng ban. Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm, việc thuê tòa nhà nguyên căn rất dễ phát sinh chi phí ngoài dự tính hoặc gặp rắc rối trong quá trình vận hành. Mình chia sẻ một số sai lầm thường gặp để anh em có thể tránh trước khi ký hợp đồng.
Sai lầm đầu tiên là chỉ nhìn vào giá thuê mà không tính tổng chi phí vận hành. Nhiều người thấy giá thuê mỗi tháng hợp lý là quyết định nhanh, nhưng sau đó mới phát hiện còn nhiều khoản khác như tiền điện, nước, internet, bảo vệ, vệ sinh, thang máy, máy lạnh, bảo trì, phí sửa chữa và chi phí gửi xe. Với tòa nhà nguyên căn, doanh nghiệp gần như phải tự quản nhiều hạng mục, nên cần tính kỹ tổng ngân sách hằng tháng.
Sai lầm thứ hai là thuê diện tích quá lớn so với nhu cầu thực tế. Một số công ty nghĩ thuê rộng để sau này mở rộng nhân sự, nhưng nếu kế hoạch phát triển chưa rõ ràng thì diện tích dư sẽ trở thành gánh nặng. Tiền thuê, điện lạnh, vệ sinh và trang thiết bị đều tăng theo diện tích. Theo mình, nên chọn tòa nhà vừa đủ dùng trong 1–2 năm đầu, có phương án mở rộng hợp lý thay vì ôm mặt bằng quá lớn.
Sai lầm tiếp theo là không kiểm tra kỹ hiện trạng tòa nhà. Trước khi thuê, nên xem hệ thống điện, nước, máy lạnh, thang máy, phòng cháy chữa cháy, nhà vệ sinh, tầng hầm, mái nhà và khả năng chống thấm. Nhiều tòa nhà nhìn bên ngoài khá đẹp nhưng bên trong đã xuống cấp, khi vào sử dụng mới phát sinh sửa chữa tốn kém. Tốt nhất nên đi xem vào cả ban ngày và lúc trời mưa để đánh giá kỹ hơn.
Một lỗi khác là xem nhẹ vị trí và chỗ để xe. Tòa nhà đẹp nhưng nằm trong hẻm khó tìm, đường hay kẹt xe hoặc không đủ chỗ gửi xe cho nhân viên, khách hàng thì cũng gây bất tiện lâu dài. Nếu doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách, nên ưu tiên vị trí dễ nhận diện, giao thông thuận tiện và có bãi xe gần đó.
Ngoài ra, nhiều người chưa đọc kỹ hợp đồng thuê. Các điều khoản về thời hạn thuê, tiền cọc, tăng giá hằng năm, sửa chữa, hoàn trả mặt bằng, chấm dứt hợp đồng trước hạn và quyền treo bảng hiệu cần được ghi rõ. Không nên thỏa thuận miệng vì sau này rất khó xử lý nếu có tranh chấp.
Tóm lại thuê tòa nhà nguyên căn có nhiều lợi thế nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ. Muốn thuê hiệu quả, nên tính tổng chi phí, kiểm tra hiện trạng, chọn vị trí phù hợp và đàm phán hợp đồng rõ ràng trước khi đặt cọc.
Sai lầm đầu tiên là chỉ nhìn vào giá thuê mà không tính tổng chi phí vận hành. Nhiều người thấy giá thuê mỗi tháng hợp lý là quyết định nhanh, nhưng sau đó mới phát hiện còn nhiều khoản khác như tiền điện, nước, internet, bảo vệ, vệ sinh, thang máy, máy lạnh, bảo trì, phí sửa chữa và chi phí gửi xe. Với tòa nhà nguyên căn, doanh nghiệp gần như phải tự quản nhiều hạng mục, nên cần tính kỹ tổng ngân sách hằng tháng.
Sai lầm thứ hai là thuê diện tích quá lớn so với nhu cầu thực tế. Một số công ty nghĩ thuê rộng để sau này mở rộng nhân sự, nhưng nếu kế hoạch phát triển chưa rõ ràng thì diện tích dư sẽ trở thành gánh nặng. Tiền thuê, điện lạnh, vệ sinh và trang thiết bị đều tăng theo diện tích. Theo mình, nên chọn tòa nhà vừa đủ dùng trong 1–2 năm đầu, có phương án mở rộng hợp lý thay vì ôm mặt bằng quá lớn.
Sai lầm tiếp theo là không kiểm tra kỹ hiện trạng tòa nhà. Trước khi thuê, nên xem hệ thống điện, nước, máy lạnh, thang máy, phòng cháy chữa cháy, nhà vệ sinh, tầng hầm, mái nhà và khả năng chống thấm. Nhiều tòa nhà nhìn bên ngoài khá đẹp nhưng bên trong đã xuống cấp, khi vào sử dụng mới phát sinh sửa chữa tốn kém. Tốt nhất nên đi xem vào cả ban ngày và lúc trời mưa để đánh giá kỹ hơn.
Một lỗi khác là xem nhẹ vị trí và chỗ để xe. Tòa nhà đẹp nhưng nằm trong hẻm khó tìm, đường hay kẹt xe hoặc không đủ chỗ gửi xe cho nhân viên, khách hàng thì cũng gây bất tiện lâu dài. Nếu doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách, nên ưu tiên vị trí dễ nhận diện, giao thông thuận tiện và có bãi xe gần đó.
Ngoài ra, nhiều người chưa đọc kỹ hợp đồng thuê. Các điều khoản về thời hạn thuê, tiền cọc, tăng giá hằng năm, sửa chữa, hoàn trả mặt bằng, chấm dứt hợp đồng trước hạn và quyền treo bảng hiệu cần được ghi rõ. Không nên thỏa thuận miệng vì sau này rất khó xử lý nếu có tranh chấp.
Tóm lại thuê tòa nhà nguyên căn có nhiều lợi thế nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ. Muốn thuê hiệu quả, nên tính tổng chi phí, kiểm tra hiện trạng, chọn vị trí phù hợp và đàm phán hợp đồng rõ ràng trước khi đặt cọc.