Vị trí: Thư Ký Văn Phòng
Mô tả công việc
Trách nhiệm:
Công tác Hành chính: 30%
- Theo dõi/ làm đề xuất (khi có chỉ đạo từ cấp trên) và lập danh sách nhân viên tham gia các khóa cấp chứng chỉ nghiệp vụ bảo vệ/ phòng cháy chữa cháy
- Theo dõi, đề xuất các hoạt động hành chính khác: tình hình sử dụng điện, nước, nhà trọ, lương nhân viên bảo vệ...
- Kiểm soát và kiểm tra chéo tình hình sử dụng nhà trọ, Đồng thời, tìm kiếm nhà trọ phù hợp với ngân sách và nhu cầu của công ty.
- Đại diện Công ty liên hệ làm việc với các đơn vị chức năng (Công An phường): Nộp lý lịch trích ngang danh sách NVBV tại mục tiêu Công ty đang thực hiện bảo vệ
Công tác Nhân sự: 60%
- Thực hiện đúng các thủ tục về nhân sự của công ty như: tiếp nhận, ký HĐLĐ, chấm dứt HĐLĐ, giải quyết nghỉ việc, điều động, bổ nhiệm, sa thải…
- Theo dõi danh sách ứng viên mới và tình trạng tiếp nhận để tiến hành thực hiện các đề xuất liên quan: phí giới thiệu ứng viên, phí tuyển dụng...
- Lưu giữ và phân loại Theo dõi tình trạng hồ sơ nhân viên:
+ Đang làm việc/ nghỉ việc theo quy định
+ Thiếu/ đủ
+ Đủ: lưu hồ sơ đúng Quy định Công ty
+ Thiếu: lập danh sách và phối kết hợp cùng P. Kế hoạch đốc thúc NVBV bổ sung hồ sơ.
- Cập nhật danh sách CBNV và báo cáo chi tiết thực tế (thời hạn hợp đồng, tái ký/ không tái ký...) theo tháng và quý
- Cập nhật, lưu trữ các loại TTVB: Thông báo, quyết định, công văn…
- Tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng (khi có chỉ đạo từ BGĐ) và lọc hồ sơ (áp dụng đối với tuyển dụng khối gián tiếp)
- Phỏng vấn nhân viên bảo vệ (khối trực tiếp): Hướng dẫn NVBV ký hợp đồng lao động
- Thực hiện thủ tục đăng ký, báo cáo lao động định kỳ và các thủ tục nhân sự khác theo đúng quy định Công ty và Pháp luật.
Công tác Lễ tân:
- Trực điện thoại
- Hướng dẫn khách ra vào (nếu có)
- Theo dõi ra – vào- công tác nhân viên tại Công ty
- Hỗ trợ chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị..... theo yêu cầu.
Quyền hạn:
- Được quyền đề xuất phục vụ nhu cầu công việc
Địa Chỉ: 311-A18 Đường số 8, Phường An Khánh, Quận 2, TP Thủ Đức, TPHCM
Liên Hệ: 0983385776
Mô tả công việc
Trách nhiệm:
Công tác Hành chính: 30%
- Theo dõi/ làm đề xuất (khi có chỉ đạo từ cấp trên) và lập danh sách nhân viên tham gia các khóa cấp chứng chỉ nghiệp vụ bảo vệ/ phòng cháy chữa cháy
- Theo dõi, đề xuất các hoạt động hành chính khác: tình hình sử dụng điện, nước, nhà trọ, lương nhân viên bảo vệ...
- Kiểm soát và kiểm tra chéo tình hình sử dụng nhà trọ, Đồng thời, tìm kiếm nhà trọ phù hợp với ngân sách và nhu cầu của công ty.
- Đại diện Công ty liên hệ làm việc với các đơn vị chức năng (Công An phường): Nộp lý lịch trích ngang danh sách NVBV tại mục tiêu Công ty đang thực hiện bảo vệ
Công tác Nhân sự: 60%
- Thực hiện đúng các thủ tục về nhân sự của công ty như: tiếp nhận, ký HĐLĐ, chấm dứt HĐLĐ, giải quyết nghỉ việc, điều động, bổ nhiệm, sa thải…
- Theo dõi danh sách ứng viên mới và tình trạng tiếp nhận để tiến hành thực hiện các đề xuất liên quan: phí giới thiệu ứng viên, phí tuyển dụng...
- Lưu giữ và phân loại Theo dõi tình trạng hồ sơ nhân viên:
+ Đang làm việc/ nghỉ việc theo quy định
+ Thiếu/ đủ
+ Đủ: lưu hồ sơ đúng Quy định Công ty
+ Thiếu: lập danh sách và phối kết hợp cùng P. Kế hoạch đốc thúc NVBV bổ sung hồ sơ.
- Cập nhật danh sách CBNV và báo cáo chi tiết thực tế (thời hạn hợp đồng, tái ký/ không tái ký...) theo tháng và quý
- Cập nhật, lưu trữ các loại TTVB: Thông báo, quyết định, công văn…
- Tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng (khi có chỉ đạo từ BGĐ) và lọc hồ sơ (áp dụng đối với tuyển dụng khối gián tiếp)
- Phỏng vấn nhân viên bảo vệ (khối trực tiếp): Hướng dẫn NVBV ký hợp đồng lao động
- Thực hiện thủ tục đăng ký, báo cáo lao động định kỳ và các thủ tục nhân sự khác theo đúng quy định Công ty và Pháp luật.
Công tác Lễ tân:
- Trực điện thoại
- Hướng dẫn khách ra vào (nếu có)
- Theo dõi ra – vào- công tác nhân viên tại Công ty
- Hỗ trợ chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị..... theo yêu cầu.
Quyền hạn:
- Được quyền đề xuất phục vụ nhu cầu công việc
Địa Chỉ: 311-A18 Đường số 8, Phường An Khánh, Quận 2, TP Thủ Đức, TPHCM
Liên Hệ: 0983385776