Sự phát triển của công nghệ số đem đến cho con người nhiều tiện ích. Cùng với đó, các hoạt động giao dịch trực tuyến cũng diễn ra một cách rầm rộ. Sự xuất hiện của hóa đơn điện tử giúp các hoạt động trở nên dễ dàng và thuận tiện, đem lại nhiều lợi ích đáng mong đợi cho doanh nghiệp
1. Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn
Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp hóa đơn cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Hoạt động này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Bên cạnh đó, người nhận cũng nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không mất thời gian chờ đợi.
Khi áp dụng hoá đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp có thể hoàn toàn quên đi những phát sinh liên quan đến cháy, hỏng, thất lạc hoá đơn. Việc lưu trữ hoá đơn áp dụng công nghệ số, không chỉ quản lý, tra cứu, báo cáo đơn giản và mức chi phí cũng cực kỳ tiết kiệm.
2. An toàn, bảo mật thông tin
Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, người sử dụng phải có hệ thống, tài khoản truy cập thì mới xem và được hóa đơn và phải có chữ ký số để xuất một hóa đơn. Khi sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp phần mềm thì hóa đơn lưu trên hệ thống lưu trữ điện toán đám mây, do vậy dù hệ thống máy tính của doanh nghiệp có trục trặc vẫn hoàn toàn có thể khôi phục lại dữ liệu hoá đơn điện tử.
3. Tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Tiện ích truy xuất online giúp khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tùy chọn theo nhu cầu tại đơn vị với phương thức lưu trữ đa dạng như: gửi hóa đơn trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử (Email, SMS,...) hay gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính
Tất cả các khâu thủ tục hoá đơn giao dịch với cơ quan thuế đều được áp dụng trực tuyến, giúp thông tin hai chiều giữa đơn vị và cơ quan thuế được kịp thời, thuận lợi, tránh bị trùng lặp hoặc mất mát.
(1).png)
5. Hỗ trợ các báo cáo có sẵn trên phần mềm
Hệ thống giải pháp hoá đơn điện tử của các nhà cung cấp đều ưu tiên hỗ trợ tất cả nghiệp vụ kế toán, tài chính kế toán liên quan đến hoá đơn. Hệ thống hỗ trợ tích hợp các giải pháp quản lý doanh nghiệp như SAP ERP, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,…
Đồng thời, các hồ sơ nghiệp vụ giao dịch với cơ quan thuế cũng được hỗ trợ như Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn, Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn BC26/AC, mẫu Thông báo kết quả huỷ hoá đơn TB03/AC, mẫu Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn TB04/AC…
Khi thống kê dữ liệu hóa đơn qua phần mềm thì độ chính xác cao, nhanh và tiện lợi.
1. Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn
Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp hóa đơn cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Hoạt động này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Bên cạnh đó, người nhận cũng nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không mất thời gian chờ đợi.
Khi áp dụng hoá đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp có thể hoàn toàn quên đi những phát sinh liên quan đến cháy, hỏng, thất lạc hoá đơn. Việc lưu trữ hoá đơn áp dụng công nghệ số, không chỉ quản lý, tra cứu, báo cáo đơn giản và mức chi phí cũng cực kỳ tiết kiệm.
2. An toàn, bảo mật thông tin
Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, người sử dụng phải có hệ thống, tài khoản truy cập thì mới xem và được hóa đơn và phải có chữ ký số để xuất một hóa đơn. Khi sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp phần mềm thì hóa đơn lưu trên hệ thống lưu trữ điện toán đám mây, do vậy dù hệ thống máy tính của doanh nghiệp có trục trặc vẫn hoàn toàn có thể khôi phục lại dữ liệu hoá đơn điện tử.
3. Tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Tiện ích truy xuất online giúp khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tùy chọn theo nhu cầu tại đơn vị với phương thức lưu trữ đa dạng như: gửi hóa đơn trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử (Email, SMS,...) hay gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính
Tất cả các khâu thủ tục hoá đơn giao dịch với cơ quan thuế đều được áp dụng trực tuyến, giúp thông tin hai chiều giữa đơn vị và cơ quan thuế được kịp thời, thuận lợi, tránh bị trùng lặp hoặc mất mát.
Hệ thống giải pháp hoá đơn điện tử của các nhà cung cấp đều ưu tiên hỗ trợ tất cả nghiệp vụ kế toán, tài chính kế toán liên quan đến hoá đơn. Hệ thống hỗ trợ tích hợp các giải pháp quản lý doanh nghiệp như SAP ERP, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,…
Đồng thời, các hồ sơ nghiệp vụ giao dịch với cơ quan thuế cũng được hỗ trợ như Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn, Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn BC26/AC, mẫu Thông báo kết quả huỷ hoá đơn TB03/AC, mẫu Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn TB04/AC…
Khi thống kê dữ liệu hóa đơn qua phần mềm thì độ chính xác cao, nhanh và tiện lợi.