Toàn quốc Vì sao SME mất hàng giờ cho một quyết định nhỏ?

Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), một quyết định tưởng chừng đơn giản như “duyệt đơn mua hàng”, “duyệt đề xuất chi phí”, hay “ký biên bản nghiệm thu” lại có thể tiêu tốn… hàng giờ, thậm chí vài ngày. Nghe qua tưởng khó tin, nhưng đây lại là thực tế phổ biến tại nhiều công ty vẫn còn vận hành theo cách thủ công - vòng lặp mất thời gian

Một nhân viên gửi đề xuất xin duyệt chi phí. Biểu mẫu được in ra giấy rồi chuyển tay từ phòng ban này sang phòng ban khác.

• Đến khi tới bàn của sếp thì sếp lại đi công tác, đành phải… chờ.
  
  
• Lúc sếp trở về, giấy tờ bị để lẫn lộn trong các loại giấy tờ khác, phải mất thời gian để tìm.
  
  
• Có khi ký nhầm người, hoặc chuyển sai phòng ban, hồ sơ lại quay ngược vòng đầu tiên.
• Dễ thất lạc hoặc nhầm lẫn hồ sơ
  
  
• Không thể theo dõi tiến độ duyệt
  
  
• Và quan trọng nhất - mọi quyết định đều bị chậm lại chỉ vì “chờ người ký”.
  

Một quy trình đơn giản bỗng trở thành chuỗi chờ đợi mệt mỏi, chỉ vì mọi thứ vẫn đang được “chạy bằng giấy”.

Nguyên nhân sâu xa: thói quen ký tay, duyệt giấy. Cách làm này vốn phù hợp với thời kỳ quản lý truyền thống, nhưng trong thời đại số, nó lại chính là nguyên nhân khiến quy trình bị tắc nghẽn.

=> Giải pháp: Phê duyệt điện tử

Thay vì in, ký, chờ và chuyển, các doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý có tính năng phê duyệt điện tử.


Giải pháp này cho phép:

• Gửi - nhận - ký duyệt trực tuyến chỉ trong vài giây
  
  
• Theo dõi toàn bộ quy trình phê duyệt theo thời gian thực
  
  
• Lưu trữ tự động, tránh thất lạc hoặc sai sót
  
  
• Và đặc biệt, ký duyệt mọi lúc, mọi nơi, ngay trên điện thoại hoặc laptop.
  

Từ đó, mỗi quyết định dù nhỏ hay lớn đều được thực hiện nhanh chóng, minh bạch và có kiểm soát.


Nếu doanh nghiệp bạn đang mất hàng giờ chỉ để chờ một chữ ký cho 1 quyết định nhỏ, hãy thử chuyển sang phê duyệt điện tử. Bạn đã từng gặp tình huống “chờ ký” nào chưa? Hãy chia sẻ câu chuyện của bạn với chúng tôi nhé!

GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ

Hotline: 1800 6346

Email:vina@hanbiro.com