Toàn quốc Hà Nội Vì sao các văn phòng nên có máy hủy tài liệu riêng?

Bảo toàn những bí mật được in trên tài liệu

Ngày nay, máy hủy tài liệu là công cụ cực kỳ hiệu quả trong việc bảo mật tài liệu và việc đảm bảo những thông tin trên tài liệu không bị phát tán ra ngoài, hay rơi vào những đối tượng xấu, có mục đích sử dụng những thông tin trên đó, làm tổn hại đến uy tín của tổ chức, cá nhân hay của doanh nghiệp. Vì vậy việc sử dụng máy hủy tài liệu là vô cùng cần thiết....Thật khó hình dung nổi hậu quả thế nào nếu những bí mật ấy bị các phần tử xấu lấy được. Đó là lý lớn nhất mà bạn cần sử dụng đến loại thiết bị tiêu hủy tài liệu.

Đơn giản hóa việc sắp sếp văn phòng

Một văn phòng có quá nhiều tài liệu cần sắp sếp, sẽ chiếm rất nhiều không gian, đặc biệt là những văn phòng có diện tích khá nhỏ và được bố trí trong các cao ốc đông đúc. Quá nhiều tài liệu không còn giá trị sử dụng hay không cần thiết nữa sẽ làm cho nơi làm việc của bạn trông cực kỳ bề bộn và hơn nữa, nó còn gây khó khăn trong việc tìm kiếm những tài liệu cần thiết khác.

Ở những văn phòng có quá nhiều tài liệu lưu trữ có thể được sắp sếp ngăn nắp trong các thùng chứa hay các hộp giấy lớn, trên các giá sách, tủ, kệ ở văn phòng sẽ khiến văn phòng làm việ chật chội hơn, cảm giác ngột ngạt, nhiều bụi bẩn hơn. Đặc biệt ở nhiều nơi, khi chuyển mùa, dễ làm phát sinh ẩm mốc, có thể gây hại cho chính những người làm việc trong văn phòng. Là điều kiện thuận lợi khiến rêu mốc phát triển, gây hư hỏng tài liệu và ảnh hưởng đến sức khỏe.

Trang bị máy hủy tài liệu, không chỉ giúp loai bỏ bớt đi những giấy tờ không còn cần thiết nữa hoặc những tài liệu hết thời gian lưu trữ những vẫn có giá trị, mà còn giúp văn phòng làm việc trở nên gọn gang, ngăn nắp, rộng rãi hơn, và cả thông thoáng hơn nữa.

Bảo vệ môi trường

Ngày nay việc thải loại các loại rác ra môi trường, không chỉ làm ô nhiễm vùng đất đó, mà còn gây tổn hại đến môi trường xung quanh, đặc biệt là khi các vật liệu tiếp xúc với nước, khí ẩm, vi khuẩn. Việc phát tán các chất thải loại vào nguồn nước ngầm là tất yếu, nó còn phát tán vào không khí. Nếu vứt bỏ vào môi trường, nó phải mất rất nhiều thời gian để tự phân hủy, đồng thời còn giúp cho các loai vi sinh vật gây hại phát triển.

Mặt khác trong quá trình phân hủy dưới tác dụng của tự nhiên còn gây bụi bẩn, mất vệ sinh môi trường. Tài liệu được hủy đi còn giúp bạn tiết kiệm được đáng kể chi phí bảo quản, lưu trữ, các loai tài liệu, sổ sách không cần thiết. Sử dụng máy hủy tài liệu còn giúp bạn bảo vệ môi trường khi mà những giấy vụn từ máy hủy giấy sẽ được thu gom lại, phục vụ việc tái chế ra những sản phẩm được sử dụng trong các ngành công nông nghiệp khác, góp phần bảo vệ môi trường, tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên, bảo vệ không gian xanh. Điều này rất được các nước tiên tiến khuyến khích, thậm chí còn được chính phủ cổ võ, hỗ trợ bằng các chính sách, luật.

Tuân thủ pháp luật

Hiện nay luật pháp có những quy định rất cụ thể trong việc bảo vệ thông tin cá nhân và đặc biệt là những thông tin được các tổ chức, các ngân hàng, công ty thu thập được và những thông tin quan trọng khác. Đặc biệt là những tài liệu mang tính cá nhân chứa những thông tin về tài khoản ngân hàng, thông tin về khách hàng…

Nên việc sử dụng máy hủy tài liệu để tiêu hủy những tài liệu quan trọng đó còn là trách nhiệm mà mỗi đơn vị thu thập những thông tin, mỗi cá nhân liên quan cần phải tôn trọng và tuân thủ, Nghiêm cấm các hành vi sao chép, trộm cắp những tài liệu đó cho những mục đích vụ lợi cá nhân.

Tóm lại việc không tiêu hủy các loại tài liệu chứa các thông tin quan trọng, nhạy cảm hay tiêu hủy tài liệu không đúng cách sẽ gây ra nhiều hệ lụy không tốt không chỉ đối với cá nhân với doanh nghiệp mà còn gây nguy hại cho môi trường. Như vậy việc trang bị một máy hủy tài liệu tại nơi làm việc là một việc làm mang lại nhiều tiện ích cho các cá nhân, các cơ quan để bảo vệ uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp và cũng là để bảo vệ môi trường sống, tạo cảnh quan xanh, sạch cho cộng đồng. Vì vậy mỗi cá nhân, mỗi cơ quan, doanh nghiệp nên trang bị một máy hủy giấy phù hợp với nhu cầu.

Xem thêm: Đơn vị phân phối Máy hủy tài liệu chính hãng, chuẩn chất lượng