Toàn quốc QUY TRÌNH TIẾN HÀNH PHIÊN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY

Phiên họp Đại hội đồng cổ đông được xem là khâu then chốt trong toàn bộ trình tự tổ chức Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần, bởi đây là thời điểm các cổ đông trực tiếp thực hiện quyền quản trị thông qua việc thảo luận và biểu quyết những vấn đề có ý nghĩa quyết định đối với định hướng hoạt động và sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Mọi hoạt động điều hành trong giai đoạn này đều phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, đặc biệt là Điều 146 về thể thức tiến hành họp và biểu quyết, nhằm bảo đảm các nghị quyết được thông qua có đầy đủ giá trị pháp lý và khả năng thi hành trên thực tế. Chính vì vậy, việc tổ chức và vận hành phiên họp đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các cổ đông.

Để một phiên họp Đại hội đồng cổ đông được coi là hợp lệ, trước hết phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về tỷ lệ cổ đông tham dự theo quy định tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020. Từ thời điểm khai mạc cho đến khi kết thúc biểu quyết, toàn bộ trình tự như đăng ký tham dự, bầu chủ tọa, thảo luận và thông qua các vấn đề đều cần được tiến hành công khai, minh bạch, có trật tự và phản ánh trung thực ý chí của đa số cổ đông có mặt tại cuộc họp. Trên thực tế, chỉ một sai sót nhỏ trong khâu tổ chức hoặc điều hành cũng có thể trở thành căn cứ để cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài tuyên hủy nghị quyết đã được thông qua. Do đó, việc nắm chắc và thực hiện đúng các bước trong giai đoạn tiến hành phiên họp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp.

Ngay trước thời điểm khai mạc, công ty phải tổ chức việc đón tiếp và đăng ký cổ đông tham dự. Ban tổ chức có trách nhiệm kiểm tra tư cách cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền trên cơ sở đối chiếu thông báo mời họp, danh sách cổ đông có quyền dự họp và giấy tờ pháp lý của người tham dự như căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Đối với trường hợp tham dự theo ủy quyền, người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền hợp lệ theo đúng quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, cổ đông sẽ được cấp thẻ hoặc phiếu biểu quyết, trong đó thể hiện rõ thông tin nhận diện và số lượng phiếu biểu quyết tương ứng với số cổ phần sở hữu. Trường hợp cổ đông đến sau khi cuộc họp đã được khai mạc vẫn được quyền đăng ký và tham gia biểu quyết đối với các nội dung chưa được thông qua, tuy nhiên các quyết định đã được biểu quyết trước thời điểm đó vẫn giữ nguyên hiệu lực.

Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng thừa nhận hình thức tham dự và biểu quyết thông qua phương tiện điện tử. Cụ thể, theo khoản 3 Điều 144, cổ đông được coi là tham dự hợp lệ nếu tham gia cuộc họp thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức điện tử khác. Khi áp dụng hình thức này, doanh nghiệp phải bảo đảm hệ thống công nghệ có khả năng xác thực chính xác danh tính cổ đông, cho phép theo dõi đầy đủ diễn biến cuộc họp, thực hiện quyền phát biểu và biểu quyết một cách an toàn, bảo mật. Các yêu cầu kỹ thuật cụ thể cần được quy định rõ trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ nhằm bảo đảm tính hợp pháp và tránh phát sinh tranh chấp về sau.

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra tư cách cổ đông, phiên họp chính thức được khai mạc. Chủ tọa cuộc họp tuyên bố bắt đầu Đại hội và tiến hành các thủ tục đầu phiên theo quy định tại Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm việc bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu. Trên thực tế, Chủ tịch Hội đồng quản trị thường được cử làm chủ tọa, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Đại hội đồng cổ đông tiếp theo sẽ biểu quyết thông qua chương trình và nội dung họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp, đồng thời khẳng định chỉ Đại hội đồng cổ đông mới có thẩm quyền quyết định việc điều chỉnh chương trình họp nếu cần thiết.

Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định rõ cơ chế xử lý trong trường hợp không đủ điều kiện tiến hành họp. Theo khoản 2 Điều 145, cuộc họp lần thứ nhất chỉ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết, trừ khi Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ khác. Nếu không đạt tỷ lệ này, cuộc họp phải được hoãn và người triệu tập có trách nhiệm gửi thông báo mời họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày. Cuộc họp lần hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên. Trường hợp vẫn không đủ điều kiện, cuộc họp lần thứ ba sẽ được tổ chức trong vòng 20 ngày tiếp theo và không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông tham dự.

Nội dung trọng tâm của phiên họp Đại hội đồng cổ đông là việc trình bày và xem xét các báo cáo, tờ trình theo chương trình đã được thông qua. Chủ tọa có trách nhiệm điều hành quá trình trình bày, đồng thời tạo điều kiện để cổ đông tham gia thảo luận, đặt câu hỏi và yêu cầu làm rõ các vấn đề liên quan. Việc điều hành phần thảo luận cần được thực hiện linh hoạt nhưng vẫn bảo đảm trật tự, tránh lan man hoặc làm gián đoạn tiến trình cuộc họp. Sau khi kết thúc thảo luận đối với từng nội dung, Đại hội đồng cổ đông sẽ tiến hành biểu quyết riêng biệt cho từng vấn đề bằng thẻ biểu quyết, phiếu bầu hoặc hình thức điện tử. Kết quả biểu quyết phải được ban kiểm phiếu tổng hợp, xác nhận và chủ tọa công bố công khai trước khi bế mạc phiên họp.

Đối với việc bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu áp dụng phương thức bầu dồn phiếu theo khoản 3 Điều 148. Theo cơ chế này, tổng số phiếu biểu quyết của mỗi cổ đông được xác định bằng số cổ phần sở hữu nhân với số lượng thành viên cần bầu. Cổ đông có quyền dồn toàn bộ hoặc một phần số phiếu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên, qua đó gia tăng khả năng đại diện cho cổ đông hoặc nhóm cổ đông thiểu số. Kết quả trúng cử được xác định theo thứ tự số phiếu từ cao xuống thấp cho đến khi đủ số lượng thành viên theo quy định.

Có thể thấy, giai đoạn tiến hành phiên họp Đại hội đồng cổ đông không chỉ là nơi thể hiện ý chí tập thể của các cổ đông mà còn là khâu quyết định trực tiếp đến hiệu lực pháp lý của các nghị quyết được ban hành. Việc tuân thủ đầy đủ và nghiêm túc các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 trong từng bước tiến hành họp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro tranh chấp, củng cố tính minh bạch trong quản trị và tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho các quyết định quản lý, điều hành trong tương lai. Long Phan PMT cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí.