Hóa đơn điện tử đang dần trở thành công cụ không thể thiếu ở các doanh nghiệp. Thay vì những xấp hóa đơn giấy chồng chất lên nhau, và chúng ta phải bảo quản cẩn thận tránh làm rách, làm mất, thì hóa đơn điện tử đã loại bỏ được. Hơn hết, sử dụng hóa đơn điện tử không phải là 1 việc quá khó khăn đối với chúng ta trong thời buổi công nghệ phát triển. Tuy nhiên ở bước đầu chuyển đổi chắc chắn sẽ có những vấn đề mà chúng ta cần lưu ý.
Điều kiện để triển khai hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau đây để được khởi tạo hóa đơn điện tử.
- Có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế. Hoặc có sử dụng giao dịch điện tử với ngân hàng.
- Có địa điểm, mạng internet, thiết bị truyền tin đáp ứng nhu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ, khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định
- Có phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu hóa đơn được tự động chuyển vào phần mềm.
Xây dựng cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin, đào tạo nhân lực
Để sử dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố sau:
- Điều kiện về cơ sở vật chất để áp dụng hóa đơn điện tử cũng khá đơn giản, chỉ cần máy tính có cấu hình vừa phải và đảm bảo đường truyền kết nối internet ổn định. Đây là điều kiện cơ bản mà hầu hết các văn phòng, công ty đều có thể đáp ứng được.
- Doanh nghiệp cũng cần đăng ký để sở hữu chữ ký số tại các nhà cung cấp uy tín. Bởi chữ ký số rất cần thiết để doanh nghiệp có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thành công, cũng như trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo có được hệ thống lưu trữ dữ liệu ổn định, đáp ứng các yêu cầu cơ bản như lưu trữ, sao lưu và khôi phục dữ liệu. Chính nhờ yếu tố này mà hóa đơn điện tử có ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống.
- Bên cạnh đó, nguồn nhân lực cũng là vấn đề chúng ta cần chú ý, doanh nghiệp cần đào tạo thật chuyên nghiệp đội ngũ sử dụng, xử lý sự cố dđể tránh các rắc rối xảy ra dẫn đến thiệt hại lớn trong kinh doanh.
Khi đã nắm được thông tin cần thiết, vậy câu hỏi đặt ra là phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt? Chúng ta có thể tham khảo từ bạn bè, người thân, internet, hoặc để tiết kiệm thời gian hơn có thể tham khảo thông tin phần mềm tốt nhất từ Ebossoft.