Kho dược của một phòng khám Nhi khoa là một hệ sinh thái vô cùng đặc thù và ẩn chứa những rủi ro sinh học (Biological Risks) cao gấp nhiều lần so với các chuyên khoa dành cho người lớn. Trẻ em không sử dụng các loại thuốc viên nén thông thường; hệ thống tiêu hóa và sự hấp thụ của nhũ nhi đòi hỏi thuốc phải được bào chế dưới dạng si-rô, thuốc nhỏ giọt (Drops), hoặc thuốc bột pha hỗn dịch. Những chế phẩm này cực kỳ nhạy cảm với nhiệt độ, ánh sáng và đặc biệt là có hạn sử dụng (Shelf-life) rất ngắn sau khi mở nắp. Hơn thế nữa, mảng tiêm chủng—nguồn doanh thu chủ lực của các phòng khám Nhi—yêu cầu việc bảo quản vắc-xin theo chuẩn Dây chuyền lạnh (Cold Chain) khắt khe ở mức 2°C đến 8°C. Chỉ cần một sự cố chập điện làm tủ lạnh mất nhiệt độ trong vài giờ mà không ai hay biết, toàn bộ lô vắc-xin sẽ bị biến chất. Nếu tiêm những lọ vắc-xin hỏng này cho trẻ, hậu quả sẽ là những ca sốc phản vệ kinh hoàng và các bản án hình sự đè bẹp hoàn toàn danh tiếng của phòng khám.
Để chặn đứng thảm họa này, việc áp dụng tính năng của phần mềm quản lý phòng khám Nhi có chiều sâu trong quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM) là một mệnh lệnh bắt buộc. Việc quản lý kho bằng file Excel hay ghi chép sổ sách thủ công phải bị loại bỏ vĩnh viễn, thay thế bằng công nghệ mã vạch (Barcode/QR Code) và Cảm biến Internet Vạn vật (IoT Sensors). Mỗi khi nhập kho một lô vắc-xin hay thuốc kháng sinh, dược sĩ không gõ tay mà dùng máy quét để đẩy toàn bộ thông tin mã lô (Batch/Lot Number) và ngày hết hạn (Expiration Date) vào hệ thống trung tâm.
Nguyên lý xuất kho FEFO (First Expired, First Out - Hết hạn trước, Xuất trước) được thuật toán ép buộc thực thi một cách tàn nhẫn. Khi bác sĩ kê một lọ si-rô hạ sốt, dược sĩ tại quầy thuốc bắt buộc phải dùng máy quét để quét mã vạch của lọ thuốc đang cầm trên tay. Nếu dược sĩ cầm nhầm một lọ thuốc có hạn sử dụng còn 6 tháng, trong khi kho vẫn còn một lọ chỉ còn hạn 2 tháng, màn hình phần mềm sẽ lập tức chớp đỏ, phát ra âm thanh cảnh báo và khóa chặt chức năng in hóa đơn. Chốt chặn phần mềm cứng (Hard-stop) này loại trừ 100% rủi ro lãng phí do thuốc hết hạn phải đem đi tiêu hủy, giúp bảo toàn hàng trăm triệu đồng vốn lưu động cho nhà đầu tư mỗi năm.
Tuyệt vời hơn, phần mềm quản lý dược chuyên sâu còn được kết nối API trực tiếp với các nhiệt kế cảm biến (Temperature Loggers) đặt bên trong tủ lạnh bảo quản vắc-xin. Thuật toán sẽ liên tục giám sát biểu đồ nhiệt độ 24/7. Nếu hệ thống ghi nhận nhiệt độ có xu hướng tăng vượt mốc 7°C, một cuộc gọi khẩn cấp (Robo-call) và tin nhắn SMS sẽ lập tức được gửi đến số điện thoại của Giám đốc chuyên môn và Trưởng kho Dược để kịp thời khởi động máy phát điện dự phòng. Bằng cách số hóa và giám sát tự động mọi biến số của chuỗi cung ứng dược phẩm, cơ sở y tế không chỉ cắt giảm tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho xuống mức 0%, mà còn thiết lập một tấm khiên bảo vệ sự an toàn y khoa ở mức độ cao nhất cho mọi thiên thần nhỏ.
Để chặn đứng thảm họa này, việc áp dụng tính năng của phần mềm quản lý phòng khám Nhi có chiều sâu trong quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM) là một mệnh lệnh bắt buộc. Việc quản lý kho bằng file Excel hay ghi chép sổ sách thủ công phải bị loại bỏ vĩnh viễn, thay thế bằng công nghệ mã vạch (Barcode/QR Code) và Cảm biến Internet Vạn vật (IoT Sensors). Mỗi khi nhập kho một lô vắc-xin hay thuốc kháng sinh, dược sĩ không gõ tay mà dùng máy quét để đẩy toàn bộ thông tin mã lô (Batch/Lot Number) và ngày hết hạn (Expiration Date) vào hệ thống trung tâm.
Nguyên lý xuất kho FEFO (First Expired, First Out - Hết hạn trước, Xuất trước) được thuật toán ép buộc thực thi một cách tàn nhẫn. Khi bác sĩ kê một lọ si-rô hạ sốt, dược sĩ tại quầy thuốc bắt buộc phải dùng máy quét để quét mã vạch của lọ thuốc đang cầm trên tay. Nếu dược sĩ cầm nhầm một lọ thuốc có hạn sử dụng còn 6 tháng, trong khi kho vẫn còn một lọ chỉ còn hạn 2 tháng, màn hình phần mềm sẽ lập tức chớp đỏ, phát ra âm thanh cảnh báo và khóa chặt chức năng in hóa đơn. Chốt chặn phần mềm cứng (Hard-stop) này loại trừ 100% rủi ro lãng phí do thuốc hết hạn phải đem đi tiêu hủy, giúp bảo toàn hàng trăm triệu đồng vốn lưu động cho nhà đầu tư mỗi năm.
Tuyệt vời hơn, phần mềm quản lý dược chuyên sâu còn được kết nối API trực tiếp với các nhiệt kế cảm biến (Temperature Loggers) đặt bên trong tủ lạnh bảo quản vắc-xin. Thuật toán sẽ liên tục giám sát biểu đồ nhiệt độ 24/7. Nếu hệ thống ghi nhận nhiệt độ có xu hướng tăng vượt mốc 7°C, một cuộc gọi khẩn cấp (Robo-call) và tin nhắn SMS sẽ lập tức được gửi đến số điện thoại của Giám đốc chuyên môn và Trưởng kho Dược để kịp thời khởi động máy phát điện dự phòng. Bằng cách số hóa và giám sát tự động mọi biến số của chuỗi cung ứng dược phẩm, cơ sở y tế không chỉ cắt giảm tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho xuống mức 0%, mà còn thiết lập một tấm khiên bảo vệ sự an toàn y khoa ở mức độ cao nhất cho mọi thiên thần nhỏ.