Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc là hai yếu tố tiên quyết giúp “Văn phòng điện tử” được lòng các Doanh nghiệp, đặc biệt là Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware. Vì sao?
Về yếu tố tiết kiệm thời gian
1. Lâu nay các Doanh nghiệp thường sử dụng hình thức chấm công theo cách truyền thống là máy chấm công vân tay, xuất dữ liệu về công cụ khác để tính lương. Chưa kể, tình trạng xếp hàng chờ đợi chấm công cũng hay xảy ra gây mất thời gian.
=> Groupware mang đến trải nghiệm chấm công thông minh qua điện thoại di động của mỗi nhân viên, chấm công đa dạng qua wifi/4g/gps giúp tiết kiệm thời gian vì mỗi người sử dụng thiết bị riêng của mình như điện thoại, máy tính bàn, laptop. Quy trình tổng hợp thông tin chấm công hoàn toàn tự động từ hệ thống tăng sự chính xác so với việc tính lương thủ công.
2. Quy trình xin ý kiến phê duyệt từ sếp rất lâu vì không phải lúc nào sếp cũng ở văn phòng để ký ngay hoặc mất thời gian in giấy và di chuyển trong văn phòng, nhất là các công ty có diện tích rộng, nhiều phòng ban, xưởng sản xuất.
=> Dùng ngay menu Phê duyệt điện tử của Groupware, toàn bộ quy trình gửi - nhận - duyệt diễn ra nhanh chóng trên cùng một nền tảng. Chuẩn hóa việc phê duyệt, tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian cho việc gửi đúng người, đúng phòng ban tiếp nhận vì các cài đặt mặc định liên quan dòng phê duyệt.
3. Khi chưa dùng Groupware để quản lý, các tác vụ đi làm của nhân viên thường rải rác khắp các công cụ khác nhau, nên cuối ngày phải “gom nhặt” từng công việc để tổng hợp báo cáo rất mất thời gian, thậm chí thiếu sót.
=> Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware là công cụ quản lý các công việc khi đi làm của nhân viên như: chấm công, gửi email, giao việc, phê duyệt, gửi thông báo công văn, … diễn ra riêng biệt tại hơn 20 menu nhưng lại dễ dàng tổng hợp thông tin vì các menu luôn có sự đồng bộ liên kết dữ liệu với nhau, tối ưu thời gian hơn cho nhân viên hơn vào cuối ngày.
Về yếu tố tăng hiệu quả công việc
“Công việc này giao ai vậy, nội dung là gì, khi nào em làm xong, …” là câu hỏi thường gặp của các quản lý.
Và cứ thế mỗi ngày lượng công việc cần làm ngày một nhiều, việc mới việc cũ cứ chồng chéo lên nhau, mỗi khi có sự cập nhật mới hay phát sinh liên quan thì mọi người vẫn có xu hướng trao đổi bằng miệng hoặc chat bằng công cụ cá nhân, … khiến việc tiếp nhận và sắp xếp công việc chưa được khoa học, minh bạch và rõ ràng, đôi lúc còn trễ deadline vì không thể nhớ mình đã được giao việc này.
Có một cách mà mọi người thường làm là ghi chép công việc ra sổ tay, cách này rất hay nhưng tại sao chúng ta không cho phép công nghệ giúp đỡ mình khi xu hướng chuyển đổi số ngày càng tăng cao.
=> Groupware có rất nhiều menu liên quan đến giải quyết công việc như Dự án, Todo, New project, … dựa trên tính chất công việc đơn giản, hàng ngày hay phức tạp hơn như dự án có nhiều luồng công việc, quy trình, nhân lực mà cấp trên có thể lựa chọn.
Các menu trên có thể thay thế toàn bộ quy trình giao nhận việc cũ bằng phương pháp hiện đại hơn giúp tăng đáng kể hiệu quả công việc.
Sau khi tạo dự án, cấp trên sẽ thêm các đầu công việc và giao cho ai thực hiện theo kế hoạch.
Nhân viên sẽ nhận được thông báo từ hệ thống về các đầu công việc đã phân bổ cho mình và cứ thế thực hiện theo đúng mô tả và deadline mà cấp trên đề ra. Mỗi giai đoạn thực hiện, có thể thay đổi trạng thái từ “Ban đầu - Đang thực hiện - Hoàn thành” để cập nhật tình hình.
Trong quá trình làm việc, sẽ phát sinh nhiều thay đổi trong dự án đó, menu cho phép trao đổi bình luận với nhau ngay tại công việc xảy ra vấn đề khúc mắc để kịp thời giải quyết.
Tóm lại, Groupware nói chung và các menu dự án công việc nói riêng sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp tạo dự án, giao - nhận công việc, kết nối các nhân lực trong cùng dự án lại với nhau thật rõ ràng trên cùng một nền tảng. Việc điều tra truy vết công việc cũng dễ dàng hơn vì mọi hoạt động hay thay đổi đều được ghi lại lịch sử.
Nhờ vào sự minh bạch rõ ràng khi giao việc qua các menu của Groupware mà hiệu quả công việc được tăng cao hơn lúc chưa dùng. Cấp trên cũng không còn tình trạng quên là giao việc này cho ai, hoặc không biết nhân viên này đang làm việc đến giai đoạn nào. Còn nhân viên cũng nắm rõ được các deadline hay mô tả công việc dành riêng cho mình.
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com
Về yếu tố tiết kiệm thời gian
1. Lâu nay các Doanh nghiệp thường sử dụng hình thức chấm công theo cách truyền thống là máy chấm công vân tay, xuất dữ liệu về công cụ khác để tính lương. Chưa kể, tình trạng xếp hàng chờ đợi chấm công cũng hay xảy ra gây mất thời gian.
=> Groupware mang đến trải nghiệm chấm công thông minh qua điện thoại di động của mỗi nhân viên, chấm công đa dạng qua wifi/4g/gps giúp tiết kiệm thời gian vì mỗi người sử dụng thiết bị riêng của mình như điện thoại, máy tính bàn, laptop. Quy trình tổng hợp thông tin chấm công hoàn toàn tự động từ hệ thống tăng sự chính xác so với việc tính lương thủ công.
2. Quy trình xin ý kiến phê duyệt từ sếp rất lâu vì không phải lúc nào sếp cũng ở văn phòng để ký ngay hoặc mất thời gian in giấy và di chuyển trong văn phòng, nhất là các công ty có diện tích rộng, nhiều phòng ban, xưởng sản xuất.
=> Dùng ngay menu Phê duyệt điện tử của Groupware, toàn bộ quy trình gửi - nhận - duyệt diễn ra nhanh chóng trên cùng một nền tảng. Chuẩn hóa việc phê duyệt, tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian cho việc gửi đúng người, đúng phòng ban tiếp nhận vì các cài đặt mặc định liên quan dòng phê duyệt.
3. Khi chưa dùng Groupware để quản lý, các tác vụ đi làm của nhân viên thường rải rác khắp các công cụ khác nhau, nên cuối ngày phải “gom nhặt” từng công việc để tổng hợp báo cáo rất mất thời gian, thậm chí thiếu sót.
=> Phần mềm Văn phòng điện tử Groupware là công cụ quản lý các công việc khi đi làm của nhân viên như: chấm công, gửi email, giao việc, phê duyệt, gửi thông báo công văn, … diễn ra riêng biệt tại hơn 20 menu nhưng lại dễ dàng tổng hợp thông tin vì các menu luôn có sự đồng bộ liên kết dữ liệu với nhau, tối ưu thời gian hơn cho nhân viên hơn vào cuối ngày.
Về yếu tố tăng hiệu quả công việc
“Công việc này giao ai vậy, nội dung là gì, khi nào em làm xong, …” là câu hỏi thường gặp của các quản lý.
Và cứ thế mỗi ngày lượng công việc cần làm ngày một nhiều, việc mới việc cũ cứ chồng chéo lên nhau, mỗi khi có sự cập nhật mới hay phát sinh liên quan thì mọi người vẫn có xu hướng trao đổi bằng miệng hoặc chat bằng công cụ cá nhân, … khiến việc tiếp nhận và sắp xếp công việc chưa được khoa học, minh bạch và rõ ràng, đôi lúc còn trễ deadline vì không thể nhớ mình đã được giao việc này.
Có một cách mà mọi người thường làm là ghi chép công việc ra sổ tay, cách này rất hay nhưng tại sao chúng ta không cho phép công nghệ giúp đỡ mình khi xu hướng chuyển đổi số ngày càng tăng cao.
=> Groupware có rất nhiều menu liên quan đến giải quyết công việc như Dự án, Todo, New project, … dựa trên tính chất công việc đơn giản, hàng ngày hay phức tạp hơn như dự án có nhiều luồng công việc, quy trình, nhân lực mà cấp trên có thể lựa chọn.
Các menu trên có thể thay thế toàn bộ quy trình giao nhận việc cũ bằng phương pháp hiện đại hơn giúp tăng đáng kể hiệu quả công việc.
Sau khi tạo dự án, cấp trên sẽ thêm các đầu công việc và giao cho ai thực hiện theo kế hoạch.
Nhân viên sẽ nhận được thông báo từ hệ thống về các đầu công việc đã phân bổ cho mình và cứ thế thực hiện theo đúng mô tả và deadline mà cấp trên đề ra. Mỗi giai đoạn thực hiện, có thể thay đổi trạng thái từ “Ban đầu - Đang thực hiện - Hoàn thành” để cập nhật tình hình.
Trong quá trình làm việc, sẽ phát sinh nhiều thay đổi trong dự án đó, menu cho phép trao đổi bình luận với nhau ngay tại công việc xảy ra vấn đề khúc mắc để kịp thời giải quyết.
Tóm lại, Groupware nói chung và các menu dự án công việc nói riêng sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp tạo dự án, giao - nhận công việc, kết nối các nhân lực trong cùng dự án lại với nhau thật rõ ràng trên cùng một nền tảng. Việc điều tra truy vết công việc cũng dễ dàng hơn vì mọi hoạt động hay thay đổi đều được ghi lại lịch sử.
Nhờ vào sự minh bạch rõ ràng khi giao việc qua các menu của Groupware mà hiệu quả công việc được tăng cao hơn lúc chưa dùng. Cấp trên cũng không còn tình trạng quên là giao việc này cho ai, hoặc không biết nhân viên này đang làm việc đến giai đoạn nào. Còn nhân viên cũng nắm rõ được các deadline hay mô tả công việc dành riêng cho mình.
GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ
Hanbiro Việt Nam
Hotline: 1800 6346
Email: vina@hanbiro.com